软件项目范围管理的下一步是要进一步定义项目所需开展的工作。合理的范围定义对项目的成功非常重要，因为项目定义有助于提高时间、成本及资源估计的精确度，定义绩效测量及项目控制的基线，帮助理清和明确工作职责。范围定义的主要输出是项目范围说明书，随着时间的推移，一个范围说明书应该变得更加清晰和具体。

定义范围是制订项目和产品详细描述的过程。本过程的主要作用是，明确所收集的需求哪些将包含在项目范围内，哪些将排除在项目范围外，从而明确项目、服务或输出的边界。

由于在获取需求过程中识别出的所有需求未必都包含在项目中，所以定义范围过程就要从需求文件（获取需求过程的输出）中选取最终的项目需求，然后制订出关于项目及其产品、服务或输出的详细描述。(www.daowen.com)

准备好详细的项目范围说明书对项目成功至关重要。应根据项目启动过程中记载的主要可交付成果、假设条件和制约因素来编制项目范围说明书。在项目规划过程中，随着对项目信息的更多了解，应该更加详细具体地定义和描述项目范围。还需要分析现有风险、假设条件和制约因素的完整性，并做必要的增补或更新。需要多次反复开展定义范围过程。在迭代型生命周期的项目中，先为整个项目确定一个高层级的愿景，再针对每一次迭代明确详细范围。通常，随着当前迭代的项目范围和可交付成果的进展，详细规划下一次迭代的工作。

定义范围最重要的任务就是详细定义项目的范围边界，范围边界是应该做的工作和不需要进行的工作的分界线。定义范围可以增加项目时间、成本和资源估算的准确度，定义项目控制的依据，明确相关责任人在项目中的责任，明确项目的范围、合理性和目标，以及主要可交付成果。