明代前期，翰林代言的范围非常广，既包括皇帝的公告性文书和封赠性文书，如诏、诰、册宝等，也包括日常政务处理的文书，即代皇帝拟旨。内阁出现后，尤其是随着票拟制度的出现，制敕、诏旨、祭文等“内制”的撰拟，就由内阁学士专门负责了，而翰林院则以诰敕等“外制”为主，如册立皇后、册封妃嫔的册文；册封王、公主等人的册文、诰文；内外文武官员的封赠诰敕、谕祭文等。这一演变过程，黄佐在《殿阁词林纪·制诰》中有比较详细的记载。永乐初期，“内阁七人掌内外两制。杨荣、金幼孜诸人自署职衔，亦曰知制诰，用洪武时故事也”，内制、外制的撰写还没有非常明确的分工。仁宗时，“始命内阁专典内制，而择学士一人专管文官诰敕”，内外制的撰写有了比较明确的分工。但正统以后，又将文官诰敕的撰写归于内阁，如永乐之制。弘治七年（1494年），再次将皇帝文书的撰制之责分开，外制的撰拟，“以学士年深或尚书侍郎兼者为之，亦得以知制诰”，自此，制书撰拟的分工“遂稍分矣”^[35]。但是翰林院专典诰敕的官员“至嘉靖二十四年（1545年）而废之，但用讲、读、编、检诸史臣四五员分掌，以至于今（万历朝）。盖相（严）嵩新居首揆，恶知制诰大臣之逼，故设计去之”^[36]。

翰林代言皇帝文书的基本程序，黄佐在《殿阁词林记·视草》中概括地说：“凡代言，先具稿进呈御览，允而后行诸播告，两制皆然。”^[37]其基本程序中有三个主要的步骤，一是“具稿”，也就是皇帝文书的起草；二是“进呈御览”，将起草的文书征求皇帝意见；三是“行诸播告”，将经过皇帝批阅的文书按照规定的渠道颁发下去，发挥其应有的作用。在这一基本程序中，第三个步骤，也就是文书下发这一环节，其程序是固定的；而第一个步骤，也就是起草皇帝文书的环节，是非常重要的。因为在这一环节中，决定了文书的基本内容和皇帝的基本意图。文书都是根据实际需要撰拟和制发的，皇帝文书的撰拟也不例外。总体来说，皇帝文书是行使皇权的一种工具，所以，撰拟皇帝文书的主要目的就是传达皇帝的意图，而这一目标，应该在文书起草环节确定下来，在明确了皇帝的发文目的和要求下完成。第二个环节，也就是“进呈御览”的环节，则对文书有决定性的作用。皇帝往往会根据自己的需要对进呈的文书草稿提出修改意见，这种意见基本能决定草稿是否能“行诸播告”。如永乐朝，永乐帝对翰林学士胡广非常信任，“所撰进文字上知出公笔辄称善”，胡广也“居官敬顺”，“应对必尽诚必据理”，“于奉旨制敕视草，即有所见，必具可否以闻，多见采纳”。多见采纳，也是有所不纳^[38]。纳与不纳，完全由皇帝决定。(www.daowen.com)

黄佐在《殿阁词林记·视草》的记载中，形象地介绍皇帝文书起草、修改的过程。永乐六年（1408年），永乐帝“巡狩北京，诏书命士奇视草。上览之再三，喜曰：‘简当，更勿改易，其择日书之。’颁下又曰：‘试与诸尚书观之。’皆称善。独兵部刘俊私于士奇曰：‘请以有字易自字，如何？’士奇曰：‘善。’即以告于众。皆曰义无相远，不足易，且上既善之矣。士奇独以闻请易之。黄淮于上前执不足易，士奇曰：‘于国家大体，当用俊言。’上顾士奇曰：‘从汝。’明日谕胡广曰：‘杨士奇能服善，难得。’”^[39]在这份诏书的撰写中，先由杨士奇起草，起草后进呈御览，然后又广泛征求意见，最后由皇帝做出决定。这是比较典型翰林视草的全部过程。