电子政务内部事务处理信息系统的主体是办公自动化(OA)系统。办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，从而大幅度地提高办公效率的信息处理系统。

从应用对象的角度，本书将办公自动化系统分为个人办公自动化系统与群体办公自动化系统两大部分。

1.个人办公自动化

个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括数据处理、文字处理、电子报表处理、多媒体系统等内容。

(1)数据处理系统。从应用软件的角度来看，在一般办公室环境下，数据处理是通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统或其他应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等内容。

(2)文字处理系统。文字处理是指应用计算机完成文字工作，其核心部件是文字处理软件。文字处理技术包括文字的输入、编辑排版以及存储打印等基本功能。例如Office 系列文字处理软件、WPS文字处理软件等。

(3)电子表单系统。电子报表是由工作簿、工作表和单元格构成的数据动态管理软件系统。可在单元格中填入、整理和存储数据，可通过系统提供的功能强大、丰富的函数及自建的公式对工作表进行运算，还可以使用数据透视功能根据用户的要求对工作表进行方便、灵活的汇总处理，数据透视表功能可以生成手工情况下要花很多工夫进行很麻烦的处理才能完成的复杂的汇总表，而在电子报表软件下经过简单操作就可生成具有相关的地图和统计图形的图文并茂的图表。此外，电子报表还可以与数据库及其他软件交换和共享数据。

(4)多媒体系统。语音处理系统指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。图像处理系统是指包括图形(像)的生成(绘制)、编辑和修改，图形(像)与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以看作是一种对图形的智能化处理技术。

2.群体办公自动化

群体办公自动化系统是支持群体间动态办公的综合自动化系统，特别是指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。协同交互的电子办公能力是新时代环境下组织生存和发展的技术基础。

支撑群体办公的自动化技术的特征是网络化(Internet/Intranet)，即系统是建立在网络上、依靠网络和网络信息的支持而运转，信息系统支持政府管理组织的动态变化和跨地区、跨部门的协同交互业务。

从系统功能的角度看，办公自动化系统包括以下内容，如图7-9所示：

图7-9 办公自动化系统的功能图

办公自动化的主要功能包括在五个二级模块之中：机关综合服务、工作事务处理、个人事务处理、领导办公和信息服务模块。在二级模块下设的若干三级模块中选择一些主要功能作介绍。

(1)电子邮件

这是办公自动化系统中最常用的信息交流方式，消息传递、资料交流都可以通过邮件方式快速、高效地实现。政府内部所有人员之间均可以互发电子邮件。

(2)业务查询

对各项常用的业务信息进行查询，包括单位信息查询、部门信息查询、员工信息查询、列车时刻查询、电话区号查询、邮政编码查询、法律法规查询等。

(3)公文管理

1)公文流程管理。公文流程电子化管理的特点是：公文直接在计算机上生成，通过网络进行传递，在计算机服务器与计算机终端上对文件进行实质性的办理，相应的文件管理功能也主要通过计算机系统完成。公文流程电子化将极大提高办公效率和质量，其具有如下功能：

①公文处理流程的维护，包括：流程的定义——完成流程初始设置，一旦流程定义完成，文件将自动流转，无须干预；流程增加——流程环节的增加；流程修改——更改现有流程；流程删除——删除流程中的冗余环节或不适用的流程定义；流程显示针对有权限的工作人员显示公文处理流程。

②收文处理，包括：收文登记——对收文的各种基本信息逐项登记，以及纸制公文的电子化处理；拟办——将拟办公文通过网络发送给相关负责人，在计算机上直接签署意见，完成后自动发送到承办部门；承办——通过网络将公文发给承办部门，如果涉及多个部门，则可以群发送；催办——根据公文所处的处理步骤、办理速度和利用情况，由系统实现自动跟踪催办。

③发文处理，包括：拟稿——使用文字处理软件、表处理、图形处理等进行电子公文的撰写；核稿——通过网络发给审核负责人，签署审核意见，初稿返回拟稿人处修改；签发——网络发送到签发负责人处，由其签署意见，然后发送给公文管理部门；分发——公文管理部门选择代分发的文件，确定受文单位、报抄单位后进行发送；登记——对发文处理完毕文件的题录项(如文件序号、类型等)进行登记。

