在管理信息系统中，每种实体(人、事、物、部门)都必须有编码。编码是代表事物名称、属性、状态等的符号，一般用数字、字母或它们的组合来表示。

1.编码设计的功能

在信息系统开发过程中，设计编码的目的主要是使信息系统开发过程中的编码能够唯一标识实体、节省存储单元、提高数据处理效率。

(1)唯一标识实体

按照计算机处理的需要，要为管理信息系统中每个实体确定唯一的标识，避免二义性。通过编码，可为实体建立起统一的信息编号。

(2)节省存储单元

通过编码的规范化，可以最大限度地节约存储空间。

(3)提高数据处理效率

在系统开发过程中使用编码(如排序、查找等)更加方便，达到了统一化，促进了系统内部资源的共享。

2.编码的设计原则

合理的编码结构是信息处理系统是否具有生命力的一个重要因素，在编码设计时，应遵循以下基本原则：

(1)唯一性

每一个编码只能唯一地代表信息系统中的一个实体，而一个实体也只能唯一地由一个编码来表示。

(2)标准性

编码设计时要尽量采用国际或国家的标准编码，以方便信息的交换和共享，并可为以后对信息系统的更新和维护提供有利的条件。

(3)规范化

编码的结构、类型和编码格式必须严格统一，以便于计算机处理。

(4)通用性

编码设计必须与编码对象的分类体系相适应，以使编码对编码对象的分类具有标志作用。

(5)简单性

编码结构要简单，要尽量缩短编码的长度，以方便输入，提高处理效率，并且便于记忆，减少读写的差错。

(6)易用性

编码设计要尽量反映编码对象的特点，以便于识别和记忆，以方便用户使用。

(7)可扩充性

当增加新实体时，可直接在原编码系统中扩充，而不用重新组织。编码的设计要能满足3～5年的使用要求。

为了有效地推动计算机应用和防止标准化工作走弯路，我国十分重视制定统一编码标准的问题，并已公布了GB 2260—1980中华人民共和国行政区划编码、GB 1988—1980信息处理交换的七位编码字符集等一系列国家标准编码。

3.编码的种类

编码设计在系统分析阶段就应当开始。由于编码的编制需要仔细调查和多方协调，需要经过一段时间，在系统设计阶段才能最后确定。

常用的编码主要有顺序码、区间码、助记码，此外还有缩写码和尾数码。(www.daowen.com)

(1)顺序码

顺序码又称系列码，它是一种用连续数字代表编码对象的码。顺序码是一种最简单、最常见的编码，它将顺序的自然数字或字母赋予分类对象，只作为分类对象的唯一标志，它代替对象名称，而不提供对象的任何其他信息。例如，一个大学里面的各个学院可以采用顺序编码：

01管理学院

02自动化学院

03电子信息学院

04机械工程学院

顺序码的优点是简单明了、编码短、易处理。缺点是没有逻辑基础(本身不能说明任何信息的特征)，不能反映编码对象的特征，不易于分类处理，编码本身无任何含义。另外，由于编码按顺序排列，新增加的数据只能排在最后，删除数据则要产生空码，缺乏灵活性，所以通常作为其他编码的一个组成部分。

(2)区间码

区间码把数据项分成若干区间，每一区间代表一个组，码中数字的值和位置都代表一定意义。例如，居民身份证编码即为典型的区间码。这种编码共由18位数字组成，分成九个区段：第1位和第2位表示省、直辖市、自治区级顺序码；第3位和第4位表示地或市级顺序码；第5位和第6位表示县或区级顺序码；第7位到第10位表示年度信息；第11位和第12位表示月份信息；第13位和第14位表示日；第15位到第16位表示户口所归属的派出所信息；第17位表示性别；第18位是校验码。因此，通过一个编码就可以反映出一个地区所在的省、地和县以及出生年月日和性别等信息。

区间码的优点是从结构上反映了数据的类别，码中的数字(或字母)与位置代表一定的意义，便于计算机分类处理、排序，插入和删除也比较容易。它的缺点是编码的位数一般都比较多。

(3)助忆码

助忆码用文字、数字或文字数字结合起来描述，其特点是可以通过联想帮助记忆。例如，车牌号用陕AT代表陕西省西安市出租车。

助忆码的优点是直观、便于记忆和使用。助忆码适用于数据项数目较少的情况(一般少于50个)，否则可能引起联想出错。此外，太长的助忆码占用计算机容量太多，也不宜采用，所以这种编码主要用于数据量较少的人工处理系统。

4.编码的校验

编码作为计算机的重要输入内容之一，其正确性直接影响到整个处理工作的质量。特别是人们重复抄写编码和将它通过人工输入计算机时，发生错误的可能性更大。为了保证输入正确，有意识地在编码设计结构中原有编码的基础上，另外加上一个校验位，使它事实上变成编码的一个组成部分。校验位通过事先规定的数学方法计算出来。编码一旦输入，计算机会用同样的数学运算方法按输入的编码数字计算出校验位，并将它与输入的校验位进行比较，以证实输入是否正确。

校验位可以发现以下各种错误：

抄写错误，例如3写成9；

易位错误，例如798写成789；

双易错误，例如12354写成12453；

随机错误，包括以上两种或三种综合性错误或其他错误。

5.编码设计的步骤

(1)确定编码对象。从整体出发，在充分调查分析的基础上，确定对象所属的子系统、需要编码的项目、编码的名称。

(2)考察是否已有标准编码。如果已有国家标准、部门标准编码，就必须遵循标准；如果没有标准编码，也应该参照国际标准化组织、其他国家、其他部门或其他单位的编码标准，以便适应将来标准化的需要。

(3)确定编码的使用范围。编码的设计不应该局限于某一企业或某一部门，它应该具有广泛的适应性，不仅能在本单位使用，还能在外单位使用。

(4)确定编码的使用时间。若无特殊情况，编码可永久使用。

(5)决定编码方法。根据编码的对象、目的、适用范围、使用期限等特性，选定合适的编码种类及校验方法。

(6)编写编码表。对编码作详细的说明并通知有关部门，以便正确使用编码。

(7)编写相应的编码使用管理制度，保证编码的正确使用。