编制投标文件首先要满足招标文件的各项实质性要求,其次要贯彻企业从实际出发决策确定的投标策略和技巧,按招标文件规定的投标文件格式文本填写,其具体步骤如下。

(一)前期准备工作

(1)招标信息跟踪。公开招标的项目所占比例很小,而邀请招标项目在发布信息时,业主已经完成了考察及选择投标单位的工作。

(2)报名参加投标资格审查。投标人获得招标信息后,应及时报名,向招标人表明愿意并参加投标,以便获得资格审查的机会。

(3)研究招标文件。

1)组建投标机构。确定该工程项目投标文件的编制人员。一般由三类人员组成,即经营管理类人员、技术专业类人员和商务金融类人员。投标机构负责掌握市场动态,积累有关资料、研究招标文件、决定投标策略、计算标价、编制施工方案和投标文件等。

2)收集有关文件和资料。投标人应收集现行的规范、预算定额、费用定额、政策调价文件,以及各类标准图等,上述文件和资料是编制投标报价书的重要依据。

3)分析研究招标文件。招标文件是编制投标文件的主要依据,也是衡量投标文件响应性的标准,投标人必须仔细分析研究。重点放在投标须知、合同专用条款、技术规范、工程量清单和图纸等部分。要领会业主的意图,掌握招标文件对投标报价的要求,预测到承包该工程的风险,总结存在的疑问,为后续的踏勘现场、标前会议、编制标前施工组织设计和投标报价做准备。

4)研究评标办法。分析评标办法和授予合同标准,据以采取投标策略,我国常用的评标办法和授予合同标准有两种方式,即综合评议法和最低评标价法。

5)参加招标人组织的施工现场勘察和答疑会。投标人的投标报价一般被认为是在经过现场考察的基础上,考虑了现场的实际情况后编制的,在合同履行中不允许承包人因现场考察不周方面的原因调整价格。投标人应做好下列现场勘察工作:

①现场勘察前充分准备。认真研究招标文件中的发包范围和工作内容、合同专用条款、工程量清单、图纸及说明等,明确现场勘察要解决的重点问题。

②制定现场勘察提纲。按照“保证重点,兼顾一般”的原则有计划地进行现场勘察,重点问题一定要勘察清楚,尽可能多了解一些一般情况。

③向招标人提出对招标文件中存在的问题,招标人将以书面形式回答。提出疑问时应注意方式方法,特别要注意不能引起招标人反感。

6)市场调查及询价。材料和设备在工程造价中一般达到50%以上,报价时应谨慎对待材料和设备供应。通过市场调查和询价,了解市场建筑材料价格和分析价格变动趋势,随时随地能够报出体现市场价格和企业定额的各分部分项工程的综合单价。(www.daowen.com)

(2)投标报价工作

1)编制投标文件。

①编制施工组织设计。施工组织设计是评标时考虑的主要因素之一。标前施工组织设计又称施工规划,其内容包括施工方案、施工方法、施工进度计划、用料计划、劳动力计划、机械使用计划、工程质量和施工进度的保证措施、施工现场总平面图等,由投标班子中的专业技术人员编制。

②校核或计算工程量。如果招标文件同时提供了工程量清单和图纸,投标人一定根据图纸对工程量清单的工程量进行校对,因为它直接影响投标报价和中标机会。校核时,以招标人规定的范围和方法为依据,如果招标人规定中标后调整工程量清单的误差或按实际完成的工程量结算工程价款,投标人应详细、全面地进行校对,为今后的调整做准备;如果招标人采用固定总价合同,工程量清单的差错不予调整的,则不必详细、全面地进行校对,只需对工程量大和单价高的项目进行校对,工程量差错较大的子项采用扩大标价法报价,以避免损失过大。在招标文件仅提供施工图纸的情况下,计算工程量,为投标报价做准备。

校核工程量的目的包括核实承包人承包的合同数量义务,明确合同责任;查找工程量清单与图纸之间的差异,为中标后调整工程量或按实际完成的工程量结算工程价款做准备;通过校核,掌握工程量清单的工程量与图纸计算的工程量的差异,为应用报价技巧做准备。

③物资询价。招标文件中指明的特殊物资应通过询价做采购方案比较。

④分包询价。总承包商会把部分专业工程分包给专业承包商。

⑤估算初步报价。报价是投标的核心,它不仅影响中标机会,也是中标后盈亏的决定因素之一。

2)报价分析决策。

①分析报价。初步报价提出后,应对其进行多方面分析,探讨初步报价的合理性、竞争性、盈利性和风险性,做出最终报价决策。

②响应招标文件要求,分析招标文件隐藏机会。投标人不得变更招标文件。

③替代方案。有些业主欢迎投标人在按招标文件要求之外,根据其经验制定科学、合理的替代方案,再编制一份投标书。