2)公文检索。是指对收文、发文的目录或全文信息都可以按照相应的用户权限进行公文查询。

3)公文统计。是指对各个阶段、各个时期、各个部门、各个类型的公文状况和公文利用情况作出统计并输出统计报表和图表。

4)立卷归档。立卷归档是文件的归宿，是文件管理中不可缺少的环节。电子公文的流转过程如图7-10所示。

图7-10 公文电子流转图

3.视频会议管理

视频会议是指不同地方的个人或群体，通过网络和专门的多媒体设备，实时地互传声音、影像及文件资料，实现即时互动的交流沟通，从而实现异地会议的目的。

视频会议系统是一种集宽带网技术、分布式处理技术及多媒体信息处理技术等于一体的远程异地通信方式。

如图7-11所示，视频会议系统的功能一般包括会议管理、媒体流管理、数据会议以及会议文档管理四个部分：

图7-11 视频会议系统的基本功能

(1)会议管理：包括会议信息查询、会议的创建和删除等。

(2)媒体流管理：包括媒体流的初始化，如媒体流终端的建立、媒体流的建立等。媒体流的控制包括发送方将视频和音频流解压缩并且进行回放、视音频同步等问题。媒体流的录制是将会议过程记录下来，以便日后回放。

(3)数据会议管理：视频会议仅仅提供视音频会议是不够的，为满足会议分发、会议讨论等要求，会议系统还应提供白板共享、应用程序共享、文件传输、文字讨论等功能。

(4)视频会议文档管理：系统应对视频会议的信息加以有效地管理，如会议内容、会议过程、会议时间等，这部分功能由会议文档系统完成。其中文档管理部分对已录制好的多媒体文档进行有效管理；人员管理对与会议相关人员的信息进行管理；代码表管理对与会议有关的地区、职称、职务等信息进行有效管理。

4.日常事务处理

日常事务处理活动是指对政府机关主要业务发挥保障性作用的活动，包括会议组织、后勤服务等功能。

会议组织功能主要是要求系统能直接实现在计算机上进行会议日程和会议室安排、会议资料准备、会议通知、会议记录、会议决策通报等。

后勤服务指通过对内部各种办公设备、办公用品、器材、车辆等进行统一管理调度，为机关各方面提供后勤保障。后勤服务方面的功能主要是进行登记、确认、服务提供情况记录、服务结算等。

5.流程监控

流程监控是公务处理系统的重要功能，是指对公务处理过程的监督和控制。流程监控程序可以在各种工作流程的执行过程中随时监督控制流程的进展以及流程结点的人员工作情况，管理者可以利用多级网络和数据库系统的较高权限，直接掌控流程中工作的进展情况、任务完成情况，根据预设的标准和条件找出工作中的偏差，提示或督导有关方面执行相应对策，直至圆满完成任务。

流程监控一般分为在办事务监控和已结案事务监控两类。在办事务监控可通过设置总体工作项、在办工作项、代办工作项及被催办工作项的方式，完成监控任务；结案事务的监控可根据参与者、任务或角色等分别查询结案事务的所有工作项及逾时工作项。

完善的流程监控功能使公务处理的每一具体工作步骤的情况均有记载，有利于追踪工作的执行过程并及时反馈有关情况。

6.电子日程管理

它是指将具体的活动与日程安排相结合，通过日程管理应用系统的协调，避免各类活动的时间冲突。具体功能包括：日程表的设置、活动输入、活动修改、活动删除、活动查询、自动提醒、自动通知等。

7.档案管理

根据文件生命周期理论，文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。电子化公文处理系统提供的档案管理功能包括文件的鉴定、归档、检索、保管等。

鉴定就是判断电子档案的价值，确定其保存期限。鉴定的基本方法包括内容鉴定法和职能鉴定法两种。前者是通过审读档案的内容来判断其价值，后者通过判断形成档案的职能活动的重要程度来鉴别价值。

