（一）材料

材料是作者在日常生活中收集到的，准备用于写作的有意义、有价值的资料，它是构成文章的要素之一。材料是形成主题的基础，又是表现主题的支柱。常言道：“巧妇难为无米之炊”，一篇文章的内容如何，首先取决于作者掌握材料的多少和好坏。所以，写作前必须大量占有和熟悉材料。

1.积累材料

（1）认真观察。生活和工作中存在着大量材料，能否有所用，关键在于能否自觉地、认真地进行观察，日积月累，占有材料。观察和做一切事情一样，必须讲究方法。总的说来，要确立观察点，要有顺序，要抓住事物特征，要进行分析、综合。要善于思考才能发现问题，提出问题，抓住事物的主要特征，从而对事物进行科学地判断。

（2）深入调查。应用文要反映新事物、新经验、新问题，就必须有目的、有计划地进行调查访问，广泛收集材料，这也是写作前的重要准备工作。常用的调查方法包括：开调查会，问卷考察，个别访问，实地考察，参加有关会议，阅读有关文件资料等。

（3）收集素材。围绕本单位和本人的业务工作，有意识的收集资料，可以为写作提供丰富的材料。一般说来，必须收集的材料有：党和国家的方针、政策、制度；本单位的基本情况；有关业务资料，如各种统计数字；各项工作举措；以往的各种文件以及其他有关材料。

（4）建仓立库。为了把占有的材料很好地贮存起来，方便使用，需要根据自己的实际情况建立起自己的材料仓库。主要方法有：根据自己的工作实际和习惯，将材料分门别类，妥善保管；短小的材料可以直接保存，冗长的材料不妨先进行提炼，写出内容提要和主要观点，再加以保存，方便使用；重要的文件切记注明出处，以便使用时核对；日积月累，材料日丰时可以编列索引，便于查找。建立自己的材料仓库，对写好应用文很有帮助，避免了“书”到用时方恨少的遗憾。

2.选择材料

选择材料，就是根据表现主题的需要来决定对材料的取舍。所以选择材料的总原则是，什么样的主题就选用什么样的材料。选择材料的具体要求是：

（1）材料要“真”。选择那些真实的，足以令人信服的材料。因为真实的材料合情合理合乎逻辑，文章使用这样的材料才会有力量，伪饰虚假的材料最终将导致读者对文章甚至作者的不信任。

（2）材料要“精”。选择那些质地精美，说服力强，能以一当十的材料。因为，只有那些能深刻揭示事物本质和对主题具有强有力支撑作用的、具有广泛代表性的材料，才能以少胜多、以小显大，文章使用这样的材料，就很精当，也避免了自己所撰写的文章过于冗长，主题不突出，说服力不强。

（3）材料要“新”。选择那些有新鲜感，有吸引力的材料。因为，这种清新的材料，具有时代的气息，能引起读者的兴趣，抓住读者的心。

3.使用材料

材料使用得好，就可以有力地表现主题，使用得不好，就会相应地削弱主题。使用材料要掌握一个原则，即集中、强烈。材料的使用重在一个“活”字，材料吃得透，运用就灵活；笔下功夫深，材料就会“说话”。使用材料的要求是：

（1）要调动材料。调动材料是指材料先后顺序的确定，使材料之间依次排列，形成顺畅的逻辑关系，层层推进，其义自见。

（2）要安排材料。安排材料指对材料的详略、轻重的处理。行文的详略、轻重要从全文着眼，求得内容整体与各个局部之间文字量上的统一和协调。

（3）要平衡材料。材料的平衡是指材料文字量的既相对平衡又重点突出。重点部分浓墨重彩，详尽论述；过渡部分画龙点睛；头尾“套话”一带而过，各部分相得益彰。这样的文章，形式上能给读者以对称、均匀的美感。

（二）主题

文章的撰写者在动笔之前，总会有一定的“意图”、“宗旨”、“目的”：或是为了宣传某种思想，或是为了表彰某个人物，或是为了介绍某件事情，或是为了传播某项经验……总之，或者是为了说明某种意思、表达某种想法，或者是为了反映某种意见，宣传某种主张。而这“意思”、“想法”、“意见”、“主张”等，就表示作者对生活的理解，对事物的认识，表示作者赞成什么，反对什么。这就是文章的“主题”。因此，主题就是作者在说明问题，发表主张或反映生活现象时，通过全部文章内容所表达出来的基本的意见或中心思想。主题是文章的灵魂。

1.提炼主题

提炼文章的主题，要求做到正确、鲜明、深刻、新颖。

所谓正确，就是内容要反映客观实际，符合党和国家的路线、方针、政策。所谓鲜明，就是赞扬什么，反对什么，旗帜鲜明。所谓深刻，就是要抓住事物的本质和内在规律性加以阐述，抓住要害，一针见血。所谓新颖，就是立意新、材料新、角度新，给人耳目一新之感。

2.表现主题

如果说提炼主题不易的话，那么表现好主题就更难，它需要我们掌握适宜的表现手法。

应用性文章是为解决实际问题而写的，贵在务实，利于行动。作者必须针对工作或生活中的实际问题，在文章中表明自己对某件事的态度或解决某个问题的意见等，因此，应用文的观点是由作者在文章中明确表达的，这与论说文有相似之处。

