1）邮件合并规律

使用“邮件合并”功能的文档通常都具备两个规律：

一是用户需要制作的数量比较大。

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容。

在Office中，先建立两个文档：一个Word包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的学生成绩报告单等）和一个包括变化信息的数据源Excel（学生的姓名、学科、成绩、评语等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档或打印出来，也可以以邮件形式发出去。

2）邮件合并的应用领域

（1）批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

（2）批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

（3）批量打印请柬：同（2）。(www.daowen.com)

（4）批量打印工资条：从电子表格调用数据。

（5）批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

（6）批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

（7）批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在Word中设置打印格式，可以打印众多证书。

（8）批量打印准考证、班级课表、明信片、信封等个人报表。

3）用一页纸打印多个邮件

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下用户的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（＾b）全部替换成人工换行符（＾l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“＾b”，在“替换为”框内输入“＾l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上打印出多个邮件来。