高等职业教育学校管理有着自己独特的过程。根据高等职业教育学校的特点，其管理也必须采取不同于其他管理活动的方法。

一、高等职业教育学校管理的过程

（一）管理过程的要素

学者们对管理过程的解释不同，但意思相近，大都把管理过程看作是管理者为实现预定目标而开展各种行政管理活动的程序。然而，对于管理活动所包含的要素、步骤或环节，看法就很不一样了。最著名的是古利克的POSDCORB理论，即认为管理包含了7个要素：计划、组织、人事、指挥、协调、报告和预算。继古利克以后，西尔斯在其著名论文《管理过程的性质》中提出，管理过程的要素主要包括5个方面：计划、组织、指挥、协调和控制。他同时还专门论述了权力、政策、职业道德、社会习俗以及立法过程的问题，认为这些是管理过程中必不可少的东西。再往后，有的研究报告提出，管理应包括计划、配置、激励、协调、评价5种职能；也有的说是计划、组织、领导和评价4种功能。近年来，在我国引进的《36小时学经济丛书》中，把在管理过程中经理们要履行的职能概括为规划、组织、配置、指挥和控制。所有这些解释表明，关于管理过程，一是在学术界不可能有一致的认识；二是尽管意见不一，却有很多相近的提法。

（二）学校管理过程

学校管理过程本质上与一般管理过程没有什么区别。学校管理过程所包含的要素、职能或是环节，从现有的学校管理学著作来看，也不外乎是那么几点。当然，有的提得详细些，如把学校管理过程列出13个领域：认识问题、诊断、确定目标、决策、计划、组织、协调、授权、调动积极性、交流、与各种团体打交道、解决问题、评价。有的提的简单些，依据美国管理学家戴明的PDCA学说，把学校管理过程分为4个环节：计划、实行、检查、处理，为了更符合汉语习惯，通常又把最后一个环节改成总结，成为计划、实行、检查、总结，目前国内大都采用这一提法。为了突出学校工作是有目的的，一些人还设计了以目标为中心的环节图，如图3—1所示。

图3—1 学校管理过程的基本环节

计划。计划的作用有：（1）使管理活动围绕目标进行；（2）提供活动的路线图；（3）使工作具有系统性；（4）将发展战略转化为日程表；（5）使员工明确工作范围和职责。制订计划的要求是：（1）符合上级精神；（2）切合学校实际；（3）经得起理性推敲；（4）可操作。制订计划的步骤为：获取信息，了解情况，起草初稿，充分讨论，最终定稿。

实行。是全过程的中心环节，要做的工作包括组织、指导、协调、激励等。其中每一项工作又可以进一步细分，如组织工作包括人员配置、部门设立、资源分配等；激励工作包括物质的或精神的、个体的或群体的激励等。

检查。检查的目的是控制运行，纠正偏差，考核业绩，推广经验。检查有各种类型，如全面检查、专题检查、经常性检查、突击性检查等；检查的方法包括巡视、个别交谈、随堂听课、召开会议等。

总结。总结的意义是发扬成绩，吸取教训，为新一轮的周期循环创造条件。总结也有多种类型和方法。总结的要求是实事求是，一分为二，客观公正。

（三）完美的设计和实际的距离

依照完美的设计来寻求理想的学校管理过程，这自然是不错的，然而，应当是这样不等于实际就是这样。事实上，在日常学校管理工作中，样样事情都依据这一模式不仅不可能，而且显得可笑。就上面的环节图来讲，实施起来的障碍是显而易见的。首先，学校中并不是人人都认同那个主目标，很多人心目中有自己的目标和打算，要使领导的目标变为每个人的目标是不容易的。难怪不少领导埋怨说，表面上轰轰烈烈，实际只是我们自己在瞎折腾。其次，由于对目标的认同感不同，每个人的行动轨迹也不同。再次，一些突变因素常常打乱整个计划，循环由此中断或改变轨迹。如学校中突然发生的意外事故，使得预先制订的先进达标计划严重受挫。最后，学校中几乎每天都会有大大小小的问题出现，绝大多数问题又都需要尽快解决，这使得校长们无暇去为样样事情认真设计方案，然后再去行动。校长们追求的与其说是完善的计划，不如说是问题的解决。鉴于这些原因，我们可以设想，学校管理过程除了上面所提到的理想模式外，肯定还有别的模式存在，而且别的模式的出发点，不该是“应当怎样”，而应该是“实际怎样”。

