建设项目信息管理主要包括以下四项内容：明确项目信息流程；建立项目信息编码系统；建立健全项目信息收集制度；利用高效的信息处理手段处理项目信息。

1.明确建设项目监理工作信息流程

建设项目监理工作信息流程反映了工程建设项目建设过程中，各参与单位、部门之间的关系。为保证建设项目管理工作的顺利进行，监理人员应首先明确建设项目信息流程，使项目信息在建设项目管理机构内部上下级之间及项目管理组织与外部环境之间的流动畅通无阻。

建设项目信息流结构如图5.1所示，它反映了工程建设项目设计单位、物资供应单位、施工单位、建设单位和工程监理组织之间的关系。

建设项目管理组织内部存在着三种信息流，这三种信息流要畅通无阻，以保证项目管理工作的顺利实施。

（1）自上而下的信息流。这类信息流主要指从项目总经理开始，流向中层项目管理人员和基层项目管理人员的信息。信息接收者是下级，这些信息主要包括项目建设管理目标、管理任务、管理制度、规范规定、指令、办法和业务指导意见。

图5.1　建设项目信息流结构图

（2）自下而上的信息流。这类信息流是指从基层项目管理人员开始，流向中层项目管理人员及项目经理的信息。信息接受者是上级。这些信息主要是建设项目实施情况和项目管理工作完成情况，包括进度控制、质量控制、投资控制和安全生产及管理工作人员的工作情况等，还包括基层管理人员对上级有关部门对工程管理和控制情况的意见和建议等。

（3）横向的信息流。这类信息流主要是指在建设项目管理工作中，处在同一层次上的职能部门和管理人员之间相互提供和接收的信息。这些信息是由于各部门之间，为了实现管理的共同目标，在同一层次上相互协作、互相配合、互通有无或补充而产生的信息。在一些特殊情况下，为节省信息流通时间，有时各部门之间也需要横向提供信息。

上述三种信息流都有明晰的流线，并都要畅通。但在实际工作中，往往是自下而上的信息流比较畅通，而自上而下的信息流流量不够。信息流不畅通，监理工程师将无法收集必要的信息，将会失去控制的基础、决策的依据和协调的媒介，监理工程师将无所作为。

信息流是双向的，在监理工作中，应做好信息反馈，同时应注意：

（1）信息反馈应贯穿于项目监理的全过程，仅依靠一次反馈不可能解决所有问题。

（2）反馈速度应大于客体变化速度，且修正要及时。

（3）力争做到超前反馈，即对客体的变化要有预见性。

2.建立建设项目信息编码系统

建设项目信息编码也称代码设计，它是给事物提供一个概念清楚的标识，用以代表事物的名称、属性和状态。代码有两个作用：一是便于对数据进行存储、加工和检索；二是可以提高数据的处理效率和精度。此外，对信息进行编码，还可以大大节省存储空间。

在建设项目管理工作中，会涉及到大量的信息如文字、报表、图纸、声像等，在对数据进行处理时，都需要建立数据编码系统。这不仅在一定程度上减少项目管理工作的工作量，而且大大提高建设项目管理工作的效率。对于大中型建设项目，没有计算机辅助管理是难以想象的，而没有适当的信息系统，计算机的辅助管理的作用也难以发挥。

