与朝会的理政方式相比，皇帝文书在皇权行使过程中，有其特有的作用。

①敷布政令，导扬民气。

封建社会，举凡国家的大政方针，国家的法律、法令、规章、制度、政令等，都是以皇帝文书的形式制定和发布的。正如顾炎武所说，实行君主专制制度后，“尽天下一切之权而收之在上。而万几之广，固非一人之所能操也，而权乃移于法，于是多为之法以禁防之”^[12]。以皇帝文书的名义颁行的法，起着规范封建国家秩序，保证封建国家正常运转的重要作用。法规性文书一经形成颁布，就必须执行，封建国家以强制力保证它的权威。人人必须遵守，不得有任何形式的违反。如明代的法律文书《大明令》、《大明律》、《大诰》等，都是由明太祖朱元璋亲自“详议更定”后以诏书形式颁布的。洪武三十年（1397年），《大诰》颁行之日，朱元璋还特别地“御午门，谕群臣曰：‘朕仿古为治，名礼以导民，定律以绳顽，刊着为令。行之既久，犯者尤众，故作《大诰》以示民，使知趋吉避凶之道’”^[13]，特别说明法律文书的作用。同时，也使皇帝文书起到了对民众广泛的宣传教育作用。

②将皇帝的意图书面化、规范化。

皇帝是封建国家机构的核心，拥有至高无上的权力，皇帝的话就是“天意”，是最后的决策，是最高的法。但是，由于“人君……一身之精神有限，耳目之见闻不周，人不能尽识也，事不能尽知也”^[14]，所以，皇帝在日常处理政务中，需要在短时间内对行政、军事、经济、人事等各方面的事务做出决断，在表述上难免出现简单、粗略，甚至含糊、矛盾等问题。皇帝文书就在这其中扮演着将皇帝的意图和决策书面化、规范化和合法化的作用。在这个过程中，皇帝文书多数情况下并不是由皇帝本人亲自形成的，而是由皇帝辅政机构的文书人员付诸实现。他们将皇帝的意图和决策，按照国家有关的制度和规定，起草、撰写，并经过相关的处理程序后颁行。这一文书程序，保证了皇权运行的合理性和规范化，有助于决策的质量。(www.daowen.com)

③保障皇权行使的稳定性。

在君主专制的政治制度下，皇帝每天都要处理大量事务，做出大量决断。有些时期，皇帝能够牢牢地掌握和控制决策权力，防止君权旁落，将朝会和文书处理、平驳章奏有机地结合起来，但也有些皇帝做不到。所以，朝会和处理章奏文书这两种行使皇权的方式，在明代皇帝身上的体现，有时是统一的，有时是对立的。

所谓统一，是指有些皇帝，既重视朝会，也重视利用文书来处理政务。如洪武时期，明太祖朱元璋每天亲自处理大量的政务，“批答与御前传旨为一事，当笔所书，即天语也”^[15]。朱元璋是一个专制雄猜的皇帝，他认为皇帝对文书章奏的亲决亲裁，是避免王朝灭亡的重要手段，“太祖览儒士严礼等上言治道书，谓侍臣曰：‘元氏之亡，由委任权臣，上下蒙蔽。今礼言不得隔越中书奏事，此正元之大弊，人君不能躬览庶政，故大臣得以专权自恣。今创业之初，正当使下情通达于上，而犹欲效之’”^[16]。据记载，洪武十七年（1384年）时，朱元璋每天要批阅二百零七件奏章，处理四百二十三件政务^[17]，大事小情都亲决亲裁，乾纲独断。永乐和洪熙二朝，皇帝继承了太祖的作风，也亲自处理文书章奏。如成祖“每召内阁造膝密议，人不得与闻。虽倚毗之意甚专，然批答出自御笔未尝委之他人也”^[18]，可见当时皇帝仍将召见大臣与章奏批答处理作为共同处理朝政的方式。永乐二十二年（1424年），永乐帝还曾诏令，“诸司有急切机务，不得面奏者，许具题本封进，其余大小公私之事，并于公朝陈奏”^[19]，这种理政方式说明皇帝掌握着处理政务的绝对权利，并且重视效率，能够在朝会中处理的事务，就不再行诸于文书。

但是，像朱元璋和朱棣这样的皇帝在明代毕竟是少数，而且每天都承担如此巨大的工作量，也难以持之以恒。况且，在明朝的有些朝代，上朝流于形式，有些皇帝甚至连形式都不要了，长期不举行朝会。在这样的时期，为了保障君权的连续性和稳定性，利用皇帝文书来处理政务就成为主要的理政方式。明英宗继位时只有九岁，不具备上朝理政的能力，所以罢除了以君臣议政为主要内容的午朝。同时早朝奏事也有所变化，“每一早朝，止许言事八件，前一日先以副封诣阁下，豫以各事处分陈上。遇奏，止依所陈传旨而已”^[20]。明神宗即位，也以“圣龄冲幼”，将上朝改为每月三、六、九日。在朝会中处理政务仅仅是一种形式，而利用皇帝文书行使皇权成为主要方式，因而形成了票拟制度。“宣庙时，始令内阁杨士奇辈，及尚书兼詹事蹇义、夏原吉，于凡中外章奏许用小票墨书，贴各疏面以进，谓之条旨，中易红书批出，上或亲书或否，及遇大事大疑，犹命大臣面议，议既定，即传旨处分，不待批答。”^[21]票拟这种文书制度的出现，使皇帝文书的处理成为内阁大臣的日常工作，这在一定程度上减轻了君主理政的压力，也使得章奏处理脱离了皇帝的直接控制，形成一个单独的文书处理渠道。这个处理渠道不再完全取决于皇帝的个人行为，具有相对的稳定性和长期性。