作为社会中的人，只有通过彼此间相互交往和沟通，诉说各人的喜怒哀乐，才能增进人际间的思想感情，产生亲密感。但组织内机构地位的差别容易产生沟通障碍，这就需要组织有意识地去创造一个平等合作的内部环境，形成畅所欲言、相互理解的气氛。如日本企业家本田宗一郎在短短的20年间创建了世界上最大的摩托车公司，并生产出各类畅销的汽车。那么，我们看一下本田的美国制造有限公司（HAM）是怎样创造出一个培育合作精神的内部环境的。在HAM，看不到私人停车场，更看不到私人餐厅，而这些在其他国家的一些大公司里则是司空见惯的。本田公司的员工，从流水线上的工人到工厂经理，每一个人都在同一餐厅内就餐，工程师们和经理们不仅与生产工人并排坐着用餐，而且在大多数的时间里，还与工人们在车间里一同工作。他们不仅仅是在贯彻实施新的设想，更多的是亲身投入到零部件的装配等具体工作中去，而不在乎自己的双手是否会被弄脏。同样地，HAM中没有私人办公室，代之的是宽敞、开放式的办公场地，人人肩并肩地伏案工作。本田公司不设置私人办公室、停车场和餐厅，鲜明地表明本田不愿意将它的员工分成精才和庸才两大阵营，通过这样一个工作环境使每一个本田人都感觉他或她平等地同属于这个集体。实践证明，良好的内部环境是激励员工天天向上、促进有效沟通的重要因素。这也辨证地说明：和谐的环境能促进有效沟通，而充分的沟通会带来和谐的环境。
4.2.2 选择合适的沟通方式
4.2.2.1 根据沟通内容的特点不同，选择不同的沟通方式
如果所要沟通的内容是上级的命令、决策等重要事宜，或是依照规章制度行事，则适宜选择正式沟通和书面沟通。若沟通内容属于规章制度以外的问题，且现有的法律法规或制度规则不易解决，如项目管理中的地方关系的沟通问题等，或属于组织成员的琐碎小事，则选择非正式沟通或口头沟通，沟通效果可能更好。但什么时候都不能绝对化，最佳选择还需通过实践摸索。
4.2.2.2 根据沟通双方的特点不同，选择合适的沟通方式
有些人非常看重制度和程序，与这些人进行沟通，最好选择正式和书面的沟通。有些人比较注重目的和结果，如能达到目的，可以不顾制度和程度的约束，与这些人进行信息沟通时，倾向于采取非正式和口头的沟通方式。工程项目管理中地方关系方面的沟通，因涉及的对象文化层次一般较低，对专业技术术语了解的较少，并且许多沟通问题的对与错没有明显的界限，成与否不存在明显的是非，往往只归于感情的倾向，这类沟通问题在沟通内容及层次上应以感情沟通为主，选择非正式沟通渠道，沟通方式应以非正式和口头沟通为主，或者先进行非正式及口头沟通，再进行正式和书面的形式的沟通效果会比较好。
4.2.2.3 根据沟通方式本身特点的不同，选择合适的沟通方法
（1）根据传达速度快慢进行选择。不同的沟通方式，沟通速度差异较大。一般的，非正式沟通和口头沟通的速度要快于正式沟通和书面沟通。若信息源希望尽快将信息传递给信息的接收者，可以选择非正式沟通（或先非正式后补以正式）或口头沟通（或先口头后书面）。
（2）根据反馈速度快慢，进行沟通方式的选择。利用不同的沟通方式，得到反馈的速度也有差别。一般的，口头沟通、面对面的沟通可以很快得知对方的反应和理解；书面沟通，有时却得不到反馈或反馈速度很慢。
（3）费用开支。不同的沟通渠道，涉及的费用开支大小会有差别。如双方相隔遥远的情况下，要进行面对面的口头沟通就需要很多费用开支，而发E-mail、传真、写信就很便宜。
（4）责任性和重视程度。使用沟通方式的不同，责任的建立及托付的程度也就不同，双方对问题重视的程度也会不同。正式的、书面的沟通，双方都会给予必要的重视，而且一旦发生，责任也随之明确，如计划、决策的传达、职务任免通知等；而口头沟通、非正式沟通情况下，一方可能认为只是说说而已，责任很难明确，甚至故意否认事情的发生（无证可查）。如沟通一方认为事情很重要，需要做到责任分明，最好选择正式（或先非正式后补以正式）和书面（或先口头后书面）沟通。但应注意例外原则，就是目前我国会议成灾、文件成堆的官僚作风比较盛行，有时会议传达、文件强调可能还不如非正式的沟通效果好，在实际工作中要灵活把握。
