为保证公文的严肃性、权威性，便于拟写办理公文具有规范化和特定格式，发挥公文的法定效力，1999年12月国家质量技术监督局发布了《国家行政机关公文格式》国家标准，对公文通用的纸张、印制等要素排列顺序和标识规则都作了具体规定。

（一）用纸幅面和版面尺寸

1.用纸幅面尺寸

根据《国家行政机关公文格式》的规定公文用纸采用A4纸。其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸的允许误差是±1mm。这种纸型充分考虑了人体工效作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。

2.页边、版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

3.排版规格

正文用三号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

（二）行政专用公文的构成要素及格式

《国家行政机关公文格式》将公文的要素分为三个部分：眉首（开头部分）、主体（行文部分）、版记（行尾部分）。

眉首包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；主体包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、发文印章（生效标识）、附注；版记包括：主题词、抄送、印发机关、印发时间。

1.眉首

眉首是指公文首页红色反线（156mm）以上的各要素，包括：

（1）公文份数序号。公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

（2）秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。秘密等级标识用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一格。如需同时标识保密等级和保密期限，二者之间用“★”隔开。

（3）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度标识用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行两字之间空一格。如同时需要标识密级与紧急程度，密级顶格标识在右上角第一行；紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

（4）发文机关标识。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化的简称，联合发文，主办机关排列在前。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；上行公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

如需标识公文份数序号、密级、保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空两行向下依次标识。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字体大小由发文机关以醒目、美观为原则酌定，但一般小于22mm×15mm（高×宽）。

（5）发文字号。包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号，置于发文机关标识下空两行，用三号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位、不加“第”字（如“1号”不编为“第001号”）。

（6）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人姓名置于发文字号右侧，与发文字号平行。有签发人的公文，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”三字用三号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后标签发人姓名，用三号楷体字。如有多个签发人，主办单位签发人置于第一行，其余依据发文机关顺序从第二行起依次向下排列。下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色反线的距离保持4mm。

（7）反线。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色反线。(www.daowen.com)

2.主体

主体部分在红色反线以下主题词（不含）之间，包括：

（1）标题。置于红色反线下空两行，用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，一般应当标明发文机关。标题要准确简要地概括公文的主要内容、标明公文的种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。标题字数过多需要回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。

（2）主送机关。指公文的主要受理机关，应该使用全称或者规范化简称、统称。主送机关名称置于标题下空一行，左侧顶格，用三号仿宋体标识，回行时仍顶格，最后一个名称后用全角冒号。如果主送机关的名称过多，使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法如抄送。

（3）正文。在一份公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三部分。正文置于主送机关名称下行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。人名、地名、数字、引文要求准确。引用公文应当先引标题，再引发文字号。引用外文应当注明中文含义。文中结构层次正确的表达方式应是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（4）附件。公文正文所附材料是附件，它是构成公文内容的重要组成部分。附件置于正文下空一行，左空两格，用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有序号使用阿拉伯数字，如“附件：1.2007年水土保持先进工作者名单”，附件名称后不加标点符号，与正文一起装订。

公文所附附件应在其左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的要标识序号，附件的序号和附件名称前后标识一致。如果附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”。

（5）成文日期。置于公文右下方（给印章留下足够位置）右空四字。日期用汉字将年、月、日标全，“零”应写为“○”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出之日为准。

（6）印章（生效标识）。公章置于成文日期之上，距正文一行之内，端正、居中、下压成文时间，红色。

除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，公文都应该加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应该加盖公章。

当印章下弧压文字时，采用下套方式，仅以下弧压在成文日期上。当印章下弧有文字时，采用中套方式，印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七个字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期。两印章间互不交接或相切，相距不超进3mm。当联合发文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称，按加盖印章顺序排列在相应的位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排三个印章，两端不得超过版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不交切，在最后一排印章之下右空两字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能空下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取（此页无正文）的方法解决。

（7）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。附注置于成文日期的下一行，用三号仿宋体，居左空两字，加圆括号标识，主要用于说明发放范围，使用时需注意的事项等，例如：“（此件发至县团级）”、“（此件可见报）”。

3.版记

置于主题词（含）以下的各要素统称版记，位于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

（1）主题词。公文应当标注主题词。“主题词”置于公文末页，抄送栏的上方。主题词要讲求层次，要根据主题词本身的涵义由大到小，由内容到形式有次序的排列，主题词一般不能超过七个。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

“主题词”三字用三号黑体字，居右顶格标识，后标冒号，词目用三号小标宋体字，词目之间空一格。

（2）抄送机关。抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。此项置于主题词下一行，左右各空一字，用三号仿宋体标识，“抄送”后标冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如果主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和发文日期。置于抄送之下，占一行位置，用三号仿宋体字，左空一格。发文日期右空一格，以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（4）版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心（156mm）。