（四）管理过程的垃圾箱模式

每个在学校工作的人都会看到，学校除了在每个学期初制订出一个较为像样的计划外，在其余的大部分时间里，都处在按常规办事和不断解决问题的状态之中。因此，我们实际上可以把学校管理过程看作是一个按常规办事→出现问题→选择时机→解决问题的过程。这一过程大致可用20世纪70年代初科恩、马奇和奥尔森提出的垃圾箱模式的理论来说明。

科恩和他的助手们认为，一个组织中的问题总是源源不断出现的，这些问题有可能来自系统内部，也有可能来自系统外部，但不管怎样，组织中从来不缺问题。以学校为例，数学成绩太差了，校运动队缺少运动服，个别老师总是请病假，上面的政策常常在变，某学生又在打架等等，问题简直可以无休止地列举下去。这些问题涉及各个方面，其中大部分的问题一时半刻解决不了，只能暂放在那里，等待时机解决。这就好比学校里有一只特殊的垃圾箱，里面倾倒着来自各方的形形色色的问题。

与此同时，组织中也从不缺少解决问题的方法，这些方法也同样贮藏在所谓的垃圾箱里，如办个补习班提高数学成绩，找其他老师代班，对那个老是打架的学生给予处分等等。几乎每个问题都有一个特殊的解决方法，问题是选择一个恰当的时机来处理这些问题。

然而，难就难在对时机的选择上。在装满一大堆问题和问题解决方法的垃圾箱里挑出一个时机，这要取决于很多偶然的和不确定的因素。垃圾箱模式理论的核心就是选择恰当的时机，而管理人员要做的事也就是选择恰当的时机。选择机会如何出现？通常会有几种情况：（1）校内发生了引人注目的事件。如那个经常打架的学生这天竟把另外一个学生打伤了，于是想要处分那个学生。（2）学校里的常规制度提供了机会。如一月一次的全体教职工会议提供了倾倒垃圾（问题）和垃圾处理方法的机会，也促使校长决定着手解决问题。（3）外部的影响意外地引发了机会。如上级决定要实行岗位责任制和人员流动，这样就可以把那个常常请病假的教师解聘了。（4）某个力量突然介入，强制划定最后期限。如省里通知校篮球队下星期参加全省大学生篮球联赛，于是拖了很长时间的运动服问题立刻得到了解决。总之，当某个事件发生时，注意力便得以集中，问题解决的时机便出现了。

与大量的问题与问题解决方法联系在一起的是参与者，如校长或教师，但他们是流动的，有很大的自由决定权。他们根据自己可支配的时间和精力，加上兴趣和责任感，自由决定是否进出“垃圾箱”，即是否着手解决问题。一旦做出决定，他们就成了问题的承办人。没有承办人，问题和问题解决方法就只能永远堆积在垃圾箱里，所以，学校管理过程实际上就是“特定的问题→特定的解决方法→承办人”的过程。从这一观点出发，组织就是集大成，其中有在一定的决策情景中发现问题、争议和看法的机会，有针对争议的解决办法，有期待解决问题的决策者。

垃圾箱理论告诉我们，管理过程并不总是依计划或目标进行的，它往往是一个随机出现问题和选择时机解决问题的过程。学校管理工作的出发点，在更多的情况下与其说是长期抽象的目标，还不如说是面对直接具体的问题。对于学校领导来说，善于在源源不断出现的问题当中抓住时机解决问题，这也是管理艺术高明的表现。

二、高等职业教育学校管理的方法

毛泽东同志曾指出：“我们不但要提出任务，而且要解决完成任务的方法问题。我们的任务是过河，但是没有桥或没有船就不能过。不解决桥或船的问题，过河就是一句空话。不解决方法问题，任务也只能是瞎说一顿。”毛泽东同志的这一段名言深刻地揭示了任务和方法之间相互依存的辩证关系。高等职业教育学校管理是一个复杂的系统工程，就其外部环境而言，它要受社会、经济、政治、科技、人口、地理条件等诸多因素的影响；就其内部环境而言，它要受师资队伍、管理水平、办学条件等诸因素的制约。在这样复杂的内外环境中，我们要有效地组织、运用好现有的人、财、物、时间、信息等管理要素，使其各尽其用，达到多出人才、出好人才，多出成果、出好成果的目的，就必须有一整套科学的现代学校管理方法。

