当接团社接到组团社发来的预报计划传真或者接待部从外联部取得预报后，首先应根据团队的基本情况和要求制订出一份周详的接待计划。它包括游程安排、团队成员背景资料和团队基本情况及要求三部分。其中，游程安排须写明全程游览线路、出入境日期、地点、车次或航班，出境机票的票种、国内旅游点之间使用的交通工具种类及抵离时间、地点、各地主要游览项目等。团队成员背景资料，应显示每个团员的姓名、性别、年龄、职业、宗教信仰等。团队基本情况及要求，应包括组团社名称、旅游团名称、代号和电脑序号、领队姓名、国别和语种、收费标准或团队类别等级、各住宿地宾馆名称、团队成员的特殊要求和结算方式等。

计划制订后要进行分类，确定不同的工作重点。例如，若是为进行医疗保健、宗教朝圣、商务会议等目的来旅游的专业旅游团，除做好一般的旅游活动安排之外，要尽早和有关部门取得联系，安排好专业活动的时间、地点、用车，甚至要做好为会议团编印会议通知，在饭店或机场设服务台等事宜。

接待部门要注意进行合理的日程安排，导游人员在具体接团过程中，可以做适合变更，安排日程时要注意：

日程安排要留有余地，有张有弛，一种活动量大的项目之后，要安排另一种较为轻松的游览项目或提供一段休息时间，以使旅游者体力、精力得到恢复，提高游兴，也可避免因过度劳累而患病等问题。(www.daowen.com)

要充分考虑旅游团自身的特点，若是旅游团中以老年人居多，应注意不要安排过多项目，节奏要放慢；年轻人多的旅游团则可多安排一些项目，每个景点停留的时间可不必太长。如果旅游团有特殊的要求，还要进行一些不同的项目安排。例如，接待宗教朝圣的游客，去寺庙或教堂的活动安排要偏重。

适当为旅游者空出自由活动的时间，如下午或晚上的时间，这样可以让旅游者能更深入地了解当地居民生活。注意不要安排旅游者到治安条件不好、复杂混乱的地方自由活动。