计划不仅涉及目标(做什么),也涉及达到目标的路径和方法(怎么做),其内容可以归纳为“6W”,具体如下。

①做什么(what):即给出符合组织或个人自身需求和价值的不同层次的目标。

②为什么(why):即给出实施计划的具体原因。

③何时做(when):一个切实可行的计划,必须要明确指出各项行动的时间要求,而这种时间安排必须和个人或组织的内外部实际相适应。

④在哪里做(where):任何计划都离不开空间的约束,计划一方面必须有实施的方位与地点,另一方面也存在优选实施地点的问题。

⑤谁来做(who):计划的实施离不开人的行为。因此,计划必须明确由人来做,要明确参与主体的责任与义务。

⑥怎样做(how):计划的实施可以有许多途径和方法,不同的途径和方法所耗费的资源不同,效果自然也就不同。因此,选择好合适的方法和手段对保证计划实施的成功是非常重要的。

计划管理流程如图4-1所示。

图4-1　计划管理流程图

(一)识别机会

识别机会是计划管理的起点。为了使目标切合实际,在计划管理开始之前需要对外部环境和自身机会进行全面细致的分析,认清自己的优势和劣势,辨别可能出现的机会和威胁,从而明确解决问题的原因以及要达到的结果。

(二)确定目标(www.daowen.com)

目标是计划管理的预期成果,是行动的出发点和归宿。确定目标是计划管理的核心内容。一般而言,目标要能回答下列问题:取得哪些成果?在哪里发展?要完成什么任务?什么时候完成?目标的确立要符合SMART原则,即要明确,可以衡量,能实现的、相关的,还有时间限制的。

(三)预测未来环境

计划是面向未来的,其执行要在未来环境中进行。为了使制定的计划能顺利实施,就需要对未来可能影响计划的内外部环境进行预测,否则计划很难得到有效的实现。在这一步骤中,需要明确的是:计划将在什么样的环境中执行?哪些环境对计划的执行是有力的?哪些是不利的?当然,未来的环境错综复杂,我们不可能也没有必要对未来环境的每个细节都作出预测,只需要对那些起着关键作用的环境因素作出科学的预测即可。

(四)拟定计划方案

计划目标能否顺利实现,取决于计划方案的优劣。一般而言,实现目标的途径是多种多样的,可行方案并非一个,拟定计划是应该有多个可供选择的合理方案。常见的问题不是找不出可行方案,而是一系列方案太多,最佳的做法就是减少备选方案,以便对最有希望的少数方案进行分析。拟定计划方案需要广泛搜集信息,及时征集别人的意见,做到集思广益、大胆创新。

(五)评价方案

确定了备选方案之后,就要根据计划的目标和未来环境的预测,对各种备选方案的优劣进行全面、深入的分析和评价,权衡各种因素对计划管理的影响,要特别注意发现阻碍目标实现的关键因素。由于我们经常面对很多不确定的因素,对可供选择的方案做出客观、公正的评价是相对不容易的。

(六)作出决策

根据方案评价的结果要及时选出最优的方案,这是作出决策的实质性一步。当然,为了对环境变化的不确定性作出一定的防范准备,保持计划的稳定性,同时使计划又具有灵活性,在确定执行方案后,还需要对其他备选方案按综合评价所得出的结果进行排序,并进行完善,以作为后备的执行方案。

(七)执行与评估

作完决策以后,就需要及时执行,如果不能正常执行,目标就无法顺利地实现。此外,还需要对执行效果进行评估,如果实施效果没有预期的好,就必须对决策方案进行调整。