（一）高等职业教育学校管理方法的内涵

所谓高等职业教育学校管理方法，从一般意义上讲，就是在对高等职业教育学校进行计划、实行、检查、总结的全过程中所采用的方式、手段和途径。

在长期的高等职业教育管理实践中，人们总结、概括出了一整套传统的经验型管理方法，这些方法主要包括：

1.行政方法，即依靠学校行政机构，采用行政命令、决定、指示或下达任务等行政手段管理高等职业教育学校的方法；

2.法制的方法，即依据国家立法机关经过一定的立法程序而制订的各种教育法律法规和条例等，来实施对高等职业教育学校管理的一种方法；

3.思想政治教育的方法，即通过广泛深入、丰富多彩的思想政治工作，调动广大教职工的积极性、主动性、创造性，从而同心同德、齐心协力献身社会主义教育事业的一种方法；

4.经济方法，即通过一定的经济手段，或发挥经济杠杆的作用，鼓励先进，鞭策后进，激励学校各部门和个人努力提高办学经济效益及办学质量的一种方法；

5.咨询的方法，又称研究先行的方法，即在行政决策之前，充分发挥专兼职高等教育研究人员的参谋、咨询作用，通过多角度、多方案、多层次的反复研讨及分析与比较，为行政决策提供可行性依据的一种方法。

应当指出，尽管以上方法被统称为传统的经验型管理方法，但绝不是说这些方法已经陈旧、过时了。恰恰相反，实践表明，以上5种方法至今仍然是进行高等职业教育学校管理时常使用的、行之有效的方法。同时，还应当看到，随着现代科学技术的发展，上述传统的经验型管理方法也正在加快与现代管理方法相交叉、相融合的过程。例如，行政方法和现代决策理论与技术的结合，咨询方法与现代预测技术、运筹学理论的结合等等，都充分地展示了传统与现代高等职业教育学校管理方法一体化的发展趋势。

（二）现代高等职业教育学校管理方法形成的促进因素

1.数学与高等职业教育学校管理的有机结合。20世纪30年代以来，由于一大批将数学同人们实践活动直接联系起来的应用性数学——诸如用于预测的线性回归方程；用于把握“可能性”的集合论与概率论；用于现代调研的数理统计；用于分析与评估的模糊数学；用于优化决策的线性规划以及丰富多彩的数学模型等相继出现，为高等职业教育学校管理的量化提供了重要的数学基础。

2.“三论”与高等职业教育学校管理的有机结合。20世纪40年代以来，美籍奥地利生物学家贝塔朗菲（L.V.Bertalanfy）、美国数学家申农（C.E.Shannon）和美国数学家、生物学家维纳（N.Wiener）相继创立了系统论、信息论、控制论。由于“三论”能够运用一整套严密的数学理论和方法分析、处理社会大系统（包括高等教育系统）内外部的一切关系，从而促进了高等职业教育学校管理的系统化、现代化。

3.电子计算机与高等职业教育学校管理的有机结合。自1946年世界上第一台电子计算机诞生以来，短短的几十年时间就经历了电子计算机、集成电路计算机，进入到第四代大规模集成电路计算机，目前又开始向第五代智能机迈进。电子计算机的飞速发展，为现代高等职业教育学校管理中的数据量的高速度、高精确度的处理提供了必要的手段。

应用数学、系统论、信息论、控制论以及电子计算机的发展，特别是1993年以来信息高速公路的发展，有力地促进了传统学校管理向现代学校管理的发展。

（三）高等职业教育学校管理的系统方法

所谓系统方法，就是按照事物本身的系统性，把对象（高等职业教育学校）放在系统的形式之中加以考察的一种方法，也就是从系统的观点出发，始终着眼于从整体（高等职业教育学校）与部分（高等职业教育学校系统的各要素，如师资队伍、学生、教学设施）之间，整体与外部（社会的政治、经济、科技、普通高等教育等）的相互联系、相互作用、相互制约的关系中综合地、精确地考察对象，以达到高等职业教育学校管理最佳化的一种方法。(www.daowen.com)

1.运用系统方法的原则。主要有以下4种：

（1）外部条件与内部条件相结合的原则。高等职业教育学校管理的效益，不仅受教育内部人流、物流、信息流的影响，而且时刻受到外部大环境的影响。例如，经济体制由传统的计划经济模式转向社会主义市场经济的深刻变革，对高等职业教育必将形成巨大的冲击波，这是高等职业教育学校管理中不可忽视的外界条件。在运用系统方法时，必须将系统内部和外部各种有关因素综合起来，统筹考察，才能实现教育管理的最优化。