（1）信息编码原则。信息编码是管理工作的基础，进行信息编码时要遵循以下原则：

1）唯一确定性。每一个编码代表一个实体的属性和状态。

2）可扩充性和稳定性。代码设计应留出适当的扩充位置，当增加新的内容时，便于直接利用源代码进行扩充，无需更改代码系统。

3）标准化和通用性。国家有关编码标准是代码设计的重要依据，要严格执行国家标准以及行业编码标准，以便于系统扩展。

4）逻辑性和直观性。代码不仅具有一定的逻辑含义，以便于数据的统计汇总，而且要简明直观，便于识别和记忆。

5）精炼性。代码的长度不仅影响所占据的空间和处理速度，而且也会影响代码输入时出错的概率及输入输出速度，因而要适当压缩代码的长度。

（2）信息编码方法：

1）顺序编码法。顺序编码法是一种按对象出现的顺序进行排列编码的方法，例如土方工程01、基础工程02、外墙工程03、内墙与柱04、楼板与楼梯05、屋面工程06等。

顺序编码法简单易懂，用途广泛。但这种代码缺乏逻辑性，不宜分类。而且当增加新数据时，只能在最后进行排列，删除数据时又会出现空码。所以，此方法一般不单独使用，只用来作为其他分类编码后进行细分类的一种手段。

2）分组编码法。分组编码法是在顺序编码法的基础上发展起来的，它是先将数据信息进行分组，然后对每组的信息进行顺序编码。每个组内留有后备编码，便于增加新的数据。

3）十进制编码法。这种编码方法是先将数据对象分成十大类，编以0～9的号码，每类中再分成十小类，给以第二个0～9的号码，以此类推。这种方法可以无限的扩充下去，直观性能较好。国家目前要求执行的“设备材料标准编码”基本上是采用这种方法，不过是百进制的，而不是十进制，即整个编码八位，分成四段，前两位代表大类，次两位代表中类，再次两位代表小类，最后两位代表品种。当然，每一品种还有不同的规格，还可以通过附加顺序号码的方法加以区别。

4）文字数字码法。这种方法是用文字表明数字属性，而文字一般用英文缩写或汉语拼音的声母。这种编码直观性好，记忆使用方便，但数据较多时，单靠字母很容易使含义模糊，造成错误的理解。

5）多面码法。一个事物可能有多个属性，如果在编码中能为这些属性各规定一个位置，就形成了多面码。例如，对于金属材料可作表5.1的规定。

表5.1　金属材料编码规定示例

这样，11202编码就代表了国产热轧平板，规格为02—1/4″×20′。这种方法的优点是逻辑性能好，便于扩充。但这种代码位数较长，会有较多的空码。

上述几种编码方法，各有其优缺点，在实际工作中，要针对具体情况灵活应用，也可以结合具体情况结合使用。

（3）建设监理信息的编码简述。以民用建筑投资为例说明编码方法。首先对总投资进行分块，本例先将其分成8块：①建筑基地费，②建筑基地外围（红线内）开拓费，③建筑物造价，④设备费，⑤建筑物外围（红线内）设施费，⑥附加设施费，⑦建设单位管理费，⑧建设单位专项预留费。然后对子系统的每一块进行切块，以建筑物造价为例，将其分成5块：（31）建筑工程造价，（32）设备安装工程造价，（33）预留费，（34）建筑设施费，（35）特殊施工费，这5块则称为投资子系统的组成项，见图5.2。

图5.2　民用建筑项目投资分解图

对子系统组成项的每一块还可以继续往下分，如建筑工程造价可分成如下8条：（311）土方工程、（312）基础工程、（313）土0.00以下外墙工程、（314）外墙工程、（315）内墙与柱、（316）楼板、（317）屋面工程、（318）大型临时设施。又如设备安装工程造价分成如下9条：（321）排水工程、（322）上水工程、（323）供暖工程、（324）煤气工程、（325）供电工程、（326）通信工程、（327）通风工程、（328）运输工程、（329）其他工程。如此等等。

本投资结构的编码体系，原则上是一个层次一位数字。但这也不是绝对的，也就是说层次数与编码数不一定是一对一的关系，当某一层次所包含的数项超过10时，该层所对应的编码位数就要超过一位数。

3.监理信息的收集

工程项目建设的每一个阶段都要产生大量的信息。但是，要得到有价值的信息，只靠自发产生的信息是远远不够的，还必须根据需要进行有目的、有组织、有计划地收集，才能提高信息质量，充分发挥信息的作用。

