推动明代皇帝文书研究的基本因素有二：一是目前我国一些综合性档案馆中收藏有一些明代文书档案实物。在这些档案中，有些是专门的皇帝文书，有些则在文书内容中有对皇帝文书的转述。为了更加有效地利用这部分古文书的价值，发挥其应有的作用，我们对与之相关的皇帝文书的产生、文种使用、文书运作等问题进行研究。二是改革开放以后，政治制度史成为历史研究的热点，在政务管理和政权运作中处于核心地位，具有决策文书性质的皇帝文书的处理、皇帝文书机构和相关制度，引起一些学者的注意，进入了政治制度史的研究视野。

研究皇帝文书与明代政治的关系，主要从两个方面展开：一是公文的种类。公文分为决策性公文和行政性公文。决策性公文是由国家权力机关制定和颁布的，体现统治者的政治路线，是受国家的强制力保证执行的行为规范，是管理国家、调整社会关系和经济关系的工具，是管理国家事务的极其重要的依据。行政性公文是国家行政机关处理日常工作所使用的文书。简单地说，前者是在制定政策中使用的，后者是在执行政策中使用的。皇帝文书就是具有决策性质的文书，对其形成、使用、流转等问题的研究，可以帮助我们更进一步地理解明代各种权力机构的关系，权力集中和分配的方式，进而理解皇帝文书在政治制度中的真正内涵。二是皇帝文书在皇权行使中的作用。中国封建社会是皇帝专权的政治制度，皇帝掌握着国家行政、军事、立法、司法、财政、文教等大权；掌握着对一切文武官员和勋贵人等的生杀予夺大权。所以说皇帝的权威无所不包，无所不统。但皇帝在行使权力时，必须通过一定的人员和机构，借助一定的工具，并按照一定的程序来进行。皇帝通过发布诏、令、谕、旨等专用文书，来传达自己的意志，贯彻自己的意图；采用审阅和批答奏章的方式，来掌握社会和军政讯息，进行决策。在这些过程中所形成的皇帝文书，有一定的处理和承传机构，有固定的渠道，有专门的制度。明代的皇帝专权，在我国封建社会中达到了一个新的高度，皇帝文书在运作中，也出现了一些新的变化，呈现出一些新的特点。对这一问题的研究，可以帮助我们更加深入地理解明代皇权的运作方式和特点。

以往历史文书的研究，都是将明清文书作为一个整体对象。又因为现存的清代文书档案，无论从数量上、系统性上，还是从分布范围上，都比明代文书具有更大的优势，所以研究者们倾向于重点研究清代文书。但不可否认的是，清代政治与明代政治具有继承关系。钱穆先生在总结明代政治得失时指出：“明代是中国近代史的开始时期，同时也是世界近代史的开始时期。从明迄今，六个世纪，五百多年，西方欧洲走上一个新的近代史阶段，中国也复如是。明以后接着就是清，我们要了解清代，该先了解明代，现代中国大体是由明开始的。”^[1]明清两代的文书制度关系也大抵如此，明代文书制度是清代文书制度的源头，对清代文书制度具有不可忽视的重要影响。本书将明代文书中的皇帝文书独立出来，作为一个个体研究对象，试图在这个相对薄弱的领域做出一些努力，来更深入地认识和分析我国封建社会晚期政治制度中的这部分特定内容，帮助我们更清晰地认识明代皇权运作的程序和细节；同时为更进一步的有关明代文书的整体研究和文书与明代政治的关系研究奠定基础。

