任务情景

日常工作中,经常需要将信件或报表发送到不同单位和个人,这些信件或报表的主要内容基本相同,只是称谓或具体数据不同,为了减少重复工作,提高效率,可以使用Word 2010 提供的邮件合并功能。比如,×××职业技术学院每年录取很多名学生,需要为每一位同学寄一份录取通知书。意味着学院需要首先准备很多份录取通知书,但一份份打印肯定麻烦,利用Word2010邮件合并功能可以轻松解决该问题。

任务目标及效果

图3-72 录取通知书效果

任务分析

本任务利用word2010邮件合并功能制作成批录取通知书的过程,需要三个步骤。

1.创建主文档。

2.创建或打开数据源文档。

3.执行邮件合并,合并文档。

知识准备

邮件合并的思想是首先建立两个文档:一个是数据源文档,它包括信件或报表中需要变化的信息。如姓名、邮编、地址等;另一个是主文档,它包括信件或报表中共有的内容以及合并域(代表信件或报表中的变化内容)。最后将两个文档进行合并,即用数据源文档的具体信息替换主文档中的合并域,从而生成大量信件或报表。

邮件合并需要以下四个步骤。

1.创建主文档,并输入文档中共有的内容。

2.创建或打开数据源文档。存放信件或报表中变化的信息。

3.在主文档中插入合并域,以此代表信件或报表中的变化内容。

4.执行合并操作,用数据源文档替换主文档中的合并域,生成一个合并文档,如果需要可将合并结果打印输出。

任务实施

步骤一 创建主文档

主文档可以在邮件合并前建立并存盘,也可以在合并时创建主文档。本案例是在邮件合并前创建主文档,如图3-73所示。

图3-73 主文档效果

步骤二 准备数据源

邮件合并的数据源可以用Word表格创建,也可以在Excel或Access中,或使用数据库管理软件创建。本任务中“选取收件人”使用的是学院20××年录取1000多名学生的Excel数据源,如图3-74所示。

图3-74 部分数据源效果

步骤三 邮件合并

(1)打开主文档(信函)。

①打开Word窗口,执行“邮件”选项标签|“开始邮件合并”功能区|“开始邮件合并”|“邮件合并分布向导”命令,打开“邮件合并”任务窗,如图3-75所示。(www.daowen.com)

图3-75 邮件合并向导之步骤1

②在“第1步”中选择文档类型为“信函”,单击“下一步:正在启动文档”,如图3-76 所示。

③在“第2步”中选择开始文档为“使用当前文档”(即把当前窗口中的文档作为创建套用信函的主文档),单击“下一步:选取收件人”,如图3-77所示。

图3-76 邮件合并向导之步骤2

图3-77 邮件合并向导之步骤3

(2)打开数据源。

“第3步”中选择收件人为“使用现有列表”,单击“浏览”按钮,打开Excel文件“学生成绩表”,弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在对话框中对数据源进行编辑、排序、查找等操作,取消行数据左边复选框的选定记号,则该行数据不参加合并。数据源编辑完毕后,单击“确定”按钮。单击“下一步:撰写信函”,如图3-78所示。

图3-78 “邮件合并收件人”对话框

如果选择收件人为“键入新列表”,则单击“创建”按钮,系统引导用户创建数据源。

(3)插入合并域。

在主文档中插入合并域的方法:插入点定位于“同学”左边,单击“撰写信函”下的“其他项目”按钮。

(4)合并主文档与数据源。

可以在邮件合并向导之步骤3的任务窗格中选择“打印”,把主文档和数据源的合并结果(所有学生的成绩单)打印出来;可以选择“编辑个人信函”,把主文档和数据源。合并到新文档中,需要时再打印。如图3-79、图3-80、图3-81所示。

按照类似操作,可以生成信封和邮件标签。

图3-79 邮件合并向导之步骤4

图3-80 邮件合并向导之步骤5

图3-81 邮件合并向导之步骤6

实战演练

一、操作题

自己设计一份期末成绩表,并批量制作期末成绩单。