（一）电子邮件与电子邮件系统

电子邮件，顾名思义就是让电脑充当邮递员，通过网络帮助用户传送电子表格、短的信件、计算机图形、会议时间表、声音以及视像等。为此，可以把电子邮件定义为：一台计算机到另一台计算机的信件和备忘录的传输，它是两个人通过计算机进行通信的一种机制。《Macmilan计算机百科全书》把电子邮件定义为：用于非交互式传输的一种通信工具，它在发送者和指定接收者之司传输文本、图形或者音频报文。

自从20世纪70年代电子邮件问世以来，主要的工业专家们一般都认为“邮件”这个词用得不太贴切，于是“报文传送”逐渐代表更大范围的电子邮件，电子邮件联合会EMA（Electronic Mail Association）已更名为电子报文传送联合会EMA（Electronic Messaging Association）。

电子邮件是通过电子邮件系统进行传送的。电子邮件系统是一种利用电子手段进行信息的转移、存储、实现非实时的人与人之间的通信系统。电子邮件系统主要由如下几部分组成：

（1）报文存储器。报文存储器也称为中转局，是存放电子邮件的地方，一般它是文件服务器或电子邮件服务器的硬盘。

（2）报文传送代理。报文传送代理的作用是把一个报文从一个邮箱转发到另一个邮箱，从一个中转局到另一个中转局，或从一个电子邮件系统转发到另一个电子邮件系统。

（3）用户代理。用户代理是简单的基本电子邮件软件包。用户代理是用来实现用户与邮件系统接口的程序，它包括前端应用程序、客户程序、邮件代理等。通过用户代理，实现编制报文、检查拼写错误和规格化报文、发送和接收报文，以及把报文存储在电子文件夹中等工作。

（4）网关。通过网关进行报文转换，以实现不同电子邮件系统之间的通信。

（二）电子邮件的管理

电子邮件存在着随机性和突发性问题。所以，对电子邮件管理员要求有更多、更特殊的技能，而这些技能是普通网络管理员所不要求的，同时又是难以被明确的。

电子邮件的管理一般划定为电子邮件行政管理和电子邮件管理两方面。

（1）电子邮件行政管理。电子邮件行政管理的功能包括在系统中增加用户、建立分发表、产生有关电子邮件和有关电子邮件的使用等。网络管理员或有资格的末端用户通过使用电子邮件软件包的各种功能来行使上述职责。

（2）电子邮件管理：电子邮件管理的管理包括驻留在大型机、小型机和PC局域网上的各中转局，它需要将不同系统同网关、网桥及交换设备连接起来。电子邮件管理需要有管理员负责目录管理、进行各种技术综合，如扫描、传真、语音及视像邮件等。因此，要求电子邮件管理员必须熟悉电子邮件的各种技术，精通联网标准和协议。

（三）电子邮件的工作过程

电子邮件的工作是遵循客户/服务器结构的，电子邮件系统通过客户计算机上的程序与服务器上的程序相互配合，将电子邮件从发信的计算机传送到收信人信箱。电子邮件系统是一种存储—转发系统，简单的存储—转发系统工作原理如图6-12所示。

图6-12　简单的存储—转发技术示意图

当用户发送电子邮件时，发信方的计算机就成为一个客户。该客户与收信人计算机上的服务器程序联系，发信人通过其客户计算机上的软件，使用收信人的电子邮件地址来确定要与哪一台计算机联系。当服务器收到电子邮件时，就将其存放到收信人的信箱中，并且通知收信人有信到来。由于电子邮件发出与接收要经历客户与服务器交互这个复杂的过程，所以，为了保证电子邮件的可靠递交，客户计算机在传送过程中保留着邮件的副本，只有当服务器通知客户信件已经收到，并且已存放到磁盘上后，客户才能将信件的副本删除，电子邮件的传送过程如图6-13所示。

