(一)承包人提出索赔意向通知

索赔事件发生后,承包人应在索赔事件发生后28天内向工程师递交索赔意向通知,声明将对此事件提出索赔。该意向通知是承包人就具体的索赔事件向工程师和发包人表示的索赔愿望和要求。如果超过这个期限,工程师和发包人就有权拒绝承包人的索赔要求。索赔事件发生后,承包人有义务做好现场施工的同期记录,工程师有权随时检查和调阅,以判断索赔事件造成的实际损害。

索赔意向书的内容应包括以下几项:

(1)事件发生的时间及其情况的简单描述。

(2)索赔依据的合同条款及理由。

(3)提供后续资料的安排,包括及时记录和提供事件的发展动态。

(4)对工程成本和工期产生不利影响的严重程度。

(二)承包人编写索赔报告

索赔报告是承包商要求业主给予工期延长和费用补偿的正式书面文件,应当在索赔事件对工程的影响结束后,且在合同约定的时间内提交给工程师或业主。

1.索赔报告的主要内容

索赔报告的内容应简明扼要、条理清楚。按说明信、索赔报告正文、附件的顺序,文字前少后多。

(1)说明信。简要说明索赔事由,索赔金额或工期天数,正文及证明材料的目录。这部分一定要简明扼要,让业主了解索赔概况即可。

(2)索赔报告正文。

1)标题应针对索赔事件或索赔事由,概括出索赔的中心内容。

2)事件叙述索赔事件发生的原因和过程,包括索赔事件发生后双方的活动及证明材料。

3)根据索赔事件,提出索赔的依据。

4)对索赔事件所造成的成本增加、工期延长的前因后果进行分析,列出索赔费用项目及索赔总额。

(3)计算过程、证明材料及附件,索赔证据包括施工日记、来往信件、气象资料、备忘录、会议纪要、工程照片和工程声像资料、工程进度计划、工程成本核算资料、工程图纸、招投标文件等。这是索赔的有力证据,一定要和索赔报告中提出的索赔依据、证据、索赔事件的责任、索赔要求等完全一致,不能有丝毫相互矛盾的地方,要避免因计算过程和证明材料方面的失误而导致索赔失败。

(4)准备好与索赔有关的各种细节性资料,以备谈判中作进一步说明。

2.索赔文件编制应注意的问题

整个索赔文件应该简要概括索赔事实与理由,通过叙述客观事实,合理引用合同规定,建立事实与损失之间的因果关系,证明索赔的合理性、合法性。同时,应特别注意索赔材料的表述方式对索赔解决的影响,一般应注意以下几个方面:

(1)索赔事件要真实、证据确凿。索赔针对的事件必须实事求是,有确凿的证据,令对方无可推诿。

(2)计算索赔款项和工期要合理、准确。要将计算的依据、方法、结果详细说明列出,这样易于对方接受,避免发生争端。

(3)责任分析清楚。一般索赔所针对的事件都是由于非承包商责任引起的,因此在索赔报告中必须明确对方负全部责任,而不可以使用含糊不清的词语。

(4)明确承包商为避免和减轻事件的影响和损失而作的努力。在索赔报告中,要强调事件的不可预见性和突发性,说明承包商对它的发生没有任何的准备,也无法预防,并且承包商为了避免和减轻该事件的影响和损失已尽了最大努力,采取了能够采取的措施,从而使索赔理由更加充分,更易于对方接受。

(5)阐述由于干扰事件的影响,使承包商的工程施工受到严重干扰,并为此增加了支出、拖延了工期,表明干扰事件与索赔有直接的因果关系。

(6)索赔文件书写用语应尽量婉转,避免语言强硬,否则会给索赔带来不利影响。

(三)承包人递交索赔报告(www.daowen.com)

索赔意向通知提交后的28天内,承包人应递送正式的索赔报告。索赔报告的内容应包括事件发生的原因、对其利益影响的证据资料、索赔的依据,此项索赔要求补偿的款项和工期展延天数的详细计算等有关材料。如果索赔事件的影响持续存在,28天内还不能计算出索赔额和工期展延天数时,承包人应按工程师合理要求的时间间隔(一般为28天),定期、陆续地报出每下个时间段内的索赔证据资料和索赔要求。在该项索赔事件的影响结束后的28天内,报出最终的详细报告,提出索赔论证资料和累计索赔额。

承包人发出索赔意向通知后,可以在工程师指示的其他合理时间内再报送正式索赔报告,也就是说,工程师在索赔事件发生后有权不马上处理该项索赔。如果事件发生,现场施工非常紧张,工程师不希望立即处理索赔而分散各方施工管理的精力,可通知承包人将索赔的处理留至施工不太紧张时再去解决。但承包人的索赔意向通知必须在事件发生后的28天内提出,包括因对变更估价双方不能取得一致意见,而先按工程师单方面决定的单价或价格执行时,承包人提出的保留索赔权利的意向通知,如果承包人未能按时间规定提出索赔意向和索赔报告,则他就失去了就该项事件请求补偿的索赔权利。此时,他所受到损害的补偿将不超过工程师认为应主动给予的补偿额。

(四)工程师审核索赔报告

1.工程师审核承包人的索赔申请

接到承包人的索赔意向通知后,工程师应建立自己的索赔档案,密切关注事件的影响,检查承包人的同期记录时,就记录内容提出不同意见或希望应予以增加的记录项目。

在接到正式索赔报告以后,认真研究承包人报送的索赔资料。首先在不确认责任归属的情况下,客观分析事件发生的原因,重温合同的有关条款,研究承包人的索赔证据,并检查同期记录,其次通过对事件的分析,工程师再依据合同条款划清责任界限,必要时还可以要求承包人进一步提供补充资料。尤其是对承包人与发包人或工程师都负有一定责任的事件影响,更应给出各方应该承担合同责任的比例。最后再审查承包人提出的索赔补偿要求,剔除其中不合理的部分,拟定自己计算的合理索赔款额和工期顺延天数。