（2）近期目标与长远目标相结合的原则。选择一个教育管理方案，不仅要着眼于教育发展的近期目标，更要考虑到教育发展的长远目标，既要有远虑，又要有近忧。而做到这一点很不容易。现实的情况往往是矛盾的，比如，有的方案有利于当前而不利于长远；有的方案则有利于长远而不利于当前。系统方法就是要在这些相互矛盾的方案中，选择既有利于长期目标，又能兼顾到近期目标的最佳平衡方案。

（3）局部效益与整体效益相结合的原则。高等职业教育学校管理是以系统整体的目标为目的的，系统中各部分（各子系统）虽然都有自己的独立功能和活动目标，但当它们作为系统的组成部分时，则应服从和适应整个系统的功能和目的。这条原则既是系统方法的基本要求所在，也是系统方法的显著优点所在。根据这个原则，在高等职业教育学校管理活动中，为了系统活动的最优，在必要时，可以放弃局部活动效益的最优。

（4）定性分析与定量分析相结合的原则。定性→定量→定性这一循环往复是教育管理系统分析过程的普遍规律，因为不了解教育系统各方面的性质，就不可能建立起探讨它们之间定量关系的数学模型；而没有它们之间的定量模型，又难以进一步深入探讨它们的性质及相互关系。只有将定性和定量二者结合起来综合分析，或交错进行，才能达到管理现代化、系统化的目的。

2.运用系统方法的步骤。高等职业教育学校管理的系统方法主要包括以下6个步骤：

（1）问题阐述。问题阐述的目的是把所要解决的问题及其形成的背景以及有关原始资料表达清楚。例如，问题——高等职业教育如何适应社会主义市场经济的发展和人才市场的需求变化；背景——全社会经济体制、政治体制、科技体制改革不断深入，高等职业教育与经济、社会发展还存在着诸多不适应的方面；有关原始资料——高等职业教育的发展情况、历年教育投资的情况、目前学校在人才培养方面所达到的状况（含结构、规模、潜力等）。

（2）目标选择。目标选择的目的在于，确定具体评价系统功能的目标函数，以解决上一步提出的问题，并作为评价的依据。根据上述问题，我们可以确立以下的目标、目标函数和约束条件：目标——基本建立起适应社会主义市场经济，适应世界新技术革命挑战和满足21世纪人才需要的，具有自己特色的高等职业教育学校；目标函数——学校与国民经济、科学技术及社会发展相互适应的程度达到最优化；约束条件——受现在教育能力的制约，未来的投资受国民经济发展程度的制约，教育结构的变革受人才市场及未来产业结构变迁的制约，生源受中小学乃至人口因素的制约等等。

（3）系统分析。系统分析包括对总目标的科学分解以及对各种可能实现目标的候选方法、措施进行的分析。进行系统分析，首先，要对总目标进行科学分解。在运用系统方法对高等职业教育学校实施管理时，常常要采用图解的方式来描述各层次目标之间及同一层次目标之间的相互关系，这种图解方式称为目标树，如图3—2所示。

图3—2 学校管理的目标树

从图3—2可以看出，要达到学校管理的总目标，必须完成二级分目标；要达到各级分目标，又必须完成三级分目标，依此类推，可以明显地看出整个学校管理系统内所包含的各项目标，即从总目标到Ⅰ级分目标，这是一个层次鲜明、次序明确、相互影响、又相互制约的学校管理目标树。在系统方法中，确定和分解目标是最重要的工序，如果目标确定有误，往后的工作再科学也将无济于事。其次，要进行可行性方案分析。一般情况下，实现某一管理目标，可采用多种手段，这些手段在系统分析中称为可行方案或替换方案（它们彼此可以替换）。但是在一定条件下，在若干可行方案中，总有一个最为合适，即为最佳方案。系统分析就是要通过对问题性质的了解、对系统目标的掌握、对各种实现目标可行方案的分析及对它们可能产生结果的比较，决定哪一种方案为最佳方案。在列举各种方案时要考虑两点：一是所运用的方法是否可行；二是所采用的方案是否可靠。例如，研究人才需求的补充，单一地考虑需要而忽视可能，忽视经济承受力，忽视师资成长规律，忽视生源等等，即使制订的方案再好，也只能是空中楼阁。

