启动“word 2010”后，执行“文件”→“打开”命令，在“查找范围”文本框中找到指定路径，选择A8.docx文件，点击“打开”按钮。

1）选择性粘贴

Step1：打开文件SC＼teaching＼unit12＼TF8－A.xlsx，选中Sheet1工作表中的表格区域“B2∶F6”，单击“开始”选项卡下面“剪贴板”组中的“复制”按钮，如图12.1所示。

图12.1　复制Excel表格

Step2：在A8.docx文档中，将光标定位在文档中标题下方，然后在“开始”选项卡下的“剪贴板”组中单击“粘贴”下拉按钮，再在打开的下拉菜单中选中“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框。如图12.2所示。

图12.2　选择性粘贴　　

图12.3　“选择性粘贴”对话框

Step3：在“选择性粘贴”对话框中选中“粘贴”按钮，然后在“形式”列表中选中“Microsoft Excel工作表对象”选项，如图12.3所示，单击“确定”按钮。

经常会遇到这种情况：希望把某些文字复制过来，但是不希望它们有格式，可是通常的粘贴都是有格式的，在这种情况下可以使用“选择性粘贴”来做：首先将文字复制，然后把光标定位到要复制文字的地方，打开“开始”→“剪贴板”选项组中点击“粘贴”下拉按钮，选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，从“形式”列表中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮，复制的文字的格式也就没有了，而且它们的格式和插入点的格式是相同的。

“选择性粘贴”是Microsoft Office等众多软件中的一种粘贴选项，通过使用“选择性粘贴”，用户能够将剪贴板中的内容粘贴为不同于内容源的格式。“选择性粘贴”在Word、Excel、PowerPoint等软件中具有重要作用。

2）文本与表格间的相互转化

Step4：在A8.docx文档中，选中“2010年自来水公司员工登记表”的下方需要转换为表格的所有文本，然后在“插入”选项卡下的“表格”组中点击“表格”按钮，在打开的下拉列表中执行“文本转换成表格”命令。

Step5：在弹出的“将文本转换成表格”对话框中，将“列数”文本框输入或调整为“5”，系统将会根据所选定的内容自动调整“行数”文本框中的数值。在“‘自动调整’操作”区域点选“固定列宽”按钮，然后在后面的文本框中输入或调整“2厘米”；在“文字分隔位置”选项区域点选“制表符”按钮，单击“确定”按钮。

Step6：选中整个表格，打开“表格工具”的“设计”选项卡，在“表格样式”中单击“其他”，在弹出的库中找到并选择“深色列表－强调文字颜色4”的表格样式。

Step7：继续选中整个表格，打开“表格工具”的“布局”选项卡，在“表”组中点击“属性”，打开“表格属性”对话框。如图12.4所示。

图12.4　“表格属性”对话框

Step8：在“表格属性”对话框的“表格”选项卡中，在“对齐方式”选区选中“居中”，如图12.5所示，单击“确定”按钮。

图12.5　表格居中对齐

通常大家制作表格时，都是采用表格和边框工具来绘制表格，或者利用“表格→插入→表格”命令来定制表格。如已输入了文字，可以用Word提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。

文字不仅可以转换为表格，表格也可以转换为文字。选中要转换的表格，“布局”→“数据”→“转换”为文本，根据要求即可。

3）录制新宏

Step9：启动Microsoft Excel 2010，新建一个Excel文件。

Step10：执行“文件”→“选项”，在弹出的“Excel选项”对话框中“信任中心”→“信任中心设置”。

Step11：在弹出的“信任中心”对话框中选择“宏设置”，然后将“开发人员设置”的“信任对VBA工程对象模型的访问（V）”前面复选框选中，单击“确定”按钮。(www.daowen.com)