归档就是将具有保存价值的电子文件向档案部门移交的过程。

检索系统包括存储和查找两个方面。存储那些具有检索意义的档案信息，通过电子档案著录系统实现对档案信息的存储，即分析、组织和记录关于文件内容、结构以及文件系统的信息，并将其纳入电子档案信息数据库中。查找是以被系统著录的项目为查询条件来进行全文查找，在实际中一般通过著录的关键词和分类标识从电子档案信息数据库中进行查找。

电子档案的保管包括数字化载体的保管和电子档案信息的保护。前者要求选择合适的数字化载体，按照载体保护的标准进行管理；后者需要电子文档管理系统能有效地利用信息加密、信息认证、病毒防治、网络安全等技术。

8.信息服务

信息服务是政府机关公务处理系统的核心功能之一，信息服务功能可以进一步划分为：电子公告、电子讨论、大事记和信息查询等内容。

电子公告相当于日常办公中的公告板，是发布各种信息，如公告、通知或启示等公用办公信息的场所，主要功能包括告知性文件的起草、发布、删除等。

电子讨论就是在线论坛(BBS)，包括论坛模块管理、论坛版主管理、论坛浏览、精华公布、论坛排行、论坛权限管理等功能，电子论坛可以作为信息交流的场所。

大事记可以完成机关大事要事信息的录入、整理、汇总和查询功能，是机关大事信息管理的重要场所。

信息查询是信息服务中的关键环节，提供针对机构各类信息的检索服务。

案例

电子政务办公自动化系统案例

某市的办公自动化(OA)系统主要由以下模块组成：公文流转模块、信息发布模块、办公管理模块、日常事务模块、综合业务模块、资源管理模块、行政管理模块等。这些模块的主要功能如下：(www.daowen.com)

1.公文流转模块

公文流转模块的总体目标是：能够直接运用办公自动化(OA)系统进行文件的收发；采用Browser/Server 架构；能够加盖公文公章，并保证公章的安全性；采用国产加密算法和硬件加密产品；能够对发送和公文进行电子签名、完整性计算和保密传输；能够对接收的公文进行解密、合法性验证、完整性校验；能够对公文进行过程监控和自动错误处理；能够保证公文在流入OA系统之后的安全性；安全、快捷地在Internet/Intranet 上交换公文。

(1)应用架构

根据图7-12应用架构，一个公文在公文传输系统中的主要流转过程包括：

图7-12 电子公文交换系统整体应用架构

1)生成公文。

2)电子公文交换客户端对本地OA系统生成的公文进行盖章、完整性计算、数字签名、生成加密密钥，并对公文及其所有信息进行加密，然后送往目的地。

3)公文以密文的方式送往目的用户在服务器上的数据库。

4)目的用户从服务器上取得以密文形式存放的公文。

5)目的用户在本地的电子公文交换客户端对密文进行解密、验证签名和文件完整性，进行红头打印、发送回执。

6)公文送入本地OA流转。

(2)主要功能

1)组织结构管理。支持多级组织结构管理，支持多个公文流转交换系统之间的组织结构数据的同步更新。

2)发文管理。对发文进行登记，生成正式公文，以准备发送；支持多部门联合发文。

3)公文加密。对公文进行数字签名、软件加密，以实现公文的安全传输。

4)公文传输。将公文按指定的用户准确发送。

5)收文管理。对接收到的公文进行解密，数字签名验证、发送回执、归档等操作。

6)公文归档。提供良好的归档功能以及与市档案局的档案管理系统的接口。

7)流程控制。收文催收、发文跟踪及监控、发文撤回、发文错误重发、流程定义、统计汇总等。

(3)安全性

办公自动化和电子公文交换系统使公文等秘密信息的载体发生了显著的变化，一方面信息传播从“有形”走向“无形”，另一方面过去的“锁好柜”“关好门”“看好人”的保密措施已难以适应时代的发展需要，突出表现在：

