目前，诰敕文书在我国县（市）级以上的国家综合性档案馆中保存有一些实物，这些珍贵的历史文书，对于研究古代国家对官员进行管理的方法，丰富档案馆多种载体的档案，体现地方特色，增加档案馆的历史感，展示祖国悠久的历史文化等，都有重要价值。根据史料的记载，并结合这些保存的诰敕文书原件，可以分析出明代诰敕文书的基本体式。

诰敕文书是封赠制度的一个方面，体现了封建社会森严的等级制度。不同官阶的诰敕文书，在文体、结构、书写工具和方式、各种附加标记与格式安排以及载体材料等方面，都有统一的规定，不能逾制。

诰敕文书依据封赠的等级，在制成材料和书写格式上有严格的区别。在制成材料上，凡“亲王、郡王并妃初受封号，合授金册、银册”；“凡公侯伯初受封爵，合给铁券”^[52]；文武官员的诰敕，为丝绢制品。在诰书的书写材料方面上，“惟封王拜妃，用金范字于册。及给功臣铁券，则字用金填。至于诰身，虽贵极上公，但墨书而已”^[53]。在字体上，从现存于各级综合性档案馆中的诰书原件看，诰书的字体为楷书。在用玺印的规定上，“凡诰敕用宝，诰用‘制诰之宝’；敕用‘敕命之宝’”^[54]。

诰敕文书在行文中，“授”、“封”、“赠”的用法是有区别的。封典官员本身称为“授”，封典曾祖父母、祖父母、父母和妻室称为“封”，死者称为“赠”。五品以上的官为“诰封”，六品以下的官为“敕封”。

以下是诰敕文书的使用方式和基本规格^[55]：

诰敕文书的文体一般是骈体文，以骈文双句为主，讲究对仗和声律，追求平仄配合，音韵谐和，文采华美，讲究用典，与诰敕文书表彰和封赠的实际功能完全相符，也与其华丽讲究的外形相配。但诰敕文书的文字多堆砌辞藻、内容空洞，实际的书史和记载功能较差。

诰敕文书的撰写，以“奉天诰命”或“奉天敕命”为标题，正文部分首书“奉天承运”，“天”字顶格。诰命、敕命的正文一般先简述皇帝的旨意，褒扬一番被诰封或敕封的人，然后授、封、赠一个封号，最后是落款加盖玉玺。如河南省新郑市博物馆所保存的明神宗颁赐给大学士高拱的诰书原件，全文如下：(www.daowen.com)

奉天承运皇帝制曰：国家于辅弼之臣，每笃始终之谊，才品程之功，实定论采之，与评其有绩丕着于中朝，而报之未孚于物望，则荣名峻秩，朕不敢爱焉，所以彰有劝示无私也。故原任光禄大夫柱国少师兼太子太师吏部尚书中极大学士高拱，锐志匡时，宏才赞理，当畿庭之再入，肩大任而不挠，位重多危，功高取忌，谋身近拙，实深许国之忠，遗俗似迂，雅有殿（邦）之略，策画得羌胡之要领，箸筹洞边塞之机宜，化椎结为冠裳，柔犬羊于帖服，利同魏绛，杜猾夏之深忧，策比仲淹，握御戌之胜算，在昔允资，定力于今，尚想肤功，逆彼远洵，堪大受眷。兹巨美宁问微疵，矧公论之久明，岂彝章之可靳。是用追赠尔为太师，谥文襄，锡之诰命。於戏，宠极师垣冠百僚而首出，名垂滚字耀千载以流辉。旧物既还，新恩增渥，英灵未泯，永慰重泉。

仍准后世嫡子嫡孙奉祀生员贰名，春秋致祭。

万历三十四年四月六日。

这篇诰书以篆字“奉天诰命”四字为题，两边织有白色双龙图案。文字书写为墨书工楷，竖向排列。文后钤盖篆书“制诰之宝”朱色玺印，印记下落款“万历三十四年四月六日”。骑缝留左半字：“智字七百三十五号”。后印篆书“广运之宝”朱印。最后织字篆书“隆庆元年某月某日造”。该诰命系特制的丝绢织品，长5.45米，宽0.3米，底色分淡黄、浅青、深黄、银灰和浅绛五色，以白色云鹤图案衬托。“奉天诰命”四字为篆体，两边织有白色双龙图案。^[56]

诰敕文书的内容一般都是固定的，针对不同的官职、官阶，都有诰敕文的固定格式。《明太祖文集》中比较集中地记载了明初各种诰命文书和敕命文书的固定格式与内容。其中诰命文包括：中书左右丞相诰（左丞右丞相同）、左右都督诰（同知与佥事同）、御史左右大夫诰（中丞同）、太常卿诰（少卿同，丞敕亦同）、户部尚书诰（侍郎同）、礼部尚书诰（侍郎同）、兵部尚书诰（侍郎同）、刑部尚书诰（侍郎同）、工部尚书诰（侍郎同）、钦天监令诰（少监同，又与监丞敕亦同）、翰林承旨诰（学士、侍读、侍讲、直学士、待制同，修撰、应奉、编修敕俱同）、国子祭酒诰、太仆寺卿诰（少卿同，与丞敕亦同）、漕运使诰（同知与副使同，判官敕亦同）、尚宝卿诰（少卿同，与丞敕亦同）、内外卫指挥司诰（使同，知佥事，千户、百户同，卫镇抚、所镇抚敕亦同）、功臣庶子诰、都指挥使诰（指挥使与知佥事同）、承宣布政使诰（参政同）、王府武相武傅诰、提刑按察使诰（副使与佥事同）、各处知府诰（同知与知州同）等。^[57]敕命文包括：考功监令（丞）敕、中书舍人敕、东宫官敕、兵马指挥敕、翰林院典簿敕、翰林院典籍敕、国子监助教敕、王相府长史敕、王相府审理正（副）敕、王府典宝正（副）敕、王府典仪正（副）敕、王府良医正（副）敕、王府工正（副）敕、王府典膳敕、王府司酝敕、生药库大使（副使）敕、钞纸局大使（副使）敕、织染局官敕等。^[58]