俗话说，一把钥匙开一把锁。特定场景的应用需由专门的工具支持，场景化协同工作类信息化办公工具主要包括表单流程协作、出差管理、协同数据表、视频会议、会议管理、部门档案管理、学校知识库、消息推送、通知公告、材料缴交和云盘等。学校管理者、每位教职工均应结合自己的工作职责，充分理解上述各种工具的适用场景和应用价值。

3.2.4.1　表单流程协作

学校各部门工作中往往存在一些需要逐级审核审批的事务，如公文流转办理、教职工请假等，表单内容格式和处理流程由学校相关制度决定，需要由相关主管干部根据事务内容和审批权限决定办理方式和下一节点的流程走向。这类事务属于长流程事务，协同应用操作较为复杂，需要流程引擎支持实现。“表单流程协作”将学校最常见的流程审批事务搬到软件上，是处理这类事务的常用工具，也是传统协同办公软件的核心功能。使用者提交申请后可随时查看审批进展，甚至催办，事后可根据各种流程的表单数据进行统计分析。

职业院校根据规章制度，设计符合学校使用要求的线上审批流程表单格式（如表3-11所示），配置审批权限和流程（如图3-15所示），审批流转方式可以是事先定义自动流转，也可由当前节点办理人员指定下一节点流转方向。一般来说，诸如请假申请、销假申请、出差申请、费用申请等规范的流程审批日常事务，才有应用“表单流程协作”的必要，否则将导致管理僵化，降低工作效率。

表3-11　请假申请表单示例

图3-15　请假申请流程图示例

应用表单流程协作前，可参考表3-12进行应用规划设计。

表3-12　流程审批事务的表单内容及审批流程设计

3.2.4.2　出差管理

线下出差申请、审批往往让出差人员来往奔走，耗费大量时间，若遇领导外出将影响审批办理进度；返校报销时，财务往往需要花费大量时间核实费用的真实性、合理性，审核工作量大。信息技术支撑下的出差管理可有效解决这些问题。

① 出差前：线上进行出差及出差费用申请、审批，可随时查看审批进展，方便事后查询统计。

② 出差期间：填写出差费用日记账，及时登记出差费用，避免事后遗漏或错误填写。

③ 返校后：根据出差时间段和出差费用日记账，自动生成并打印费用报销单（如表3-13所示），贴上票据后直接报销，提高效率。

表3-13　自动生成的差旅费报销单示例

3.2.4.3　协同数据表

日常工作中，往往需要创建一些数据表，这些数据表一般结构不确定、数据量小，需要其他成员协同加工和信息共享。这类需求往往重要性不高，定制开发必要性不大，但学校各部门、各岗位都有大量的需要，如招生信息表、班费使用台账、食堂每日午餐菜谱、军训服装管理等。

Excel是日常工作中最常见的数据管理工具，但是难以实时协同更新，容易导致数据共享不及时，甚至丢失。运用协同数据表工具创建表格时自定义数据格式和类型，分配参与人员操作权限（如图3-16所示），满足多数情况下的小规模数据协同应用需要。学校各岗位工作中常见的数据表可事先定义形成模板文档放入学校知识库，使用时直接引用，提高工作效率。

图3-16　协同数据表应用示例

3.2.4.4　视频会议

随着信息技术的发展，越来越多的研讨会、交流会通过网络开展。视频会议应支持“现场会议+视频会议”“纯视频会议”等多种应用模式，如表3-14所示。

表3-14　视频会议应用场景示例

与即时通信工具整合集成，授权人员可在即时通信群组直接开展视频会议，如图3-17所示。

图3-17　通过电脑及手机参与视频会议应用示例

3.2.4.5　会议管理

由于时间、地点等因素，会议形式不再局限于现场会议，通过网络开展视频会议的情形越来越多。如何及时通知相关人员参会、如何有序管理历次会议文档，这些管理需求日益显现。职业院校可运用高效、便捷的会议管理工具进行会议管理，该工具应具备以下功能：

① 创建会议：创建现场会议、网络会议，现场会议同步登记会议室；

② 通知发送：定时、自动给参会人员发送会议通知，提醒准时参会；

③ 会议考勤：记录考勤信息或由会场监控摄像头脸识别自动考勤，便于事后查看考勤记录；

④ 文档管理：参会人员根据权限上传、浏览、下载会议记录或相关文档。

3.2.4.6　部门档案管理

学校各部门都有大量纸质文档或其他实物，如与其他机构签订的合同、重要设备的使用手册、重要事件的处理报告、教职工档案、学生档案等，这些也是学校知识资产的一部分，若发生丢失，或存放无序难以查找，将是一件令人头痛的事情。(www.daowen.com)

“部门档案管理工具+档案盒+档案柜”的档案管理模式，能够轻松解决档案容易丢失或存放无序的问题。学校一级部门均应有部门档案，如学生科、保卫处、教务处、网络中心、人事处、办公室、财务处等。学校可统一发放档案盒、配备文件柜，对每个档案盒进行编号，打印盒内档案目录置于首页。运用“部门档案管理”工具存储档案盒及盒内档案的索引信息（如表3-15所示），相关人员根据权限快速检索档案存放位置，找到目标档案。

