1.报表

报表是数据库的一个重要对象，是展示数据的一种有效方式。一个数据库应用系统的最终目的就是输出报表，报表是数据库中的数据通过打印机输出的特有形式，它能将数据源（表或查询）中的数据按照用户设计的格式在屏幕或打印机上输出。

报表对象的主要功能就是将数据库中需要的数据萃取出来，再加以整理和计算，并且以打印格式来输出数据。报表的用途很广，如可以在大量数据中进行比较、小计和汇总等。在实际应用中可以将报表设计成美观的目录、实用的发票、购物订单和标签等，极大地提高了处理业务的效率。

2.报表的类型

报表分为表格式报表、纵栏式报表、标签式报表和图表式报表4种基本类型。

（1）表格式报表

表格式报表以行和列的格式打印数据，一个记录的所有字段显示在一行，如图6-1所示。可对一个或多个字段数据进行分组，在每个分组中执行汇总计算。

（2）纵栏式报表

纵栏式报表以列的方式显示记录源的每个记录，记录中的每个字段占一行，如图6-2所示。可在纵栏式报表中插入子报表，显示与当前记录有关的其他数据。

图6-1 表格式报表

图6-2 纵栏式报表

（3）标签式报表

“标签”的概念与日常生活中购买的商品上所贴的“标签”相似。Access利用标签式报表可以很轻松地创建这种标签，如图6-3所示。

图6-3 标签式报表

（4）图表式报表

图表式报表是指在报表中以图表的方式显示数据，如图6-4所示。Access提供了20多种不同类型的图表。

图6-4 图表式报表

3.理解报表的结构及各部分的作用

报表和窗体的结构相似，通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体五部分构成，每个部分称为报表的一节，如图6-5所示。

所有的报表除了必须有一个主体节外，其他节都是可选的，报表中各节的作用分别如下。

●报表页眉：整个报表的页眉，只出现在报表第一页的页面页眉的上方，主要用来输出单位的徽章、报表标题、制作单位等信息。单击“视图”→“报表页眉页脚”命令，可添加或删除报表的页眉及页脚。

●页面页眉：显示和打印在报表每一页的头部，在表格式报表中用来显示报表每一列的标题。单击“视图”→“页面页眉/页脚”命令，可添加或删除页面页眉及页脚。

●主体：是整个报表的核心部分。数据源中的每一条记录都放置在主体节中。

图6-5 “报表”编辑窗口

●页面页脚：显示和打印在报表每一页的底部，利用页面页脚来显示报表页码、制作者和审核人等信息。页面页脚和页面页眉可用同样的命令被成对地添加或删除。

●报表页脚：是整个报表的页脚，仅出现在报表最后一页的页面页脚的下方。主要用来显示报表总计等信息。报表页脚和报表页眉可用同样的命令被成对地添加或删除。

4.使用报表向导创建报表

通过使用报表向导，可以快速创建各种不同类型的报表。比如使用“标签向导”可以创建邮件标签；使用“图表向导”可以创建图表；使用“报表向导”可以创建标准报表。具体操作步骤如下：

1）打开数据库，选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框，选择“报表向导”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”选项中选择数据源，如图6-6所示。

图6-6 “新建报表”对话框

2）单击“确定”按钮，打开“报表向导”对话框，在“可用字段”列表中选择需要的字段，添加到“选定字段”列表中，如图6-7所示。

图6-7 “报表向导”对话框

3）单击“下一步”按钮。确定是否添加、删除或修改分组级别，如图6-8所示。

图6-8 设置分组级别后的“报表向导”对话框

4）单击“下一步”按钮，确定排序字段与方式，最多可以按4个字段对记录排序，如图6-9所示。

图6-9 确定排序字段与方式后的“报表向导”对话框

5）如果希望在报表中添加汇总信息，可以单击“汇总选项”按钮，打开“汇总选项”对话框，如图6-10所示。在该对话框的左侧列出了可以进行汇总计算的字段，选中希望汇总的类型，在对话框的右侧选择显示方式。

图6-10 “汇总选项”对话框

6）单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。在“报表向导”对话框中，单击“下一步”按钮，选择报表的布局方式，如图6-11所示。

图6-11 选择报表布局方式后的“报表向导”对话框

7）单击“下一步”按钮，确定报表所用的样式，如图6-12所示。

8）单击“下一步”按钮，为报表添加标题，如图6-13所示。

9）单击“完成”按钮，即可看到具体的报表，如图6-14所示。

图6-12 确定报表样式后的“报表向导”对话框

图6-13 添加标题后的“报表向导”对话框

图6-14 报表

5.使用自动报表功能创建报表

自动报表是以纵栏式的格式把数据源中的记录逐条罗列出来，它是创建报表最简单快捷的方式。但是这种方式创建的报表太粗糙了，通常是不能满足实际需要的，但可以在设计视图中对其作进一步的修改和完善。