第一，由于储存在软硬盘上的电子公文易于拷贝、分发、篡改，因此公文管理的安全问题存在着一定的危险性。

第二，电子公文在网络环境，特别是Internet中传播，极易受到黑客攻击，造成公文失密，甚至信息被盗、被删除或被改写等严重后果。

为此，要保证在开放环境互联网上，敏感性很高的内部公文和数据能够安全传送和使用，系统的安全性便成为考察甚至衡量一个电子公文交换系统的一项重要指标。

电子公文交换系统参考国家相关法规和条例，采用国产加密算法和硬件加密产品，结合大多数用户的传统办公习惯，依托CA认证、电子印章等安全技术，从多层次、多方位上来保证公文交换的安全性和快捷性。集中表现在：

1)用户身份验证。

2)公章安全性。

3)公文信息的完整性校验。

4)公文信息的数字签名验证。

5)公文信息在信道中保密传输等。

其公文流转过程的形态，如图7-13所示。

图7-13 OA系统的公文流转过程

(4)特点功能

1)可扩展：公文交换平台可以方便地与办公系统和档案管理系统集成，公文异地之间的安全快捷传送与局部的办公自动化流转以及专业档案管理三者相辅相成，共同构建了上通下达、信息流畅的办公系统网。

2)集中管理：用户集中认证及管理，对用户使用本系统进行统一注册、管理，采用集中统一的用户身份管理中心。可对公文的发送、接收等行为进行记录，并可对其他相关行为进行查询。

3)催办、督办与回执：对公文处理过程的监控，确保实时有效地进行处理。

4)日志管理：提供访问、操作日志的查询、导出等相关功能。

5)权限管理：对公文访问、接收、分发、可见级别等权限进行控制。

6)安全处理：公文的存储和传输都经过加密处理，并设置访问权限控制，确保公文本身的合法性、有效性、完整性、不可抵赖性与内容的完整性和保密性。再结合数字签名技术，保证公文具有不可抵赖性；能够确保只有指定身份的用户才能够阅读公文，保证公文的严肃性；提供集中的用户管理，保证有效控制公文访问权限。

7)人性化设计：符合办公习惯的公文处理系统；符合办公习惯的管理与使用流程；改变传统的公文分发机制，提高办公效率。

8)系统稳定可靠：公文交换采用强大的容错处理技术，使用更安全可靠。

2.信息发布模块

信息发布模块主要包括：站点管理、用户管理、日志管理、消息管理、栏目管理、文章管理、数据统计、回收站、系统配置、文件管理等功能。

3.办公管理模块

办公管理模块主要包括：个人秘书、待办事宜、电子邮件、日程安排、个人通讯录、个人文档库等功能。

4.日常事务模块

(1)发文管理

发文管理是一套可定义、可监控的智能型发文及表单流转系统。它能对本单位或本部门的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、印发、归档等一系列操作，使发文的起草、发送、传阅、批示、审阅等工作变得非常简单。发文安全权限设置严密灵活，管理员可以在文件审批、成文过程实时地监控、查询；但无关人员则不能打开发文查看处理情况，以保证公文流转的保密性。用户既可以在公文流转前定制流程，又可以在审批流转中按实际情况进行流程的更改，全面满足用户的发文各项要求。模拟流程如图7-14所示。

图7-14 发文管理的模拟流程

(2)收文管理

收文系统实现公文登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。模拟流程如图7-15所示。

图7-15 收文管理的模拟流程

日常事务模块中还包括工作简报、请示报告、领导督办、接待管理、档案管理等功能。

5.综合业务模块

综合业务模块中主要包括：会议管理、通知管理、计划管理、值班管理、培训管理、公共信息、办事指南、公告管理、网上论坛、新闻动态、大事记、制度规划、常用信息、公共通信录、讨论园地等功能。

6.资源管理模块

资源管理模块主要包括：车辆管理、办公用品管理、图书期刊管理、会议室管理、固定资产管理、人事管理等功能。

7.行政管理模块

行政管理模块主要包括：规章制度、请假出差管理、报销管理、信访管理、领导查询模块等功能。