表3-15　档案盒及档案索引信息示例

3.2.4.7　学校知识库

学校各部门、各岗位的管理工作中会创造各种电子文档，如校级、部门级规章制度、岗位工作手册、工作流程、工作标准、技术规范、各类模板等。学校应将这些文档纳入知识库统一管理，将部门和个人取得的优秀工作成果、经验，累积成学校的知识资产，降低学校对个人、能人的依赖。继承和复用这些知识资产，能够提高个人及部门的工作效率和质量，也能让教职工将更多智慧和精力投入创造性的工作环节，提升学校竞争力。

毫无规则、随意存储的知识库如同垃圾堆。“学校知识库”工具能够有效解决这些问题，让知识库变成学校的金山宝库。

① 统一存储：统一存储学校各类知识资产，避免丢失。

② 分类管理：对每个入库文档加注内容描述、分类等属性，按照子库（校级知识库、部门级知识库等）分类管理，便捷检索。

③ 授权使用：按部门和岗位角色等对上传入库、在线浏览、下载使用等操作进行权限控制，保障信息安全。

3.2.4.8　消息推送

日常管理和业务工作中，常常存在一些需要将信息及时告知相关人员的情形，如待办事宜、课表变更、临时会议、重要通知等。为保障信息传递的便捷性、及时性，“消息推送”工具应支持某些操作或特定条件激活的消息自动发送/人工发送、定时发送/即时发送、单个发送/批量发送，如图3-18所示。

此外，在重大活动宣传，节假日祝福，教职工、学生甚至学生家长生日祝福，教职工晋升祝贺等营造校园文化氛围方面，通过消息推送将静态展示变为点对点的动态信息推送，让文化直达人心，助力学校文化建设和招生营销等工作。

图3-18　消息推送应用

职业院校的具体事务中哪些需要消息推送，可参考表3-16进行应用规划设计。

表3-16　消息推送应用规划设计

3.2.4.9　通知公告

传统纸质张贴通知公告往往存在信息传递不及时、查看不便捷等弊端，通过智慧校园平台发布通知公告（如图3-19所示），师生员工可通过电脑、手机随时随地查看，保障信息发布与接收的及时性，提高效率，可按已读、未读等进行统计分析，跟踪接收对象的查看情况。

图3-19　通知公告应用

3.2.4.10　材料缴交

日常工作中存在一些收集电子资料的情形，如教务处要求的学期教学计划、电子教案，班主任要求班委提交的班级活动总结等。若采用邮件或即时通信工具收缴，不便于事后查看和统计。通过“材料缴交”工具（如图3-20所示），让口头交办事务变成文字记录，有案可查、有据可依，可随时查看办理进展和结果，让管理可控；任务执行人可将负责的任务指派给更适合的人，做到合理分配任务。缴交过程中及缴交截止后可自动统计分析各个材料缴交任务的执行情况。

图3-20　材料缴交工具

3.2.4.11　云盘

云盘是全校师生员工个人文件的存储空间，用于管理各部门的共享文件和师生员工的个人文件。师生员工可以把个人文件共享给其他人员，也可根据权限使用学校各部门或他人提供的共享文件。为保障信息安全、合理利用云盘资源，云盘应提供以下机制：

① 权限控制：根据学校规定，将各部门共享文件共享给特定人员；

② 空间分配：根据用户类别（如学生、教职工、特殊用户）分配云盘容量；

③ 文件清理：手动、自动清理废弃文件；

④ 使用监控：云盘容量使用情况实时统计。

3.2.4.12　电子邮件服务

电子邮件是一种全开放、面向互联网用户的服务，对电子邮件服务器反垃圾邮件、病毒防护等技术水平和能力的要求很高。一般的行业软件公司难以胜任这项工作，电子邮件应用也没有必要集成到智慧校园平台。

学校可自建邮件服务器或购买大型运营商提供的企业邮箱服务。若选择自建邮件服务器，一旦学校邮件系统的域名地址被国内外反垃圾邮件机构列为黑名单，学校与外部的邮件联系将受到严重影响甚至中断，与其沟通移除黑名单将十分困难。大型互联网运营商与国内外反垃圾邮件机构保持有良好沟通，且具有防范垃圾邮件的技术手段和运维实力，能够有效避免学校企业邮箱被反垃圾邮件机构列入黑名单。国内的大型互联网运营商如腾讯、网易等均提供企业邮箱服务，学校申请并支付费用后可将学校域名与其邮箱服务绑定，由信息中心将邮箱账号统一分配给有需要的教职工，教职工的邮箱地址形如：教职工姓名@学校域名。教职工个人也可申请使用这些运营商提供的免费邮箱服务，但这种邮箱地址不具备学校域名，不适用于正式的对外交流活动。企业邮箱服务按人数收费，各运营商收费标准差异不大，每人每年100～190元，购买人数越多单价越低，若为每位师生员工购买邮箱服务，将是一笔巨大开支。在互联网免费邮箱服务普及时代，学校没有必要为每位学生甚至每位教职工分配带学校域名后缀的个人邮箱账号。