完善制度建设是做好人事档案工作的重要保障。档案部门应根据中组部《干部档案工作条例》有关规定，结合学校实际情况，制定《干部档案管理人员职责及档案室管理职责》、《干部档案材料收集制度》、《干部档案鉴别归档制度》、《干部档案查（借）阅制度》、《干部档案转递制度》、《检查核对制度》、《保管保密制度》、《干部档案计算机使用管理制度》等，坚持按照八项制度的要求逐步健全档案室的一系列管理措施，使档案管理工作有章可循、有法可依，使人事档案管理工作更加标准化、规范化、制度化。要主动与人才交流中心沟通，争取把人事代理人员的档案转至本单位，由单位的组织、人事部门统一进行管理，改善人事档案管理分散的局面；在引进人才方面，做到“先见档，后进人”；要增强责任心，严格把好档案关，坚决杜绝擅自改档现象的发生。

人事档案是人事工作的一个重要组成部分，档案室是人事工作服务的窗口，要发挥档案的作用，要以人为本，以服务为本。在日常工作中，档案管理人员要做到嘴勤、腿勤，善于主动联系、掌握信息，根据形势的需要，主动向形成材料的部门收集材料，发现不齐全、不完整的，管档部门要主动催要，及时补齐，确保职工档案能够不断得到充实和完善。要勤于鉴别档案内容的翔实，精确检验档案质量的标准。在档案整理及收集材料过程中，做到认真鉴别，发现问题及时解决，对有些材料归档不及时的，当即进行催办，对一些有明显问题的材料，要及时纠正，限期改正后归档。增强监管机制，在一定范围内增加人事档案的透明度。(www.daowen.com)

在管理体制上，要改变目前人事档案管理中管理体制的混乱所造成的效率低下的状况，必须按照《普通高等学校档案管理方法》设立档案综合管理室或档案馆，实行集中综合管理体制。其次，按照该校人事档案的类别，即干部档案、教职工档案和学生档案，根据对人事档案信息资源的不同需求，可以分别采取纳入管理模式和非纳入管理模式，这样既可以节约不必要的人力、物力，实现各负其责，又可以兼顾人事档案的保密性和利用率，从而提高管理的效率。再次，为了避免人事档案管理中的工作漏洞所造成的材料失真问题，必须建立完善的人事档案工作制度。针对高校的特点制定归档制度，把归档范围、归档途径、归档时间、归档手续和归档要求落实到每一个相关人员，形成一整套查阅、传递、材料收集、清理、整理的体系，使人事档案管理工作有法可依、有章可循、职责分明，从而提高工作的科学性和规范性。