计划与控制是管理的主要职能。由于项目具有一次性、多变性和复杂性,导致项目管理较之其他管理,对管理者的要求更高。项目管理者必须更加重视运用计划和控制工具与手段,保证项目工作能够按照项目业主的需求,有条不紊地进行。项目的计划与控制环节,是保证项目管理工作成功的关键环节。
前面论述了计划的制定过程中应注意的问题,这些内容对制定有效合理的计划是有帮助的。但是仅有好的计划还无法保证项目的顺利完成,在实际执行计划的过程中无法避免地会出现一些事先无法预料的新情况。因此,无论管理者在制订计划时做出多大的努力,其制定出的项目计划都不可能是尽善尽美的,管理者需要运用管理的控制职能去完成两大方面的工作。其一是保证计划有效执行,当出现偏差时要及时纠正,对出现的问题及时加以解决,其二是在环境发生较大变化,导致预定计划无法完成时,要及时地修改计划,有效地控制项目向着预定的目标发展。为完成上述两项工作,管理者不仅需要有认真的工作态度,同时还需要具有足够的专业知识与专业技能,管理现代化的大型项目时尤其如此。许多大型建设项目的甲方,非常重视项目的控制工作,在自己出面进行项目控制的同时,还高价聘请专业队伍帮助行使监督与控制的权力,这种现象本身不仅反映项目控制的重要程度,同时也反映出工程控制工作具有相当的难度。
由于项目的自身特点,决定了项目控制的工作重点在于控制项目的进度、成本与质量等项目指标,项目控制的所有工作均围绕上述工作重点展开。
对项目进度进行有效的控制,是保证整个项目按时完工的关键。在项目进行过程中,项目的管理者必须对每个工作环节及时地跟踪监控,对可能影响项目进度的各种隐患保持足够的警觉,对已经出现的误期工作及时地采取措施,协调好各相关部门的关系。
在保证项目进度的同时,项目的管理者还要将许多精力放在项目的成本控制方面,项目成本管理是施工企业的中心工作,是施工项目部的核心工作。项目通常需要投入相当规模的人力、物力,其成本占项目总投入的比例很大。项目通常是一次性的,项目成本计划的制订、成本分析、核算等工作具有不确定性,缺乏可比性,也就是说施工项目成本计划不好制定或成本计划制定的不太符合实际情况的比较多,这就加大了计划控制的难度。同时,项目管理有很强的时效性要求,管理者用不同的队伍,不同的方法,在不同的施工环境中,完成同样的任务所发生的实际成本往往差别很大,这些都说明计划控制之困难。因此,管理者除可以通过合理地优化各种资源的组合有效地降低项目成本外,从和谐管理角度来看,在项目实施过程中应注意以下几点:(www.daowen.com)
(1)和谐组织环境对提高节约意识很重要。从本性上来说,人人知道节约,人人懂得节约,可在项目管理上,就不一定了。我们常见到一些管理人员或一线职工说“这关我什么事!节省了也不是我的!”等言论,为什么?说白了就是事不关己高高挂起,是一个管理组织缺乏凝聚力、向心力的具体表现。所以说,一个组织是否和谐,对成本控制影响很大。
(2)项目和谐管理理念在成本管理中的应用除一般的和谐管理方法外,主要体现在管理层特别是项目经理对管理工作的透明度上。这是因为,某些项目经理对物资采购、分包协作等问题比较保密,不愿意让手下人知道。其实,这是项目管理的一大忌。正确的做法是,除非涉及商业秘密的很敏感问题外,一切决策都应该透明。主要体现在:成本控制计划要由上到下、由下到上反复讨论,增强计划的透明度,提高成本计划执行的自觉性和主动性。涉及成本控制的一些决策,不但要和管理层商量、讨论,还要及时公开,既能提高科学决策水平,又能增强广大管理人员主人翁意识,减少或消除不必要的误会,对项目经理本人也是一种保护。项目经理对涉及本人的待遇、福利等问题,也要及时公开,提高领导者的亲和力和组织的凝聚力。而不透明、不民主、组织内信息不流畅会使管理层信息不对称,既容易造成误解,又容易使小道消息满天飞,可导致管理层人心涣散。
(3)项目和谐管理理念还有利于分项分部工程的劳务分包。由于水利工程的复杂性,有些分项分部工程需要按专业或特长劳务分包。当这些分项工程比较特殊,通常项目中较少出现时,可能分包队伍较少且价格不好确定。怎么办?只有摸着石头过河,采取先施工后确定价格的办法。而这样做没有一个和谐的管理环境以及与分包企业和谐信任的关系是办不到的。同时,对分包的工程不能一包完事,必须协助分包人进行成本控制,进行必要的技术指导,做好服务工作,在服务的过程中实现监督的职能。同时对分包人不能低看一眼,要服务好,更要充分尊重。对待分包人要像对自己职工一样关心、支持、爱护,使他们心顺、劲足、有效益,只有他们项目实施顺利,有效益,承包企业才有进度、质量和效益。
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