（4）系统综合。在系统分析中，通过目标的分解达到了问题简化的目的，再通过可行性方案的研究，又为解决各级子目标分别提供了最佳方案。但到此并不等于问题的终结，问题的最终解决还要通过系统整体最优化来体现。实现系统整体最优化，必须在分析的基础上再进行系统综合，即从整体上把握目标与目标之间、方案与方案之间的相互关系及对整个系统的影响。例如，单独实现子目标A，B，C时，可供选择的方案分别排序为a1，a2，a3，⋯，b1，b2，b3，⋯，c1，c2，c3，⋯，但要总体实现由A，B，C等子目标组成的更高一级目标时，则以a1，b2，c3三个子方案的组合为最佳方案，显然，我们就应该选择这一方案，而不能形而上学地选用a1，b1，c1组合方案。这就是系统综合。

（5）模型与最优化。为了进行最优化方案的选择，通常需要借助现代手段把目标与手段之间的因果关系，需要和可能之间的相互关系，师资、经费、生源、设备、校舍等诸变量之间的相互关系，归结为一组可定量表达的数学方程式，这就是所谓的数学模型。数学模型的特点是：它能通过抽象的、定量的方式描述学校系统及管理过程的某一方面的本质属性，并可将复杂的教育问题简化为易于处理的形式，通过人—机模拟对话，对各种教育参数及其结果进行定量的分析比较，为决策最优化提供可靠依据。所以，数学模型是学校管理最优化的必不可少的方法和手段。图3—3是由问题构建数学模型的简图。

（6）实施计划。经过上述一系列步骤，最后确定的方案还要在付诸实践的过程中经受检验。如在实践中遇到矛盾，还需要反馈到前面某一个或某几个步骤中去，进行修正之后，再重新实施。

图3—3 问题—模型示意图

以上6个步骤构成了学校管理系统方法的完整程序，如图3—4所示。

图3—4 学校管理系统方法的逻辑程序

（四）高等职业教育学校管理的信息方法

任何管理系统要想正常运转，都离不开信息。没有信息就无法决策，无法指挥，无法监督，无法调节。一句话，没有信息，就没有管理，信息是一切管理的“中枢神经”。

人类认识世界、改造世界的一切实践活动，不管其形式和特点有多大差异，但有一点是共同的，即它们都有3个流动过程，这就是由劳动力组成的人流，由生产资料、劳动资料等组成的物流，由各种包括新知识、新内容的消息（含情报、指令、信号、数码等）所组成的信息流。正是由于这3股流——人流、物流、信息流的正常流动，特别是信息流在管理各环节中螺旋式的循环（如图3—5、图3—6所示），系统才能够按照预定的目标前进。

图3—5 人流、物流、信息流在管理中的作用

基于这一思想，在研究高等职业教育学校管理时，可以撇开它的具体运动形态，而只用信息的概念作为分析和处理问题的基础，从而把高等职业教育学校系统有目的的运动抽象为一个信息交换过程，如见图3—7所示。

这一变换为高等职业教育管理的又一种现代方法——信息方法提供了依据。由此，可以给信息方法做如下定义：运用信息论的观点，把高等职业教育过程看作借助于信息的获取、传递、加工、处理而实现其目的的一种管理方法。这种方法的实质就是运用信息流调节高等职业教育学校管理过程中的人流和物流的数量、方向、速度和目标，驾驭人流和物流做有目的、有规律的活动，并在人流、物流偏离方向或违背规律时及时、有效地发出调节信号，帮助管理部门调整或改革原方案，制订新的教育计划，保证管理过程顺利进行，最终保证“多出人才、出好人才”目标的实现。

图3—6 信息流在管理各环节中的螺旋式循环

图3—7 信息变换过程

1.学校管理信息方法的步骤。一般情况下，信息方法包括如下5个步骤：

（1）根据问题搜集有关资料，经过加工、处理输出信息，供决策使用。这一步包括3个子步骤：新资料的搜集；已有资料的提取；新、老资料的对照分析。如确定某专业的招生人数，一要搜集该专业若干年后人才需求的预测数据；二要掌握上一年该专业人才就业的情况；三要了解人才市场关于该专业人才需求变化的趋势和导因；四要掌握应届高中毕业生或“三校生”报考的意向；五要了解其他高等职业教育学校可以提供的该专业人才情况等等。只有在详尽地占有上述资料的基础上进行综合分析，才能输出该不该招、招多少的信息，以供决策参考。

