人事档案管理是人事管理工作中不可缺少的一个重要组成部分，是人事工作的基本条件之一，直接影响到单位和个人的工作效率和质量。认识新时期高校人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好高校人事档案管理工作，对于促进高校各项工作及经济社会发展进步具有积极的意义。

（一）注重宣传，强化管理，提高对高校人事档案工作重要性的认识

高校档案部门一要采取多种措施增强全校师生对人事档案管理工作的了解与支持，如经常利用高校宣传栏，宣传人事档案相关知识；积极参与学校的人事政策调整、人才选拔、工资晋级、职务晋升等工作，以优质的服务获得人们认知，促使更多的人了解人事档案工作及其在高校工作、社会生活中的重要作用。二要以《档案法》为依据，健全各项规章制度，制定符合校情的实施细则，明确人事档案部门的职责范围，赋予其必要的管理权限，突出档案管理的行政管理职能。三要形成坚强的组织保证，建立一个以主管校领导牵头、档案馆负责、各职能部门具体实施的网络式责任制，提高监管、反馈的整体意识，努力使人事档案工作走上规范化发展的轨道，确保人事档案材料的科学性和完整性，创建管理与服务之间的和谐氛围，使人事档案在被社会认可的同时，被人们所关注和重视。

（二）充实内容，增加信息量，确保高校人事档案的实用性和真实性

一方面，要根据高校特点，以新的人才标准来更新档案内容，通过补充内容，更全面、更直观地反映个人的综合素质，通过档案收集材料的全面、科学、完整，提高人事档案的全面性、客观性，增强实用性。为有效充实人事档案内容，人事资料的收集工作应体现出如下原则：一是注重档案材料的多样性。人事档案部门应主动与各档案材料形成部门沟通联系，及时将反映档案当事人业务水平、工作实绩、学习进修以及在从事岗位工作过程中形成的聘约、合同等最新材料及时纳入档案管理，并从大量的人事档案材料中去粗取精、去伪存真，从源头上确保人事档案内容的完整、真实；二是注重“活信息”的收集。将以电子文本、数据库及相关程序、多媒体资料、各类网页、图形、图片等材料及时收集，并对人事档案材料收集实行动态跟踪；三是注重特色档案材料的收集；四是探索通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，将最新的业绩信息不断充实到人事档案信息管理系统。另一方面，真实性是干部人事档案的生命，档案材料的内容必须准确可靠；只有实事求是地反映一个人的情况，档案才能成为提拔干部、录用人才、调资、专业技术职务晋升、离退休、出国政审等人事工作的重要依据。因此，要严把“三关”即材料审查关、材料转入关和档案转递关，避免失真档案信息入档，增强真实性。(www.daowen.com)

（三）更新手段，强化利用，保证高校人事档案信息功能的实现率

人事档案原始地记录了当事人的个人经历、德才表现及发展历程，是历史地、全面地考察人的重要依据。因此，在相关法律法规允许的范围内，对高校人事档案信息进行开发利用是促进高校人力资源合理配置的重要手段，也是发挥人事档案信息功能的有效途径。可以探讨的途径有：一是建立职工信息数据库，为人力资源管理服务；二是积极创造条件，开展诸如人才信息报道、信息咨询、信息调研分析等深层次服务；三是在正确处理好利用和保密关系的前提下，组建各类人才信息库，以反映各类专业人才个性特点和专业特长的信息，使学校在选才时，用其长，避其短，更大限度地发挥人才效力；四是建立高校人事档案信息管理系统，实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询，用现代化手段管理和提供利用，为用人单位选才提供保障。此外，从保护人事档案原件和提高利用率的角度出发，必须大力开发电子档案，提高人事档案信息化建设水平。要利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字图片、声像资料转换成数据信息，实现人事档案纸质与数据格式并存。即使不能完全建立电子信息系统，也应将有关档案信息进行计算机处理，以方便自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用，提高人事档案工作效率。有条件的地方还可参照教育部学历查询网的做法，建立人事档案信息网，将个人可以公开的一些信息上网公布，方便用人单位查阅；在档案管理部门之间建立网络链接，通过局域网实现档案信息资源的共享，最大限度发挥作用。当然在人事档案信息利用过程中，要注意使用权和管理权问题，严防失密。

（四）人本管理，建设队伍，提升高校人事档案管理人员的专业性

人才队伍建设是高校人事档案工作发展的关键。因此，实施人本管理，在保证人事档案部门有一定专业人才的基础上，进行合理的人力资源规划与管理，是高校人事档案管理发展的必然要求。建设一支高素质的档案管理人员队伍始终是高校人事档案管理工作的重点。随着近几年高校的快速发展，高校人事档案管理的状况发生了较大的变化，加之人事档案管理的信息化建设，使原有的管理队伍面临着如何在新的形势下适应新情况、解决新问题，这就要求我们的管理人员要与时俱进，不断提高自己各方面的素质。一是实现人力资源合理配置。在加强人事档案队伍建设方面，要确保档案管理工作人员数量，并且要以主要精力从事人事档案工作。二是实现人力资源人性管理。学校领导应加强对人事档案工作人员的关心和体贴，在日常管理中注入人情化手段，尊重他们的价值，倾听他们的需求，提高他们的合理待遇，以人为本，营造档案部门的人文氛围。