Step12：选中任意单元格，在“视图”选项卡的“宏”组，单击“宏”下拉按钮，在打开的列表中执行“录制宏”。

Step13：在“录制新宏”对话框中，将“宏名”文本框中输入新录制宏的名称“A8A”，再将光标定位在“快捷键”下面的空白文本框中，此时，同时按下【Shift＋F】键，在“保存在”的下拉列表中选择“当前工作簿”，如图12.6所示，然后单击“确定”按钮。

图12.6　创建宏并命名宏

Step14：开始录制宏，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，点击“复制”按钮，选定G8单元格，在“开始”选项卡的“剪贴板”中，点击“粘贴”按钮。

Step15：完成后，在“视图”选项卡下的“宏”组中，单击“宏”下拉按钮，在打开的列表中执行命令“停止录制”。

Step16：执行“文件”→“另存为”命令，在“保存位置”列表中选择指定位置，在“文件名”文本框中输入指定文件名“A8－A”，在“保存类型”列表中选择“Excel启用宏的工作簿”，再点击“保存”按钮。

所谓宏，就是一组指令集，通过执行类似批处理的一组命令，来完成某种功能。Microsoft Office的组件都可以支持宏（Macro）的操作，而Office的宏是指使用VB Script指令集（VB编程语言的子集，可以使用VB的常用语句）编写的针对Office组件的小程序。利用宏，用户可以完成很多程序原本并不支持的特殊应用，比如完成某种特殊的数据计算，或者文档的特殊格式排版，反复执行某项任务等等。

无论在Word或者是Excel中录制宏的时候一定要勾选“开发人员设置”的“信任对VBA工程对象模型的访问（V）”，然后要“停止录制”。否则的话，在实际考试中，智能系统判分可能会有不得分的情况。

4）邮件合并

Step17：打开文件SC＼teaching＼unit12＼TF8－B.docx，执行“文件”→“另存为”。在弹出的对话框的“保存文件”列表中选择指定的位置，在“文件名”文本框中输入“A8－B”，点击“保存”按钮。

Step18：在“A8－B”文档中，点击“邮件”选项卡“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮，在打开的下拉列表中选择“信函”。再单击该组中的“选择收件人”→“使用现有列表（E）...”。如图12.7所示。

图12.7　使用现有列表选收邮件

Step19：在“选取数据源”对话框中选择SC＼teaching＼unit12＼TF8－C.xlsx文件，点击“打开”按钮。如图12.8所示。

图12.8　选中Excel文件做为数据源

Step20：在“选择表格”对话框中，选择Sheet1工作表，按“确定”按钮。

图12.9　选择Excel表格中的Sheet1工作表

Step21：将光标定位在“教师：”前面，在“邮件”选项卡下“编写和插入域”中单击“插入合并域”的下拉按钮，然后从下拉列表中选择“教师姓名”，利用同样的方法依次将“代课班级”“代课名称”各个域插入到相应的位置。

Step22：“插入合并域”操作完成后，利用预览功能检查核对邮件内容无误后，在“邮件”选项卡的“完成”组中点击“完成并合并”按钮，在下拉列表中执行“编辑单个文档”命令。

Step23：在“合并到新文档”对话框中选择“全部”，然后点击“确定”按钮，即可完成邮件合并操作，并会自动生成新文档“信函1”。如图12.10所示。

图12.10　邮件合并为新文档

Step24：在“信函1”中，点击“文件”菜单，执行“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中的“保存位置”列表选择相应的路径，输入文件名为“A8－C”，单击“保存”按钮。

从名字上看邮件合并，好像发邮件才用得着，其实不然，它的主要作用在于文件合并，就是先建立一个包含所有文件共有内容的主文档和一个包含变化信息的数据库，然后使用这个功能在主文档中插入变化的信息，形成一个合并的新文件。合成后的文件用户可以保存，也可以打印，当然也可以以邮件形式发出去，这就要看个人的使用需求了。

在Office中，先建立两个文档：一个Word包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的奖状等）和一个包括变化信息的数据源Excel（学生的获奖姓名、班级、奖学金等级等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档或打印出来，也可以以邮件形式发出去。