利用自动创建报表功能创建报表的具体步骤如下：

1）在数据库对象中选择“表”对象面板中的数据源，比如“教师信息表”。 注意

在数据库对象中选择的对象是“表”。(www.daowen.com)

2）选择“插入”→“自动报表”命令，系统就会自动生成报表，如图6-15所示。

图6-15 自动生成的报表

3）单击“文件”→“保存”按钮，输入报表名称后保存报表即可。

6.使用设计视图创建报表

设计视图可以用来创建或修改报表，通常用来弥补报表向导的不足。如要修改报表向导建立的报表，就可以进入该报表的设计视图中进行修改。使用设计视图创建报表的具体步骤如下：1）打开数据库，选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框，选择“设计视图”选项，并在“请选择该对象数据的来源表或查询”选择框中选择数据源，如图6-16所示。

2）单击“确定”按钮，打开“报表”编辑窗口，将“字段列表”中希望显示的字段拖到主体节中，调整控件的位置。再利用格式菜单中的对齐命令，设置定义报表的整体布局，并在“页面页眉”节添加标签，输入报表标题，并设置其格式，如图6-17所示。

图6-16 “新建报表”对话框

图6-17 “报表”编辑窗口

3）保存并预览报表，效果如图6-18所示。

图6-18 报表

7.利用“图表向导”创建图表报表

一般的数据库系统软件都提供有创建报表的向导和设计工具，而图表报表是Access中特有的一种特殊格式的报表，它通过图表的形式，输出数据源中两组数据间的关系。用图表形式可以更方便、更直观地描述数据间的关系。

创建图表报表的操作步骤如下：

1）打开数据库，选择“报表”对象，单击“新建”按钮。

2）在“新建报表”窗口中选择“图表向导”选项，并选择相应的“数据源”。

3）单击“确定”按钮，在打开的“图表向导”对话框中选择相应字段，如图6-19所示。

图6-19 “图表向导”对话框

4）单击“下一步”按钮，进入选择图表类型页面，选择需要的图表类型，如图6-20所示。

图6-20 选择图表类型后的“图表向导”对话框

5）单击“下一步”按钮，进入选择图表布局方式页面，选择一种布局方式，如图6-21所示。

图6-21 选择图表布局方式“图表向导”对话框

6）双击图表的数值型字段（如“求和年龄”），可打开“汇总”对话框，选择汇总依据，如图6-22所示。

7）单击“确定”按钮，返回“图表向导”对话框。单击对话框左上角的“预览图表”按钮，可预览所设计的图表报表结果，如图6-23所示。单击“关闭”按钮，返回“图表向导”对话框。

图6-22 “汇总”对话框

图6-23 预览图表报表

注意

如果对预览到的图表不满意，可切换到“设计视图”，再双击主体节上的图表区，进入类似于Excel的图表设计窗口，直接对图表进行修改即可，如果想改变图表的类型，只需右击该图表，选择快捷菜单中的图表类型后，在弹出的类型选择对话框中重新选择即可。

8）单击“下一步”按钮，设置图表的标题等参数。

9）单击“完成”按钮，即可看到设计结果，如图6-24所示。

图6-24 图表报表

8.利用“标签向导”创建标签报表

在日常生活中，经常需要制作一些标签式的短消息，如客户的邮件地址、产品的标签等。利用Access提供的“标签向导”，可以方便快速地创建各种规格的标签式短信息报表。标签报表属于多列布局的报表，它是为了适应各种规格的标签纸而设置的特殊格式的报表。

创建标签报表的基本操作步骤如下：

1）打开数据库，选择“报表”对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。

2）选择“标签向导”，并选择数据源。

3）单击“确定”按钮，在“标签向导”对话框中选择标签的尺寸及类型，如图6-25所示。如果在标签的尺寸列表框中找不到所需要的尺寸类型，可以单击“自定义”按钮自行设计。

图6-25 “标签向导”对话框

4）单击“下一步”按钮，在图6-26所示页面中设置标签中需要文本的字体、字号、颜色和粗细等参数。

5）单击“下一步”按钮，在图6-27所示页面中选择标签中希望显示的字段。

6）单击“下一步”按钮，在图6-28所示页面中选择每个标签记录的排序依据，可按单个字段进行排序，也可依据多个字段进行排序。

图6-26 设置格式后的“标签向导”对话框

图6-27 设置显示字段后的“标签向导”对话框

图6-28 设置排序依据后的“标签向导”对话框

7）单击“下一步”按钮，在图6-29所示页面中设定报表的名称等。

图6-29 设置报表名称后的“标签向导”对话框

8）单击“完成”按钮，保存并预览标签，如图6-30所示。

图6-30 标签报表