图6-13　电子邮件的发送与接收示意图

由此可知一个电子邮件的正确传递至少要包括如下几个操作：

（1）发送电子邮件。

（2）通知用户电子邮件到来。

（3）阅读电子邮件。

电子邮件的每一个用户必须有一个信箱，每一个信箱具有独自的地址，这种地址是一种电子地址，并且要求格式是固定的。

（四）电子邮件的特点

由于电子邮件在高速传输的同时允许收信人自由决定在什么时候回复，因而电子邮件将即时通信的优点和自由中断的优点组合在一起。

信件传送清单允许任意一个组内的成员交换信笺，提供了具有共同利益的一组成员进行互相讨论的方法。

由于大多数计算机网络提供了一种能够与因特网上的电子邮件互通的电子邮件服务，因而与任何其他的因特网服务相比，使用电子邮件可以与更多的人进行通信。

由于电子邮件的内容可以包括文字、图形和声音，因此，电子邮件可以用来传送文本或录音信息。

由于计算机程序能够自动回复电子邮件，并自动发出回信，因而因特网上建立了许多通过电子邮件提交请求并且接收响应的服务。

（五）电子邮件的关键问题

电子邮件系统是一个复杂的系统，其目标是要使不同的电子邮件产品能够平稳地协同工作，电子邮件管理员能够做到在不同的硬件平台间发送电子邮件和管理多个中转局。

1.集成

为了使不同电子邮件产品平稳地协同工作，节省软件、硬件和培训上的投资，就要寻求连接各种不同电子邮件系统和把它们同各种应用程序集成在一起的方法。

2.电子邮件管理

为了使电子邮件的管理员能够从系统中心位置进行简单的电子邮件管理，电子邮件系统就应该满足电子邮件管理员的需求，电子邮件管理员的主要需求如下：

（1）友好的图形界面。

（2）自动登记和错误追踪。

（3）远程配置。

（4）网络管理的集成。

（5）报告和统计生成器。(www.daowen.com)

（6）系统安全保障等。

此外还要求系统能够做到全球寻址和目录同步、系统具有良好的可扩充性和可靠性等。

（六）电子邮件软件的选择

电子邮件系统软件主要有两种：电子邮件软件包和电子邮件管理工具软件。

1.电子邮件软件包

不同的电子邮件软件包的差别可能是非常大的，这些差异主要表现在：①用户界面；②出错信息；③自理报文难易程度；④报文编辑、搜索功能强弱；⑤邮件回执处理能力；⑥加密能力；⑦盲复制、技术支持水平和为用户提供的管理功能等。

所以，选择电子邮件软件时要考查软件的标准特性，这些特性如下：

（1）读取网络文件标准。

（2）网络引导和驱动的兼容性。

（3）定义邮件发送清单和通知邮件到达的功能。

（4）帮助功能。

（5）支持网关的功能。

（6）支持EDI、移动通信的功能。

（7）可靠性和安全性特性。

（8）费用特性。

2.电子邮件管理工具

电子邮件管理工作是一项极其复杂的工作。选择电子邮件管理工具软件应考查如下软件特性：

（1）为报文传送选择路由，把报文及其附加部分从一个平台传送到另一个平台的能力。

（2）把报文的格式从一种格式转换到另一种格式的能力。

（3）在电子邮件系统间能否采用一致的寻址方法。

（4）能否提供报文跟踪功能，以保证报文投递。

（5）监视延迟和部件失效能力。

（6）帮助电子邮件管理员分析联机的网络服务和生成网络的统计报告能力。

（七）电子邮件系统的安全性

由于电子邮件处于开放的环境中，它是多层次通信，并实现的是广域连接。为此，电子邮件系统在为电子邮件的用户提供各种服务的同时，也带来了严重的安全危机。如何在一个开放的环境中，保证电子邮件的数据安全呢？

对电子邮件系统来说，电子邮件管理员必须强调安全性，以防范电子窃贼、计算机病毒、断电和其他自然因素对系统造成的破坏。电子邮件系统应采用一些预防措施，以保障系统安全。预防措施如下：

（1）把安全作为电子邮件实现计划的一个完整部分。

（2）对必需的安全性硬件和软件进行预算。

（3）向终端用户进行安全教育。

（4）防止有人利用操作系统的某一些缺陷侵入系统。

（5）实现对系统的监视。

（6）建立口令机制。

（7）为拨入呼叫建立回呼系统。

（8）对电子邮件进行数据加密。

（9）防范计算机病毒。

（10）保护计算机的基本设施。