1.公文中的名称一般应使用全称

公文是公务活动中使用的文书，名称使用全称，一是显得郑重、严肃，与公文的性质相协调；二是为了避免产生误会，以免影响工作。

2.使用简称时应使用规范化的简称

为简洁起见，公文中也可使用规范化的简称，如“中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会”的规范化简称为“全国人大常委会”；“中国共产党安徽省委员会”简称“中共安徽省委”；“水利电力局”简称为“水电局”。

3.使用习惯性简称时应考虑发文对象和范围

如县水利局向县政府报告工作，可直接用“县人民政府”，而不必具体写出县名，向省水利厅报告工作时可直接用“省水利厅”，而不必具体写出省名，这里县名、省名不言而喻。某县水利局向没有隶属关系的某市水利局发函时，应写明具体市名，否则易造成误会。有些简称应严格限制在一定范围内使用，如某省水利厅所属水利电力学校习惯简称为“水校”，这一简称只能在水利厅及其直属单位之间的公文往来中使用，不能超越这一范围，因为水利系统外的人士极有可能将“水校”理解为“水产学校”或其他与水有关的学校。

4.名称使用前后应一致

在同一公文中出现同一名称，前后要一致，不要一会儿用全称、一会儿用简称。(www.daowen.com)

5.使用译名要统一

外国的国名、地名、人名，翻译成汉语大多使用音译，而汉语的同音字或近音字很多，容易出现同音不同字的现象，如“Louise”可译称“路易斯”或“路易丝”，机构名称的翻译也不尽相同。为统一起见，应以新华社的译名为准。

6.使用名词应注意通俗化

除向专业部门或专业人员发文外，应尽量避免使用一般公众生疏的专业术语、专业名词。必须使用专业术语时，应把握其准确含义，避免错误。

7.不要使用已明文废止的名词

例如“苏联十月革命”应该为“俄国十月革命”或“十月革命”；又如“建国后”中的“国”是指“新中国”或“中华人民共和国”，因此应使用“新中国建国后（成立后）”或“中华人民共和国建国后（成立后）”。