收集信息是运用信息的前提。各种信息一经产生，就必然会受到传输条件、人们的思想意识及各种利益关系的影响。所以，信息有真假、虚实、有用无用之分。监理工程师要取得有用的信息，必须通过各种渠道，采取各种方法收集信息，然后经过加工、筛选，从中选择出对决策有用的信息，没有足够的信息作依据，决策就会产生失误。

收集信息是进行信息处理的基础。信息处理是包括对已经取得的原始信息，进行分类、筛选、分析、加工、评定、编码、存储、检索、传递的全过程。信息收集工作的好坏，直接决定着信息加工处理质量的高低。在一般情况下，如果收集到的信息时效性强、真实度高、价值大、全面系统，再经加工处理，质量就更高，反之则低。

因此，建立一套完善的信息采集制度收集建设工程监理的各阶段、各类信息是监理工作所必需的。

（1）工程建设前期信息的收集。如果监理工程师未参加工程建设的前期工作，在受业主的委托对工程建设设计阶段实施监理时，应向业主和有关单位收集以下资料，作为设计阶段监理的主要依据：

1）批准的“项目建议书”、“可行性研究报告”及“设计任务书”。

2）批准的建设选址报告、城市规划部门的批文、土地使用要求、环保要求。

3）工程地质和水文地质勘察报告、区域图、地形测量图，地质气象和地震烈度等自然条件资料。(www.daowen.com)

4）矿藏资源报告。

5）设备条件。

6）规定的设计标准。

7）国家或地方的监理法规或规定。

8）国家或地方有关的技术经济指标和定额等。

（2）工程建设设计阶段信息的收集。在工程建设的设计阶段将产生一系列的设计文件，它们是监理工程师协助业主选择承包商，以及在施工阶段实施监理的重要依据。

（3）施工招标阶段信息的收集。在工程建设招标阶段，业主或其委托的监理单位要编制招标文件，而投标单位要编制投标文件，在招投标过程中及在决标以后，招、投标文件及其他一些文件将形成一套对工程建设起制约作用的合同文件，这些合同文件是建设工程监理具有约束力的法律文件，是监理工程师必须要熟悉和掌握的。

（4）工程建设施工阶段信息的收集。在工程建设的整个施工阶段，每天都会产生大量的信息，需要及时收集和处理。因此，工程建设的施工阶段，可以说是大量的信息产生、传递和处理的阶段，监理工程师的信息管理工作，也就主要集中在这一阶段。

1）收集业主方的信息。业主作为工程建设的组织者，在施工过程中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时发表对工程建设各方面的意见和看法，下达某些指令。因此，监理工程师应及时收集业主提供的信息。

当业主负责某些设备、材料的供应时，监理工程师需收集业主所提供材料的品种，数量、规格、价格、提货地点、提货方式等信息。例如，有一些项目合同约定业主负责供应钢材、木材、水泥、砂石等主要材料，业主就应及时将这些材料在各个阶段提供的数量、材质证明、检验（试验）资料、运输距离等情况告知有关方面，监理工程师也应及时收集这些信息资料。另外，业主对施工过程中有关进度、质量、投资、合同等方面的看法和意见，监理工程师也应及时收集，同时还应及时收集业主的上级主管部门对工程建设的各种意见和看法。

2）收集承包商提供的信息。在项目的施工过程中，随着工程的进展，承包商一方也会产生大量的信息，除承包商本身必须收集和掌握这些信息外，监理工程师在现场管理中也必须收集和掌握。这类信息主要包括开工报告、施工组织设计、各种计划、施工技术方案、材料报验单、月支付申请表、分包申请、工料价格调整申报表、索赔申报表、竣工报验单、复工申请、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关问题的意见等。承包商应向监理单位报送这些信息资料，监理工程师也应全面系统地收集和掌握这些信息资料。