4.2.3 运用灵活的沟通技巧(www.daowen.com)
沟通管理是项目管理的重要内容和主要手段。由于项目管理的特点，在实际沟通过程中，存在着各种因素的影响和制约，会使沟通难以全面、准确、迅速的进行，造成沟通障碍。为了克服沟通障碍，提高沟通绩效，需要具备一些基本的技巧。
4.2.3.1 要提高信任度
群体中的成员，要想使自己发送的信息被他人接受，首先要取信于人。由于项目的一次性、临时性等特点，项目管理的成员之间相互不熟悉不了解，本身就存在信任障碍。所以项目管理者要在极短的时间内尽快建立诚信，尤其是项目组织的上层领导，要做到言必信、行必果，才能取得员工的信任，他发布的信息才能被员工接受，有效沟通才能形成。在与外部利益相关者的沟通管理中，处于沟通劣势的项目管理者更要讲究诚信，提高沟通对象对项目管理者的信任度。
4.2.3.2 要使用通俗易懂的语言
沟通语言要直接、简明，避免含糊其辞，产生误解。如与建设单位、监理单位、设计单位、分包单位及项目部内部工程技术部门等方面的沟通，要以专业术语来交流；而与地方社区街道、乡镇村庄及项目劳务作业人员等方面的沟通，语言要通俗易懂、尽量少用专业术语。
4.2.3.3 要学会积极倾听
在口头沟通，尤其是面对面的沟通中，积极倾听对沟通效果非常重要。在别人讲话时，我们的听可以分为倾听和被动的听两种。倾听就是主动对信息进行搜索，而单纯地听就是被动的听。倾听之所以重要是由于在倾听时，双方都在思考，促进了信息的理解和接受。要发展积极倾听的能力，需要从以下几方面入手：①与说话者进行目光接触，这样可以使你精神集中，减少分心的可能性，并能鼓舞说话者。②使用赞许性的点头和恰当的面部表情。这可以表明你在积极的聆听，对说话者传达的信息感兴趣并能理解。③恰当的提问。积极的倾听者自己的思维也在动。他在听的时候，会对自己听到的信息进行一定的分析，并恰当地提出问题，这样既可以提高自己的清晰程度，保证理解，也可以使说话者知道你在认真听。④避免中间打断说话者，让说话者把意图完整地表达出来。⑤恰当地使用复述。复述指听话者使用自己的语言将对方的意图重复一遍。复述，一方面可以使听者不易走神；另一方面，还可以检查听者理解的是否准确。
学会积极倾听，是对一般沟通与协调的基本要求。在项目沟通与协调过程中，更要注意多倾听，注意时刻领会把握沟通对象的真实意图，尤其在与对外关系的沟通方面。
4.2.3.4 要克服沟通中的不良习惯
尼柯斯曾列举了沟通中存在的10种不良习惯：对说话对方所谈的主题没有兴趣；被对方的姿态所吸引，忽视了对方所讲的内容；当听到与自己意见不同的地方，就过分激动，不愿再听下去，把其余的信息都抹杀了；仅注意事实，而不注意原则和推理；过分重视条理，而对欠条理人的讲话重视不够；过分注意造作掩饰、装腔作势，而不重视真情实质；分心干别的事情，心不在焉；对较难的语言不求甚解；当对方的语言带有感情时，则听力分散；在听别人讲话时，思考别的问题，顾此失彼。这些不良习惯往往影响着沟通的有效进行，需要加以摒弃。
4.2.4 注意信息反馈
沟通只有在信息发出者清楚信息已被对方接受并得到反馈意见后才算完成。在沟通过程中，要尽量多听取信息接收者的反馈意见，以搞清楚接收者对传递的信息是否真正了解，以便及时调整信息发送的速度、方式，使接收者完全、准确地了解。反馈可以是语言的，也可以是非语言的。如上级问下级：“你有意见吗？”，“你明白我的话了吗？”，就是在核实对方是否理解了自己的真实意图。让对方用自己的话复述信息，也是一种常用的反馈方式。同样，在你对着许多人讲演时，你可以从听众的表情、眼神等许多非语言线索中，了解他们是否在接受你发出的信息。在组织中，这种反馈要求是双向的，即下级主管部门经常给上级领导提供信息，同时接受上级领导的信息查询；上级领导也要经常向下级提供信息，同时对下级提供的信息进行反馈，从而形成一种信息环流。
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