1.使用预览视图工具栏

在报表预览视图下，工具栏的“打印预览”工具栏如图6-41所示。

图6-41 “打印预览”工具栏

按照从左到右的顺序，工具栏中各按钮的功能如下。

●视图：显示当前窗口的可用视图。

●打印：打印选定的报表。

●显示比例：在“适当”和当前选择的显示比例之间切换。

●单页：预览一页报表。

●双页：预览两页报表。

●多页：预览多页报表。

●显示比例：下拉框中选择合适的预览显示比例。

●关闭：退出报表预览状态。

●设置：对报表的页面进行设置。

●Office链接：可以将报表合并到Word中，或者通过Word进行发布，或用Excel进行分析。

●数据库：显示“数据库”窗口，列出当前数据库中的全部对象。可以利用拖放等方法将对象从“数据库”窗口移动到当前窗口。

●新对象：利用向导创建数据库对象。

2.预览报表的版面布局

报表设计过程中，设计者往往需要对该报表进行预览，以观察报表的输出是否符合设计要求，如果不符合要求则需要返回设计视图进行修改，修改完成后再对其进行预览，如此反复直到符合设计要求为止。

报表的“版面预览”视图方式主要用于查看报表的版面布局，通过版面预览可以加速查看报表的页面布局。具体的步骤如下：

1）在“设计”视图中打开需要预览版面的报表。选择“视图”菜单中的“版面预览”命令，或者单击工具栏中的“视图”按钮右边的下拉箭头，从下拉列表中选择“版面预览”命令，进入“版面预览”视图。如图6-42所示。

(www.daowen.com)

图6-42 “版面预览”视图

2）在“版面预览”视图下，用户可以进行如下操作：

●单击“打印预览”工具栏中的“显示比例”文本框，可以选择或输入所需的缩放比例。

●如果要同时浏览多页报表内容，可以单击工具栏中的“两页”或“多页”按钮。

●如果要浏览其他页，可以单击窗口底部的记录浏览按钮。

●单击“打印预览”工具栏中的“关闭”按钮，可以返回到报表的设计视图。

3.预览报表

如果用户不仅要查看报表的版面布局，而且还需要同时以报表页的方式预览报表中的所有数据，可以在“打印预览”视图中打开相应的报表，具体的操作步骤如下：

1）在“数据库”窗口中，选择“报表”对象。

2）单击要预览的报表名。

3）单击工具栏中的打印“预览”按钮，或者选择“文件”菜单下的“打印预览”命令，在“打印预览”视图中显示报表的布局和数据。

4.打印报表

单击工具栏中的“打印”按钮可以直接打印报表。如果要打开“打印”对话框进行相应的设置，则在“数据库”窗口中选择报表，或者在“设计视图”、“打印预览”或“版面预览”下打开相应的报表，然后选择“文件”→“打印”命令，打开如图6-43所示对话框。

在“打印”对话框中可以进行以下设置：

●在“打印机”选项组中，指定打印机的型号。

图6-43 “打印”对话框

●在“打印范围”选项组中，指定打印所有页或打印页的范围。

●在“份数”选项组中，指定打印的份数以及是否需要对其进行分页。

设置完成后，单击“确定”按钮，即可启动打印机打印报表。