Excel的另一个功能是数据管理，可实现数据的排序、筛选、分类汇总等。

1）排序

Excel提供的排序功能可以使用户更容易看懂列表的数据。根据需要，用户可以选择按行或列进行升序或降序的规则排序。下面列出了按递增方式排列时各类数据的顺序，递减排序与递增排序的顺序相反，但空白格仍将排在最后。

•数字：从小数到大数。

•文字和包含数字的文本排序：0～9，A～Z。

•逻辑值：False，True。

•错误值：所有的错误值都相等。

•空白：总是排在最后。

（1）单个关键字排序

现在对“学生成绩单”中“总分”进行排序，主要有两种方法：

①方法1：选中该表“总分”这列的任一单元格，然后单击“开始”选项卡“编辑”组中的“排序和筛选”，在下拉菜单中选择“自定义排序”，如图4.40所示。

图4.40　数据排序

②方法2：选中“学生成绩表”的任一单元格，然后单击“开始”选项卡“编辑”组中的“排序和筛选”，在下拉菜单中选择“自定义排序”，将弹出“排序”对话框，如图4.41所示。也可以单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“排序”，同样可以打开“排序”对话框。

图4.41　“数据排序”对话框

在“排序”对话框的“主要关键字”下拉列表中选择“列B”；在“排序依据”下拉列表中选择“数值”；在“次序”下拉列表中选择“升序”。

（2）多个关键字排序

除了以表格中某一数据列的关键字排序外，还可以设置多个关键字进行排序。现在以“总分”为主要关键字进行升序排列，当遇到总分相同的情况，则以“语文”为次要关键字进行升序排列；若语文分数也一样，则以“数学”为次要关键字进行升序排列。

在“排序”对话框中，单击“添加条件（A）”，就可以进行次要关键字的设置。在Excel中，排序依据最多可以设置64个关键字。

2）筛选

筛选也是Excel数据管理中的一个重要功能。通过隐藏不符合条件的信息行，可以更方便地对数据进行查看。Excel中有两种筛选方式：自动筛选和高级筛选。

图4.42　筛选

（1）自动筛选

自动筛选适用于条件简单的筛选。首先单击表格中的任一单元格，然后单击“开始”选项卡“编辑”组中的“排序和筛选”，在下拉菜单中选择“筛选”，如图4.42所示。此时在表格的所有字段名里都有一个向下的筛选箭头。

单击任一下拉箭头，可以设置需显示的数据特性。设置完成后，系统自动筛选出符合特性的全部数据。

单击成绩表中“数学”旁的下拉箭头，选择“数字筛选”，在弹出的快捷菜单中选择“大于”，此时弹出“自定义自动筛选方式”对话框。在对话框中，设置“数学”大于“80”，单击“确定”按钮。筛选结果将自动显示。

（2）高级筛选

当筛选条件比较复杂时，可以使用高级筛选功能把需要的数据显示出来。例如，需要把“销售人员”为白露的数据显示出来，按下列步骤进行操作。在表格空白处建立条件区域，输入字段名和条件，然后选中表格的任一空白单元格，单击“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中的“高级”，在弹出的“高级筛选”对话框中，Excel自动选择了需要筛选的列表区域，单击“条件区域”右侧的选择按钮，选中刚才设置的条件区域，再次单击选择按钮，返回“高级筛选”对话框。确认选择完成后，单击“高级筛选”对话框中的“确定”按钮，筛选出所需数据，如图4.43所示。

图4.43　高级条件筛选

3）分类汇总

分类汇总是在管理数据中快速汇总数据的方法，它能够以某一字段为分类项，对每一类的各个数据进行统计计算。

（1）插入分类汇总

比如在销售情况表中，希望得出表中各地区每个人的销售金额之和。首先把表按照“销售地区”进行排序，然后在“数据”选项卡中“分级显示”组中，单击“分类汇总”，在弹出的“分类汇总”对话框中，在“分类字段”下拉列表中选择“销售地区”，在选择汇总方式为“求和”，“汇总项”中选择相应选项，然后单击“确定”按钮，分类汇总效果如图4.44所示。

图4.44　分类汇总

（2）删除分类汇总

删除分类汇总的操作步骤是：在已经进行了分类汇总的数据区域中单击任意一个单元格，单击“数据”选项卡→“分类显示”组→“分类汇总”按钮，在打开的“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮即可。

4）数据透视表

数据透视表是一种可以从源数据列表中快速提取并汇总大量数据的交互式表格。使用数据透视表可以汇总、分析、浏览数据，达到深入分析数值数据、从不同角度查看数据，并对相似数据进行比较的目的。