2.判定索赔成立的原则

工程师判定承包人索赔成立的条件如下:

(1)与合同相对照,事件已造成了承包人施工成本的额外支出或总工期延误。

(2)造成费用增加或工期延误的原因,按合同约定不属于承包人应承担的责任。包括行为责任或风险责任。

(3)承包人按合同规定的程序提交了索赔意向通知和索赔报告。

上述三个条件没有先后主次之分,应当同时具备。只有工程师认定索赔成立后,才处理应给予承包人的补偿额。

3.对索赔报告的审查

(1)事态调查通过对合同实施的跟踪,分析了解事件经过、前因后果,掌握事件详细情况。

(2)损害事件原因分析即分析索赔事件是由何种原因引起,责任应由谁来承担。在实际工作中,损害事件的责任有时是多方面原因造成的,故必须进行责任分解,划分责任范围,按责任大小承担损失。

(3)分析索赔理由,主要依据合同文件判明索赔事件是否属于未履行合同规定义务或未正确履行合同义务导致,是否在合同规定的赔偿范围之内。只有符合合同规定的索赔要求才有合法性,才能成立。例如,某合同规定,在工程总价5%范围内的工程变更属于承包人承担的风险,则发包人指令增加工程量在这个范围内,承包人不能提出索赔。

(4)实际损失分析即分析索赔事件的影响,主要表现为工期的延长和费用的增加。如果索赔事件不造成损失,则无索赔可言。损失调查的重点是分析、对比实际和计划的施工进度,工程成本和费用方面的资料,在此基础上核算索赔值。

(5)证据资料分析主要分析证据资料的有效性、合理性、正确性,这也是索赔要求有效的前提条件。如果在索赔报告中无法提出证明其索赔理由、索赔值的计算等方面的详细资料,索赔要求是不能成立的。如果工程师认为承包人提出的证据不足以说明其要求的合理性,则可以要求承包人进一步提交索赔的证据资料。

(五)确定合理的补偿额

1.工程师与承包人协商补偿

工程师核查后初步确定应予以补偿的额度往往与承包人的索赔报告中要求的额度不一致,甚至差额较大。主要原因大多是因为对承担事件损害责任的界限划分不一致、索赔证据不充分、索赔计算的依据和方法分歧较大等,因此,双方应就索赔的处理进行协商。对于持续影响时间超过28天以上的工期延误事件,当工期索赔条件成立时,对承包人每隔28天报送的阶段索赔临时报告审查后,每次均应做出批准临时延长工期的决定;并于事件影响结束后28天内承包人提出最终的索赔报告后,批准顺延工期总天数。应当注意的是,最终批准的总顺延天数不应少于以前各阶段已同意顺延天数之和。规定承包人在事件影响期间必须每隔28天提出一次阶段索赔报告,可以使工程师能及时根据同期记录批准该阶段应予顺延工期的天数,避免事件影响时间太长而不能准确确定索赔值。

2.工程师索赔处理决定

在经过认真分析研究,与承包人、发包人广泛讨论后,工程师应该向发包人和承包人提出自己的“索赔处理决定”。工程师收到承包人送交的索赔报告和有关资料后,于28天内给予答复或要求承包人进一步补充索赔理由和证据。《示范文本》规定,工程师收到承包人递交的索赔报告和有关资料后,如果在28天内既未给予答复,也未对承包人作进一步要求的话,则视为承包人提出的该项索赔要求已经认可。工程师在工程延期审批表和费用索赔审批表中应该简明地叙述索赔事项、理由和建议给予补偿的金额及延长的工期,论述承包人索赔的合理方面及不合理方面。通过协商达不成共识时,承包人仅有权得到所提供的证据满足工程师认为索赔成立那部分的付款和工期顺延。无论工程师与承包人协商是否达到一致,还是单方面做出的处理决定,批准给予补偿的款额和顺延工期的天数如果在授权范围之内,则可将此结果通知承包人,并抄送发包人。补偿款将计入下月支付工程进度款的支付证书内,顺延的工期加到原合同工期中。如果批准的额度超过工程师权限,则应报请发包人批准。通常,工程师的处理决定不是终局性的,对发包人和承包人都不具有强制性的约束力。承包人对工程师的决定不满意,可以按合同中的争议条款提交约定的仲裁机构仲裁或诉讼。

(六)发包人审查索赔处理

当工程师确定的索赔额超过其权限范围时,必须报请发包人批准。发包人首先根据事件发生的原因、责任范围、合同条款审核承包人的索赔申请和工程师的处理报告,再依据工程建设的目的、投资控制、竣工投产日期要求,以及针对承包人在施工中的缺陷或违反合同规定等的有关情况,决定是否同意工程师的处理意见。例如,承包人的某项索赔理由成立,工程师根据相应条款规定,既同意给予一定的费用补偿,也批准顺延相应的工期。但发包人权衡了施工的实际情况和外部条件的要求后,可能不同意顺延工期,而宁可给承包人增加费用补偿额,要求他采取赶工措施,按期或提前完工。这样的决定只有发包人才有权做出。索赔报告经发包人同意后,工程师即可签发有关证书。

(七)承包人是否接受最终索赔处理

承包人接受最终的索赔处理决定,索赔事件的处理即告结束。如果承包人不同意,就会导致合同争议。可就其有争议的问题进一步提交监理工程师解决直至仲裁或诉讼。