3.2.1.1　瀑布模型与敏捷管理及其适用场景

1970年，温斯顿·罗伊斯（Winston Royce）提出了软件开发、项目管理领域的瀑布模型，强调对整个开发周期中各个环节的精细化管理，从需求分析、技术架构、代码编写、测试验证等各个环节如同瀑布一样逐级向下，依次开展。2001年，马丁·福勒（Martin Fowler）等17位软件开发专家和学者提出了“敏捷管理”，采用迭代开发、增量开发管理模式，对各种变化快速响应、灵活应对。

在管理实践中，瀑布模型的思想强调层次化管理，主张对管理对象的总体设计，工作过程强调规范化、流程化执行；敏捷管理思想强调扁平化管理，主张团队成员之间点对点的短路径沟通。

瀑布模型以及敏捷管理早先均源自软件开发领域，后来逐渐被项目管理借鉴采用，再后来被各行各业的日常协同工作，尤其是信息化环境下的协同工作所采用。在职业院校战略规划、年度目标任务关键节点管控、学校财务和安全等重大事项方面，应遵循瀑布模型的管理思想，做到系统化、规范化、精细化；在日常工作事务和协同工作方面，则应以敏捷管理思想为指导，提高效率，降低沟通成本。因此，无论是软件厂商设计信息化办公工具，还是学校运用这些工具支撑日常工作，均应对敏捷管理给予充分重视。

3.2.1.2　现代管理学的基本原则——PDCA

PDCA循环由美国质量管理专家戴明博士根据休哈特构想挖掘提出，用于持续改进产品质量，被称为戴明环。PDCA是Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（改进）四个词的首字母，其基本含义为：P，做事前有计划并形成规范的文档；D，严格按照计划去做；C，按照标准、比照计划检查并记录执行情况；A，事毕总结，给出改进方案并形成报告。PDCA更详细的阐述参见第1章“1.2.2.1 PDCA循环”。

PDCA是现代管理学最重要的规范管理和过程管理方法。信息化办公工具设计时应遵循PDCA循环，充分考虑监督检查机制，持续优化日常事务管理，提升工作效率。

3.2.1.3　个人时间管理“四象限法则”

个人时间管理“四象限法则”由美国管理学家斯蒂芬·科维（Stephen R.Covey）提出，他从“重要性”和“紧急程度”两个维度把事情划分为四类：重要且紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要但紧急，如图3-2所示。

图3-2　个人时间管理“四象限法则”

“重要且紧急”的事情必须立马做，“不重要但紧急”的事情不得不做。如果每天多数工作时间都在做“重要且紧急”的事情，难免压力倍增、手忙脚乱，甚至出现失误；如果每天多数工作时间都在做“重要不紧急”工作，个人效率将极大提升，也将对人的终身成就产生巨大影响。

工作任务管理类工具设计时，应遵循个人时间管理“四象限法则”的管理思想，引导教职工养成良好的时间管理习惯，逐渐做到每天大部分时间做“重要不紧急”的事情，从而强化教职工的时间管理能力，提高个人职业成就，提升学校全员的工作质量和效率。

3.2.1.4　个人时间管理“六点优先工作法”

个人时间管理“六点优先工作法”由美国效率大师艾维·李（Ivy Lee）提出。(www.daowen.com)

美国伯利恒钢铁公司总裁舒瓦普（Schwab）曾会见艾维，并向其求助，希望艾维告诉他们如何更好执行计划。艾维耐心地听完舒瓦普的倾诉之后，递给他一张白纸，请他写下明天要做的事，然后从“1”到“6”依次标注他认为最重要的六件事情。写好后，艾维让他把纸放进口袋，明天早上拿出来，着手办第一件事，直至完成为止，然后用同样方法对待第二件、第三件……直到下班，并且每天都这样做。艾维请舒瓦普自己先按此方法试行，若他认为有效，便将此法向高层管理人员推行；若还有效，则继续向下推行，直至每一位员工。几年后，舒瓦普的小钢铁厂从名不见经传跃居成为世界最大的独立钢厂。

个人时间管理“六点优先工作法”的基本步骤为：

① 提前计划：事先根据轻重缓急依次写下六件事情；

② 先解决最重要的事：从第一件开始；

③ 每日事每日毕：每次只做一件事，完成后按次序继续下一件。

制订每日工作计划时，需遵循以下原则：

① 如果事务项目太少，应适当细化，保证任务描述具体；

② 如果事务项目太多，应适当合并，尽量不要超过六条。

个人时间管理“六点优先工作法”的关键在于持之以恒，即每天都这样做。艾维认为，如果一个人每天都能全力以赴完成六件最重要的事，他将逐渐成为一名高效率人士。

工作任务管理类工具设计时，应遵循“六点优先工作法”的管理思想，引导教职工每天做最重要的几件事情，从而强化教职工的时间管理能力，提高个人职业成就，提升学校全员的工作质量和效率。

3.2.1.5　看板管理思想

看板管理是丰田公司在20世纪50年代提出的用于生产现场管理的工具。丰田车间的看板主要分为“物料领取看板”和“生产指示看板”。“领取看板”记载了相关零部件的名称、存放位置、数量等信息，“生产指示看板”记录前工序必须生产的零件种类和数量等，通过看板把生产线之间联系起来，形成自我运转的准时生产系统。20世纪70年代初，日本开始大力推行看板管理。

目前，看板管理早已跨越生产管理领域，应用于各行各业。根据看板管理思想，结合信息技术的信息化看板正逐渐成为各类机构运营管理的重要支撑工具。利用信息化看板工具，通过电视等各种显示终端将各级管理人员关注的重要信息自动、实时、直观呈现，发现问题及时解决，能够让管理可控，提高整个机构的运营管理水平和工作效率。