1.法定性

与一般文章的作者不同，公文的作者与“撰稿人”不是一个概念，公文的作者是法定的作者。所谓的法定作者就是指依法成立的党政机关、团体、企事业单位等能够以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织。法定作者制发公文时，不能超越自己的职能和权限。

有些公文，如命令，常以领导人个人的名义制发，但此时的领导人并不代表他私人，而是行使职权的一种表现，是法定的权限的一部分，应看作公文法定的作者。

2.权威性

行政专用公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力的文书，代表机关发言，是机关的喉舌，代表法定机关的权威。这种权威性在下行文件中最为明显。比如通过《中华人民共和国主席令》（1993年10月31日）制发的《中华人民共和国消费者权益保护法》，一经发布便具有了法律的效力和权威，任何人不得违背。为了维护这种法的权威性，国务院和中共中央办公厅分别制订了《国家行政机关公文管理办法》（2000年8月24日）和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》（1999年4月25日）对公文的文种名称、行文关系、构成体式、行文格式、制作程序等都作了严格的规定，任何党政机关行文都必须严格遵守，不得自行其是，以免造成混乱，影响了公文的权威性和严肃性。(www.daowen.com)

3.实效性

公文是针对公务活动中某项具体的工作，具体的活动而制发的。目的是为了推动某项工作，解决工作中的实际问题，是公务活动的工具。每一份公文都有其实际效用和公务职能，因此要求内容明确、具体、具有针对性。公文的针对性越强，实际作用越大。

4.时限性

公文的另一特点是其时限性。由于公文是在现实工作中形成和使用的，是为现实的实际工作服务的，因而具有时间的制约。如：一些法则性公文受生效时间、执行时间的制约，文中大都规定了有效期限，超过了期限就失去了作用；一些通知、公告、通告过时就不再生效；为解决某项具体问题而形成的请示、批复、函在问题解决以后也就失去了效用。但失效后的公文，仍然具有档案价值，应将其分类归档，作为文书档案，以备查考之用。