1.相关干系人的沟通

招投标管理系统项目中，为了满足各干系人对信息的不同需要，项目经理（曹元伟）制订了不同的信息分发方法，以便更好地与各干系人建立起有效的沟通渠道，使项目干系人能够及时了解到自己需要的项目相关信息，具体如下：

（1）对于各协作单位，每周通过电子邮件向各干系人通报项目进展情况，并获取回执信息进行统计。

（2）对于最终客户，每周召开周例会，参会人员除项目组成员外还会邀请最终用户代表，通报项目绩效情况及下一步安排部署，并记录会议纪要。会议筹备如图10-3所示。

图10-3　会议筹备与管理示例图

（3）在项目组内部，通过建立项目工作组QQ群，利用QQ群来实现项目组成员之间的即时性沟通，同时利用QQ的公告板功能，发布一些时限要求不高的公告。

（4）对于技术文档、管理文档等内部资料，则通过公司内部服务器进行共享，项目组成员依据其担任的角色和权限登录查看。将相关文档整理到公司FTP服务器上，以存档和方便项目组成员查看，如图10-4所示。

图10-4　FTP示例图

2.通过会议来管理沟通

在本项目中，为了更好地对项目进行沟通管理，每天早上会举行晨会，了解每位成员的工作情况及任务完成度；每周会举行周例会，跟进项目的进度，从而更好地调整项目的进度计划及后续工作。

1）晨会

每天早上由项目经理组织项目组成员参加，汇报昨天的工作进度和今天的工作计划以及遇到的问题，时间大约为10分钟。

会议时间：每天早上9点开始。

会议目的：

（1）协调每日任务，记录遇到的问题，会后再讨论。

（2）了解前一天的项目任务整体完成情况以及安排当天的任务。

基本要求：(www.daowen.com)

（1）项目组所有人员参加。

（2）每天10分钟。

会议输出：

（1）项目组成员彼此明确知道各自的工作以及最新的工作进度。

（2）将问题记录在《问题日志》中进行跟踪。

2）项目周例会

每周一由项目经理组织，全体项目组成员、相关干系人参加，用于向部门经理汇报项目每周进展情况的会议。

会议时间：每周周一早上9点开始。

会议目的：

（1）了解项目上周进度，讨论遇到的问题并提出解决方案。

（2）汇报项目本周的任务计划。

基本要求：

（1）项目组所有人员参加。

（2）每次20分钟。

会议输出：

（1）项目成员了解整体的项目进度。

（2）了解本周任务的计划及工作安排。