（2）根据信息进行决策的过程。这一过程输入的是信息，输出的是决策，即根据第一步提供的经过分析、加工的信息，做出本年度该专业招与不招及招多少新生的判断。

（3）执行决策的过程。这一过程输入的是决策，输出的是实施方案（执行的行动），即根据第二步发出的招生多少的指令采取相应的行动方案（如决策不招，当然也就无所谓实施方案了）。

（4）执行实施方案的过程。这一过程输入的是行动方案，输出的是执行结果，即根据第三步确定的招生方案，到各地招生之后的实际结果。

（5）结果反馈。将执行的结果信息与计划目标相对比，获得偏差信息，再将偏差信息反馈回有关管理和决策部门，以便进行调节。如在A省的招生计划落实不了，名额有余，而B省名额不够，这些信息反馈回来后，有关管理部门立即做出调节决定，将A省多余名额调到B省，从而保证招生总计划的如数落实。上述信息方法的5个步骤，如图3—8所示。

图3—8 学校管理信息方法的步骤

2.建立健全学校管理信息系统。前文已经谈到，学校管理过程中的每一个环节都离不开信息，而且所需的信息要求完整、全面。怎样才能做到这一点？通过何种有效的渠道才能保证信息的完整、全面？学校管理信息系统为我们科学地管理信息，有效地开发、利用信息提供了技术保证。

（1）学校管理信息系统的内涵和作用。所谓学校管理信息系统，是指以现代技术和电子计算机网络为基础的自动化的学校管理信息搜集及数据处理系统。它是由一个多层次的管理信息机构及管理信息的手段、措施和方法（主要是电子计算机和现代技术、方法）构成的，能够使信息灵敏、高效周转的整体，其主要任务就是为学校管理者及时提供所需的信息。随着社会主义市场经济的发展和人才市场的开拓，教育与社会之间信息交流的数量、频率与复杂程度都在飞速增长。很显然，以往那种以手工业劳动为基础的信息管理方式已经根本不能适应教育事业发展的需要，必须代之以以现代科学技术和电子计算机为基础的学校管理信息系统，如图3—9所示。

图3—9 学校管理信息系统网络

这是学校管理科学化、现代化的客观要求，也是当代新技术革命发展的必然趋势。以电子计算机为基础的学校管理信息系统的主要作用有两个：其一，提高管理效益。由于电子计算机具有高效能、大容量地搜集、贮存和处理信息以及高速度传递信息的功能与特长，它能够轻松自如地取代浩繁的人工信息作业，有效地节约人力，并能通过统一的程序、文件和数据库，使每一个有价值的管理信息为全校所用，达到最大限度地发挥其效用的目的。其二，提高决策水平。学校管理信息系统还可以通过电子计算机网络，全面地、及时地掌握全校管理活动开展和变化的动态信息，并能运用所贮存的信息及时进行纵向、横向及效益比较，为管理者提供详细的信息资料及各种可供选择的方案，帮助管理者不失时机地做出科学的决断。

（2）健全学校管理信息系统的要求。健全学校管理信息系统要满足以下4个要求：其一，项目一致化。有关学校管理的信息很多，在以往传统管理的情况下，各单位、各部门往往只根据局部的需要或历史延续下来的方式确定信息采集的项目及分类，由此而造成的项目交叉、分类混乱状况甚多，严重地影响到信息的有效使用。为了尽快改变这种现状，更好地发挥管理信息的作用，必须保证信息内涵的一致性。其二，编码规范化。信息输入通常需要使用代码，代码的规范程度直接关系到信息的共享范围。目前，有些领域已经有了全国统一的编码表，如《预测用专业类划分和专业编码》，但多数有关教育管理的信息项目尚没有统一的全国性编码。因此，首先要在统一全国教育管理信息系统采集项目的前提下，尽快地制订各项目统一的编码。其次对已有的统一编码，应根据全国教育管理信息系统建设的需要进行必要的整理。其三，程序通用化。为了信息录入的结果能够统一使用，在机型的选择和程序的设计上应尽可能通用化，最好能由全国教育管理信息中心提供标准程序，以有利于信息的交流和应用。其四，机构稳定化。尽管电子计算机在贮存、加工信息方面具有超人的能力，并能极大地提高信息的价值，但它并不能保证被贮存的信息自身具有“活性”，真正决定信息能否发挥作用的因素还是熟悉该管理系统的人。因此，应建立稳定的学校信息管理中心，配置固定的人、财、物，以避免资料失散、信息死化的情况。