一、征询接待计划与价格

组团社面对有特殊旅游需求的游客（独立成团游客、自由行游客为主），或操作不太熟悉的旅游目的地产品时，需要向地接社发送征询传真，以征询接待计划及接待价格。通过以下案例，我们可以熟悉此类传真的写作方法。

2012年4月5日北京青年旅行社要向昆明青年旅行社询价，4月8日，将有21人的标准团乘D1548航班上午8点至昆明，需要在昆明、大理、丽江游览6日，4月14日上午10点乘坐D1546航班回北京，机票已订好。征询传真如下：

表5-3　征询传真范本

当然，我们也可以套用较为固定的《同行团队接待询价单》以开展征询工作。

表5-4　同行团队接待询价单

针对已有合作经验，明确接待计划与接待价格的旅游目的地接待社，组团社可以直接发送预报旅游计划，要求地接社做好接待准备。

二、向地接社预报旅游计划

向地接社以传真或电传形式预报计划，紧急情况也可先用电话预报，后发传真。预报的目的，是使接团社将此团纳入该社的接待计划，要接团社及早订房、订票。预报应尽可能在团队到达前10天发出。预报内容有：团号、旅游团队人数、团员构成情况（性别、年龄、民族、有无特殊客人）、抵离时间、旅游线路、交通工具要求、食宿标准要求等。特别应标明离开的交通工具、车次、航班及其他内容，并要求接团社在3～5天内予以回复。

预报传真示例如下：

表5-5　预报传真示例

三、书面确认接待计划与价格

地接社在接收到征询传真或者预报旅游接待计划之后，会在短时间内给予回复，组团社产品运行人员，应予以确认。如接待计划或者接待价格有不合理之处，组团计调人员需与地接社工作人员商榷，最终以书面形式确认接待计划与接待价格。

四、旅程变更处理

如果旅游行程或旅游人数有变化，应及时书面告知地接社，并要求对方书面确认。变更通知示例如下：

表5-6　重要更改范例(www.daowen.com)

表5-7　紧急更改范例

五、接待计划的发出

（一）团队预报计划以后，经过双方多次更改确认后，在基本内容，如人数、日程无大变化的情况下，应该在团队到达第一站前10～15天。将正式计划邮寄或传真至接待社。正式计划以正式文件打印、盖公章，每地寄出两份以上。它既是接团计划，也是对方的结算收据依据，应力求正确。一般在正式计划发出以后，不应再有大的变更。发计划应附上回执，以便对方寄回，确认收到无误。

表5-8　计划回执范例

（二）正式计划也应发至本社有关各部，如接待、财务、档案等部门。国内旅游团的书面计划书形式如下：

表5-9　旅游团书面计划书范例

续表

（三）附一份打印的正式名单，名单要写明姓名、性别、年龄和身份证号码。这样的一份计划就比较明白清楚，便于接团作业。

（四）再确认

团队出发前24小时以内，产品运行人员还应对计划进行一次最后的再确认，以防接团社疏忽和遗漏，发现问题可及时补救。特别要强调，产品运行人员千万不能因怕麻烦而不确认。

有时在团队出发前还会发生特殊情况，如游客家中发生重大事情而不能外出旅游。因此，要发紧急通知。

表5-10　紧急通知范例