1.材料要绝对真实

文学作品的题材，可以“上下几千年，纵横八万里”，而应用文写作的取材十分严谨，主要是现实的和与具体的工作、学习、生活有关的材料。文学作品的题材也要求真实，但那是艺术真实，允许虚构，只要是社会生活中可能存在的、符合逻辑的、符合常理的人和事，都可以进入文学作品，但不一定实有其人、实有其事。而应用文的材料必须绝对真实，不允许有丝毫虚构、夸张，如时间、顺序、地点等方方面面、细枝末节都不能有所谓“合理想象”、“艺术夸张”。只有保证材料的绝对真实，才有说服力，才有利于解决问题。

2.主题要专一，中心要突出

一般地说，应用文要求一事一文，即便是较长的文件，也要求只有一个中心思想。这样，可以使重点突出，避免行文关系混乱，提高工作效率，利于解决问题。应用文写作时，要围绕中心，扣紧主题，不蔓不枝，一气贯通，防止多中心，切忌下笔千言，离题万里。应用文还要求开门见山，旗帜鲜明地表明自己的观点和态度。

3.结构要完整，层次要清晰

应用文要做到结构完整，简单明了，层次清楚。动笔之前先把零散的材料分析、归纳，根据内容与需要，把它们组织成为一个有机整体。此外要注意划分段落，做到各段既有单一性，又有完整性，即每段只能有一个中心思想，不能把一些互不相干的意思放在一个段落里。同时，一个意思要在一个段落里说完整，说透彻，不可把一个完整的意思拆散。段与段之间层次清晰，做到既有“断”，又有“联”，分之为一段，合则为全篇。(www.daowen.com)

4.文字要准确、简明、扼要

正确的思想，要通过准确的语言文字来表达。各种文体对语言文字的要求不尽相同。应用文由于它的特殊作用，在文字表达方面，要求有节制、有分寸，做到准确、鲜明。应用文的务实功能决定了它的篇幅一般较短，要写得简明扼要。用精炼的文字，准确、严密地表现最丰富的内容，传递准确的信息。

5.政策要明确，风格要庄重

应用文多数是工作中的公务文书，它的政策性很强。因此，作者要有较高的政策水平，能够正确领会有关方针、政策的精神，掌握政策界限。在写作中，要处处注意以政策为准绳，根据政策分析问题、解决问题。不同的文体有不同的语体风格。有的含蓄，有的婉转，有的艳丽，有的雄奇，有的幽默风趣，有的自然深沉等。应用文中除欢迎词、欢送词、祝酒词、祝贺词等社交礼仪类文书在语言上可以热烈、风趣、幽默一些外，其他应用文由于内容与功能的特点，决定了其庄重、典雅、朴实、自然的风格，华丽的辞藻在大多数应用文中实在是“英雄无用武之地”。