（三）结构

结构即文章的内部构造，是运用材料表现主题时对材料进行组织安排的结果。它是作者的思路在文章中的反映，实质上是一个如何认识和反映客观事物的问题。如果把主题比作文章的“灵魂”，材料比作文章的“血肉”，那么结构就是文章的“骨架”。

文章的结构，包括两个方面：一是思维形式的逻辑结构；二是语言形式的篇章结构。写作者一般先形成逻辑结构，再形成篇章结构；阅读者一般先了解篇章结构，然后理清逻辑结构。多写多看文章以后，两者也可同时形成或理解。常见的结构形式如下。

1.纵式结构

按照事物产生、发展、变化的过程或时间先后顺序去写，即为纵式结构。这种写法，能形象地再现事物的原貌，可读性较强。

2.横式结构

根据内容的特点和矛盾的不同性质，也就是按事物的逻辑关系进行分类归纳，把主体分成几个部分(或几个方面)，逐个阐述，最后从总的方面集中说明一个中心思想，即横式结构。这种写法，便于抓住要害，突出主要矛盾，文章的观点鲜明，为应用文所广泛使用。

（四）语言(www.daowen.com)

语言是人类用来表达思想、交流思想的工具。

在文章的写作中，一方面，语言是文章思想内容的载体，没有语言就没有任何文章，更无法通过文章表达思想、交流思想；另一方面，文章以语言作为表情达意的工具，没有好的语言，任何好思想、好材料、好结构都无法表现。

应用文的语言，必须做到准确无误，表意明确，文笔流畅，简洁精练，朴素通俗，符合规范，尊重习惯。

（五）表达

写作的表达方式是多种多样的，主要有叙述、描写、抒情、说明、议论。这五种表达方式各具特点。它们在写作中，有的单独使用，有的交互使用，更多的是交互混合使用。

应用文写作中常用的表达方式，主要是叙述、说明、议论。

1.叙述

应用文的叙述，要求作者有一个立足点和观察点。要么从自我出发，要么就是从与叙述对象的平行地位出发，所以叙述时要确定人称。

应用文的叙述，也与一般文章相同，分为顺叙、倒叙、插叙、补叙。

2.说明

说明是对事物、事理和人物所作的具体或概括的介绍或解说。常用的说明方式有：

（1）定义、诠释说明。用概括、精确的语言表述事物的本质属性，使它与别的事物相区别，这就是下定义。如果下定义比较困难，有时就只说明对象的某些特点，这叫诠释或解释，使用较自由灵活。

（2）概貌说明。是对说明对象从外观上进行概括的介绍。这种说明注重事物的完整性，给人一个总体的印象。

（3）程序说明。是对说明的对象从制作过程或工艺流程乃至工作进度的解说。这种说明要注意程序之间的衔接和贯通。

（4）局部说明。是对完整事物的划段解说，这种说明需要划段准确，各阶段解说的事理要具有一致性。

（5）举例说明。是一种通过举例的方法解说事物的写法。这种说明应注意所举实例与解说对象的相似点。

（6）比较说明。是把两种（或多种）事物、同一事物的不同阶段、不同侧面进行比较，借以说明对象的性质、特点和变化。这种说明要注意两者的可比性。

（7）数据与图表说明。这是利用有关数据或图片表格，向人们说明的一种直观说明方式。这种说明要注意数据的准确，图表的鲜明。

说明的文字，必须言简意赅，只要能把事物形状、性质、特征、关系、功用等解说清楚，或把人物的经历、特点、成就等表达明白，就是好的说明。

3.议论

议论就是作者通过事实材料及逻辑推理阐明道理，表明自己的见解、主张以及驳斥别人观点的一种表达方式。

议论有三个要素：论点、论据、论证。所谓论点，是作者对所论述问题提出的看法、主张。它可分为中心论点和分论点。中心论点可在文章开头提出，也可在篇末归纳提出，常以一个判断性语句出现在文章中的明显位置上。分论点是从中心论点分化出来的，它为中心论点服务，常是文章每一部分开始提出的小论点。所谓论据是证明论点的理论和事实依据。所谓论证，是用论据证明论点的过程，一般包括论点提出的原因及对论点的基本解说，证明论点的正确(或错误)，归纳论证的结果等几个部分。

议论分为两大类，立论和驳论。立论，是正面阐述自己的观点，驳论是反驳他人的论点。在一篇文章中，有的是典型的立论或驳论，有的则交叉使用，破立结合。

论证的方法很多，常用的有：

（1）归纳法。以事实为论据，从许多“个别”事例中归纳出一个“一般”性的结论。

（2）演绎法。以推理的方式，从“一般”性结论，演绎出一个“个别”的论断。

（3）举例法。以事实为论据，用典型事例证明论点。

（4）引典法。以名人、经典著作中的言论或公理、常理为论据，证明论点的正确。

（5）比较法。把不同的情况或不同的事物摆出来加以比较，在比较中明辨是非，阐明事理。

（6）类比法。通过讲故事、举实例，用比喻来证明两个相比事物之间具有某种共同的特点。

（7）驳论法。一是直接反驳，即用确凿的事实或常理，直接批驳错误论点；二是间接反驳，即通过归谬法或反证法加以反驳。归谬法又称为“引申法”，就是对错误观点做“顺水推舟”式的发挥，以充分显示其荒谬；反证法是首先用充分的论据证明与此相对立的观点的正确，借以证明敌对论点是无法成立的。