明代文书档案也是明史研究最直接最有说服力的原始史料，在明史研究中不可或缺，这些史料是我们国家珍贵的历史文化财富。我国传统档案学认为，档案文书具有其他史料所不具备的一些特殊性，即原始纪录性。传统档案学对档案原始性的认识，是在文件直接来源于社会实践这样一种认识基础上形成的。“档案不同于一般的文献材料，它是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物”。也就是说，文件材料是档案构成的基本元素，因此档案就必然具有其构成元素的基本属性，即原始性。这里所表述的原始性，强调的是文件对历史事实的原始证据作用，或者说原始凭证功能。对档案记录性的认定，传统档案学认为，档案“记录了各种信息和知识”，“最初是作为记录和办事工具，为了处理当时某种事务的需要而产生的”，“是人们有目的地保存起来以备日后查考的”。它强调利用文件内容来反映社会实践活动，强调文件形成过程所赋予它的特性。从本质上理解，这是文件“原始性”功能的一种延伸。因此，档案学对档案本质属性的认识，是基于文件对社会实践活动的原始证据作用的认识，是文件凭证思想的一种体现。这种基本认识，是产生档案史料社会功能和实际价值的基础。首先，从档案形成的过程及其结果来看，档案是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使用之际临时编造的。这一点主要强调文件凭证作用的形成规律。强调档案是从文件转化来的，文件的凭证作用“遗传”给了档案。但并没有阐述档案自身的凭证作用。第二，从档案本身的物体形态上看，文件保留着真切的历史标记。这一点是从文件形成和文件载体上来认定文件形成过程中的原始特点，如各种手迹、印信等。传统档案学对档案凭证作用的认定，主要是来源于对文件凭证作用的认定。其强调档案是由文件转化而来，而在转化过程中，文件是不可更改的，因此，文件的凭证作用理所当然地被档案所继承，并形成为自己的属性。^[2]所以，档案作为对历史事实的证据，是档案保存下来的社会实践基础。由于历史文书和历史档案这种凭证功能的延续，使档案的史料作用更具可信度和权威性，对明史研究具有极大的作用，受到研究者的欢迎。希望本书的研究有助于这部分资源的开发和利用。(www.daowen.com)

此外，运用档案学的观点和方法研究明代文书与档案的关系，可以提供一个认识历史档案特点的新视角，有利于全方位地观察档案管理制度在王朝政治体制中的影响力。文件是在人们的社会实践过程中，出于一定的目的而形成的。文件有特定的制作目的，也有特定的使用范围和服务对象，其价值的发挥和实现有一定的方向，文件的利用是有明确对象的，它不是社会上广大的、非固定的利用者。文件的价值首要的是针对某一固定的使用者而言的（尤其是公务文件）。这就是说，文件的形成是与个体的、独立的社会实践活动相对应的。而且，根据我国文书形成和处理实践中“一事一文”的原则，文件的形成和存在，往往是单份或单组形态的。这种单份文件具有对相对应的历史事实，如单独的行政事物、行政管理或一时一事的凭证作用。但是，这种单份文件在没有经过档案文件工作人员按照一定的原则进行系统组合以前，并不具备档案的典型性。因此，这种凭证作用只是文件的凭证作用的表现，而不是典型的档案凭证作用。所谓“口说无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”。这个“字”就是单份文书。而档案与文件在本质上是两种不同的事物。档案与文件在物质构成上的最大区别在于，档案具有双重结构。档案的物质实体是由两类其他物质实体构成，一是“文件实体集合系统”，二是“文件历史关系记录系统”——记录文件之间历史联系所形成的文件实体。文件在向档案转化的过程中，档案工作者依据文件之间的历史联系，遵循一定的档案整理原则，对文件材料进行实体排序。经过排序组合的文件材料之间，多了一种有形的前后实体关系，这种前后关系是看得见的，是客观存在的东西。这时的文件实体集合，已经具有了反映文件材料实体排列相互关系的形式，形成为文件系统，具有了结构特征。而这种结构特征就是文件之间的历史联系。为了在事后依旧客观地保持住文件之间的历史关系，就必须将文件与实践之间的这种历史关系加以记录，而记录的结果就是形成以物质实体形态存在的文件之间历史关系的记录。“文件之间历史关系的记录”就是将文件之间历史关系固化和保存下来的记录形式。^[3]这种认识对于我们理解档案管理工作的特殊意义，明晰其在明王朝管理制度中的重要性，提供了一个新的观察视角。

本书以明代皇帝文书和皇帝文书制度为研究对象，在结构上分为两大部分：第一部分是介绍明代皇帝文书的种类和使用的基本方式；第二部分分析明代皇帝文书形成、处理和运转的过程以及有关制度。希望这一研究内容和研究体系，能够帮助读者分析各种权力机构的关系，了解以皇帝文书进行权力集中和分配的方式，更深刻地认识皇帝文书在政治制度中的真正内涵。

本书采取历史研究与文书学、档案学研究相结合的方法，既研究明代皇帝文书本身，也研究各项相关的制度；既分析皇帝文书本身的特点，也研究皇帝文书与明代政治制度的关系；既注重皇帝文书的程序，也研究文书内容；既利用档案史料，研究明代皇帝文书的原件，也充分利用有关历史文献的记载。希望本书在档案学、文书学与历史学的交叉范畴中，形成自己独特的研究体系，为丰富档案史、文书史和政治制度史的研究领域和研究内容做出一定的贡献。