文件就是存储在外部介质上数据的集合。为了有效地对数据进行存储和读取，文件中的数据必须以某种特定的格式存储，这种特定的格式就是文件的结构。

Visual Basic的文件由记录组成，记录由字段组成，字段又由字符组成。

一、字符（Character）

构成文件的最基本单位。字符可以是数字、字母、特殊符号或单一字节。这里所说的“字符”一般为西文字符，一个西文字符用一个字节存放。如果为汉字字符，包括汉字和“全角”字符，则通常用两个字节存放。也就是说，一个汉字字符的存储大小相当于两个西文字符的存储大小。一般把用一个字节存放的西文字符称为“半角”字符，而把汉字和用两个字节存放的字符称为“全角”字符。注意，Visual Basic 6．0支持双字节字符，当计算字符串长度时，一个西文字符和一个汉字都作为一个字符计算，但它们所占的内存空间是不一样的。例如，字符串“VB程序设计语言”的长度为8，而所占的字节数为14。

二、字段（Field）

也称域。字段由若干个字符组成，用来表示一项数据。例如邮政编码“450002”就是一个字段，它由6个字符组成；而姓名“张前”也是一个字段，它由2个汉字组成。

三、记录（Record）

由一组相关的字段组成。例如，在通信录中，每个人的姓名、单位、地址、电话号码、邮政编码等构成一个记录。(www.daowen.com)

四、文件（File）

文件由记录构成，一个文件含有一个以上的记录。例如在通信录文件中有129个人的信息，每个人的信息是一个记录，129个记录构成一个文件。

例如，一居民区人员登记可整理为一个二维表的形式，如表13－1所示。在这个表中，每位居民的信息是一个记录，它由“身份证号”“姓名”“性别”“籍贯”“职业”“联系方式”等6个数据项构成。

表13－1　居民区人员登记表

读者可以根据以上定义分别找出各记录的数据信息。需要注意的是：其中有一个字段称为“关键字”，能够唯一的识别出对应的记录，如表13－1中的“身份证号”字段。