在项目中，只有具备合理的沟通管理计划，才能保证与项目干系人的沟通方式是最有效率且有效果的。有效果的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众，并且使信息产生正确的影响。而有效率的沟通是指只提供所需要的信息。只有这样，才能使得整个项目的开发过程得以顺利进行，减少返工的必要，从而避免项目周期延长等风险。

招投标管理系统中，在规划沟通管理之前，做了以下4点准备。

（1）通过项目管理计划确定将要如何执行项目，如何对项目进行监控，以及项目什么时候结束等信息。

（2）通过干系人登记册了解到项目干系人的职位、项目角色、联系方式等相关信息。

（3）了解该项目的事业环境因素，规划沟通管理过程与事业环境因素有密切关系，因为组织结构对项目的沟通需求有重大影响，沟通需要适应项目环境，在不同的项目环境下要采取不同的沟通方法，比如项目经理在现场的情况下，遇到比较紧急的沟通需求信息，就可直接向项目的对接人现场交流，方便及时地反馈所遇到的问题；如果是在公司开发，那么遇到沟通需求，就可以通过电话或者邮件等方式进行沟通。

（4）通过组织过程资产，深入了解以往类似项目中的沟通决策及其实施结果，这有助于指导当前项目的沟通活动规划。(www.daowen.com)

也就是说，首先要先确认项目的执行、监控、结束信息，其次是去了解该项目中参与干系人的角色、职位、联系方式等，然后，还需考虑项目所处的事业环境因素，最后再结合以往类似项目的沟通经验，来规划沟通管理，这些准备工作都是规划沟通管理过程中必不可少的。

规划沟通管理的最终成果物是沟通管理计划，招投标管理系统的沟通管理计划如表10-3所示。

表10-3　沟通管理计划