事事有着落、件件有反馈，是高质量管理的体现。而实际工作中，容易出现任务分工不明确、执行情况反馈不及时、追究责任时相互推诿，导致效率低下。基于心理学、行为学、管理学理论和方法设计的工作任务管理类信息化办公工具，能够让执行任务的相关人员及时了解任务情况，合理分配时间，做好工作安排，帮助教职工提升个人时间管理效率；让管理者及时掌控下属工作状况，做好检查督促，帮助各级领导进行效率分析，优化管理。

工作任务管理类信息化办公工具主要包括每日工作PDCA、项目协作、任务交办、工作报告和工作任务管理，其中工作任务管理能够统管并追踪其他工具中的任务项目。工作任务管理类各个工具间的关联关系如图3-11所示。

图3-11　工作任务管理类各个工具间的关联关系

综合协同工作理论、敏捷管理思想、瀑布模型原理，低于0.2小时的琐碎事务不必登记，适合即时通信、电话或面对面沟通；超过10小时才能完成的较大任务应分解为多个独立的工作任务；执行人工时超过20小时、持续时间超过十天的团队协作任务，应通过协同项目工具管理。学校管理者甚至每个教职工都应当有能力根据任务的大小和类型，恰当地选择工作任务管理工具。表3-7中，序号越小的任务类型，参与协作的人数越多，办理周期越长，对任务的PDCA管控越严格；反之，则应依据敏捷管理思想简化过程管控，以提高工作效率。

表3-7　各种工作任务管理工具的适用范围

3.2.3.1　每日工作PDCA

根据个人时间管理“四象限法则”、“六点优先工作法”和PDCA原则，教职工应根据事务的轻重缓急提前做好每日工作安排并按计划执行，每日工作结束时进行总结。教职工可通过智慧校园平台填写每日工作PDCA（如表3-8所示），帮助其提升个人时间管理能力和工作效率，不断优化自我管理。上级领导可快速浏览下属工作，便于查看和监督管理。

表3-8　每日工作PDCA示例

教职工根据事务的重要性和紧急程度做好安排，根据每项任务的填写时间，系统自动标记为“事先计划”或“延迟登记”；填写计划时自动提取往日未完成任务，或来自“任务交办”、“项目协作”等的待办任务，以及事先填写的例行任务（如每日、每周、每月例行任务），既是对待办事务的提醒，也能够提高填写效率。当日工作结束时进行总结，根据完成情况填写实际工时和完成状态，未完成状态的任务将自动纳入次日工作计划。

结合信息化工具制订每日工作PDCA实施要求时，应考虑以下方面。

① 通常，所有人员均应填报每日工作PDCA，若存在不需要填写的岗位，应通过制度明确规定。

② 通过制度明确填报要求

·内容填报要求：计划时任务名称需明确，注意重要紧急程度、计划耗时等，总结时填写实际耗时及完成情况。

·时间填报要求：如要求每日08：30前填写当日计划，超过该时间节点的填写视为“延后登记”。

根据个人时间管理“四象限法则”和“六点优先工作法”原理：每日工作任务分解为4～7项是最佳管理实践，每个任务执行工时0.5～5小时。过于粗放和细碎均不利于提高工作效率。时间管理能力强的职场人士，尽量做到“今日事今日毕”，“重要但不紧急”任务的占比会很高。

3.2.3.2　项目协作

日常工作中，经常存在一些多人、多部门参与，持续时间相对较长的工作，需要精细策划、及时沟通、信息共享。如学校计划在暑期开展数控专业人才培养方案的调研论证和编写工作，该工作需要专业主任、专业教师、教务处、就业管理处、学校办公室、实训中心等各部门数十人参与。该类工作需要一个简单易用的项目协作工具，实施团队组建、计划制订、任务分解、任务指派等，项目执行过程中及时掌控进度、共享信息、追踪问题，具体实施流程如图3-12所示。

图3-12　项目协作实施流程(www.daowen.com)

重复发生同类事务的工作文档应形成模板并持续优化，如招生计划工作模板，既为下次事务办理节省时间，也能够避免疏漏，提升工作效率与质量。

协同工作理论的最佳实践：参与人数5～10人、持续时间5～120天、需要跟踪每个任务的执行状态、有专属讨论组、有项目文档共享空间的项目，适合采用本工具——轻量级小组协作项目管理工具；更小的项目适合用“工作任务管理”工具；而大型、复杂的项目，适合选用其他专用项目管理平台。如软件研发、建筑设计、工程施工等大型项目，均有专门领域的项目管理软件，这些软件往往操作复杂。学校常见的团队项目协同工作诸如示范校建设、重点专业建设、迎新工作、校庆筹备、专业人才培养方案制订等各部门、各种类型的协同工作则需要这种更加简单、易用的项目协作管理软件。

3.2.3.3　任务交办

上级临时给下属安排事务是日常工作中的常见情形。然而，常常因为无记录、无追踪，下属又未能及时反馈，上级难以知晓事务的进度和结果。若采用邮件或即时通信工具沟通，不便于事后查看和统计。

成功的沟通是达成任务的基础，应符合沟通三要诀，即信息提供方应做到：信息表达要精确、简单、标准；信息接收方应做到：认真倾听、复述反馈、获得确认。任务交办工具让口头交办变成文字记录，任务清晰明确、有案可查、有据可依。任务交办人通过智慧校园平台电脑端或手机端进行任务交办，指定一个主办人，一个或多个协办人，也可以指定关注人，如图3-13所示。如果主办人将该项任务纳入“每日工作PDCA”，则其完成情况将自动同步为对应交办事务的办理进度，交办人和关注人可随时查看办理进展和结果，让管理可控。事后可对交办任务进行统计分析，提升工作效率。

图3-13　任务交办原理

3.2.3.4　工作报告

目前，大多学校通过电子邮件、QQ等方式提交工作报告，这些方式不便于事后查询统计。通过智慧校园平台提交工作报告（如图3-14所示），事后可按报告类型、重要级别、报告人、主送人等进行查询或统计分析。通过电脑、手机提交报告或进行批示，不仅提高效率，更能保障工作的及时性。

若提交的报告与某个任务有关，提交报告时应注明关联任务，以便在“工作任务管理”中查看与该任务关联的工作报告。

图3-14　工作报告原理

工作报告一般分为例行报告和临时报告。例行报告如周报、月报、季报、学期报告、年度报告等，临时报告包括阶段性工作报告、调研报告、建议报告等，常用的工作报告应形成模板文档放入学校知识库，可进一步提高工作效率。

3.2.3.5　工作任务管理

清晰明了的任务管理有助于教职工掌控与自己相关的工作任务，也便于领导对下属工作进行监督管理。智慧校园平台“工作任务管理”应能够追踪来自每日工作PDCA、任务交办、项目协作的任务，让教职工能够便捷查看与个人相关的各项任务（如表3-9所示）。

表3-9　我的工作任务

各级管理人员能够快速浏览所有下属的各项任务，任务执行状态和结果自动同步办理人每日工作PDCA中对应任务的执行情况，如表3-10所示。若任务办理者提交了工作报告并关联相应任务，查看任务详情时将自动获取对应工作报告。

表3-10　数据中心建设任务执行详情

当运用工作任务管理类工具积累一定数据后，可对这些数据进行合理性、真实性分析，进一步优化管理策略，大幅提升工作效率。工作任务管理类工具是职业院校提高个人和部门工作效率的好帮手，是干部发现并深入分析团队执行力的有力工具。