在Excel中，用来管理数据的结构称为数据清单。数据清单是一个包含标题及相关数据行的一张二维表，第一行是标题行，由多个字段名（关键字）组成，其他行是数据行。数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据库中的字段名称，数据行相当于数据库中的一个记录。在数据清单中，行和行之间不能有空行，同一列的数据具有相同的类型和含义。

建立数据清单时，可以直接在工作表中输入标题行和输入数据来建立。

注意：在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。也应避免在一张工作表上建立多份数据清单，因为某些数据清单管理功能（如筛选等）也只能在一份数据清单中使用一次。

使用数据清单，应当注意遵循下列准则。

（1）将类型相同的数据项置于同一列中。(www.daowen.com)

（2）使数据清单独立于其他数据。在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于Excel检测和选择数据清单。

（3）将关键数据置于清单的顶部或底部。这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在Excel筛选数据清单时可能会被隐藏。

（4）注意显示行和列。在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示。如果数据清单中的行和列没有被显示，那么数据有可能会被删除。

（5）避免空行和空列。避免在数据清单中随便放置空行和空列，这将有利于Excel检测和选择数据清单。单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索，不要在单元格内文本前面或后面键入空格。