（1）创建数据透视表

创建数据透视表的操作步骤如下：(www.daowen.com)

①打开工作表，选择数据源的数据区域。

②单击“插入”选项卡→“表”组→“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框，如图4.45所示。

图4.45　数据透视表

③单击“确定”按钮后，进入数据透视表设计窗口，在“数据透视表字段列表”下的“选择要添加到报表的字段”中选择所需字段拖动到“列标签”“行标签”“数值”等区域内即可。

（2）更新和维护数据透视表

图4.46　修改数据透视表

①刷新数据透视表：在创新数据透视表之后，如果对数据源中的数据进行了更改，那么需要单击“数据透视表工具——选项”上下选项卡→“数据”组→“刷新”按钮刷新显示内容。

②更改数据源：如果源数据有增加或者删除，则需要通过更改数据源反射到数据透视表中，单击“数据透视表工具——选项”上下选项卡→“数据”组→“更改源数据”按钮，在打开的“更改数据透视表数据源”对话框中选择更改后的数据区，如图4.46所示。

③更改数据透视表名及布局：在“数据透视表工具——选项”上下选项卡→“数据透视表”组→“数据透视表名称”下方的文本框中输入新的透视表名称，可重新命名当前透视表。单击“选项”按钮，在弹出的“数据透视表选项”对话框中可对透视表的布局、行列及数据显示方式进行设定。

④设置活动字体：在“数据透视表工具——选项”上下选项卡的“活动字段”组中可以输入新的字段名，用于更改当前字段名称，如图4.47所示。

⑤对数据透视表的排序和筛选：在“数据透视表工具——选项”上下选项卡的“排序和筛选”组中，可以对透视表按行或列进行筛选。通过行标签或列标签右侧的筛选箭头，也可对透视表中的数据按指定字段进行排序及筛选。

图4.47　输入新的字段名

（3）设置数据透视表的格式

可以像对普通表格那样对数据透视表进行格式设置，选中数据透视表中的任意单元格，单击“数据透视表工具——设计”上下选项卡→“数据透视表样式”组中的任意样式，相应格式将应用到当前数据透视表中，如图4.48所示。在数据透视表中选择需要进行格式设置的单元格区域，可以在“开始”选项卡的“字体”“对齐方式”“数字”以及“样式”等组中进行相应的格式设置。

图4.48　数据透视表样式

5）创建数据透视图

创建数据透视图的操作步骤如下：

①已创建好的数据透视表中单击，该表将作为数据透视图的数据来源。

②单击“数据透视表工具——选项”选项卡→“工具”组→“数据透视图”按钮，如图4.49所示，打开“插入图表”对话框。

③与创建普通图表一样，选择相应的图表类型和图表子类型后，单击“确定”按钮，数据透视图插入当前数据透视表中。

图4.49　数据透视图

在数据透视图中单击，功能区出现“数据透视图工具”下的“设计”“布局”“格式”和“分析”4个选项卡，如图4.50所示。通过这4个选项卡，可以对透视图进行修饰和设置，方法与普通图表相同。

图4.50　数据透视图的4个功能选项卡

6）删除数据透视表或数据透视图

可以通过下述方法删除数据透视表或数据透视图。

①删除数据透视表：在要删除的数据透视表的任意位置单击，单击“数据透视表工具——选项”上下选项卡→“操作”组→“选择”按钮下方的箭头，从下拉列表中选择“整个数据透视表”选项，按Delete键即可。

②删除数据透视图：在要删除的数据透视图中的任意空白位置单击，然后按Delete键即可。删除数据透视图不会删除相关联的数据透视表。

7）合并计算

若要汇总和报告多个单独工作表中数据的结果，可以将每个单独工作表中的数据合并到一个工作表中。所合并的工作表可以与主工作表位于同一工作簿，也可以位于其他工作簿中。如果在一个工作表中对数据进行合并计算，则可以更加轻松地对数据进行定期或不定期的更新和汇总。

合并计算的操作步骤如下：

①主工作表中要显示合并数据的单元格区域中的左上方单击。

②单击“数据”选项卡→“数据工具”组→“合并计算”按钮，如图4.51所示，打开“合并计算”对话框。

图4.51　“合并计算”按钮

③在“函数”文本框中，选择希望用来对数据进行合并计算的汇总函数。

④“引用位置”文本框中输入需要合并工作表的文件路径。

⑤单击“添加”按钮，如图4.52所示。

图4.52　“合并计算”对话框

⑥重复步骤④和步骤⑤以添加所需的所有区域，单击“确定”按钮完成。