3）建设工程监理的现场记录。现场监理人员必须每天利用特定的方式或以日志的形式记录工地上所发生的事情。所有记录应始终保存在工地办公室内，供监理工程师及其他监理人员查阅。这类记录每月由专业监理工程师整理成书面资料上报监理工程师办公室。监理人员在现场遇到的施工中不得不采取紧急措施而对承包商所发出的书面指令，应尽快通报上一级监理组织，以征得其确认或修改指令。

4）工地会议记录。工地会议是监理工作的一种重要方法，会议中包含着大量的信息。监理工程师必须重视工地会议，并建立一套完善的会议制度，以便于会议信息的收集。会议制度包括会议的名称、主持人、参加人、举行会议的时间及地点等，每次会议都应有专人记录，会后应有正式会议纪要，由与会者签字确认，这些纪要将成为今后解决问题的重要依据。会议纪要应包括以下内容：会议地点及时间；出席者姓名、职务及他们所代表的单位；会议中发言者的姓名及主要内容；形成的决议；决议由何人及何时执行；未解决的问题及其原因等。

工地会议一般每月召开一次，会议由监理人员、业主代表及承包商参加。会议主要内容包括：确认上次工地会议纪要、当月进度总结、进度预测、技术事宜、变更事宜、财务事宜、管理事宜、索赔和延期、下次工地会议及其他事宜。工地会议确定的事宜视为合同文件的一部分。

5）计量与支付记录。计量与支付记录包括所有计量及付款资料。应清楚地记录哪些工程进行过计量，哪些工程没有进行计量，哪些工程已经进行了支付，已同意或确定的费率和价格变更等。

6）试验记录。除正常的试验报告外，试验室应由专人每天以日志形式记录试验室工作情况，包括对承包商的试验的监督、数据分析等。

7）工程照片和录像。工程照片和录像能直观、真实地反映包括试验、质量、隐蔽工程、引起索赔的事件、工程事故现场等信息。

（5）工程建设竣工阶段信息的收集。在工程建设竣工验收阶段，需要大量与竣工验收有关的各种信息资料，这些信息资料一部分是在整个施工过程中，长期积累形成的；一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析得到的，完整的竣工资料应由承包商收集整理，经监理工程师及有关方面审查后，移交业主。

4.建设项目信息处理

（1）建设项目信息处理的要求。建设项目信息处理必须符合及时、准确、适用、经济的要求。及时，就是信息传递的速度要快；准确，就是信息要真实的反映工程实际情况；适用，就是信息要符合实际需要，具有应用价值；经济，就是在信息处理时符合经济效果的要求来确定处理方式。

（2）建设项目信息处理的内容。建设项目信息处理一般包括信息的收集、加工整理、传输、存储、检索和输出六项内容。

1）信息的收集。信息的收集就是收集原始信息，这是信息处理的基础。信息处理质量的好坏，直接取决于原始信息资料的准确性、全面性和可靠性。

2）信息加工整理。所谓信息的加工整理是对收集来的大量原始信息，进行筛选、分类、排序、压缩、分析、比较、计算等过程。监理工程师为了有效地控制工程建设的投资、进度和质量目标，提高工程建设的投资效益，应在全面、系统收集监理信息的基础上，加工整理收集来的信息资料。

信息的加工整理作用很大。首先，通过加工，将信息分类，使之标准化、系统化。收集到的原始信息只有经过加工，使之成为标准的、系统的信息资料，才能使用、存储，以及提供检索和传递。其次，经过收集的资料，真实程度、准确程度都比较低，甚至还混有一些错误，经过对它们进行分析、比较、鉴别，乃至计算、校正，使获得的信息准确、真实。另外，原始状态的信息，一般不便于使用和存储、检索、传递，经加工后，可以使信息浓缩，以便于进行以上操作。还有，信息在加工过程中，通过对信息的综合、分解、整理、增补，可以得到更多有价值的新信息。

总之，本着标准化、系统化、准确性、时间性和适用性等原则，通过对信息资料的加工整理，一方面可以掌握工程建设实施过程中各方面的进展情况，另一方面可直接或借助于数学模型来预测工程建设未来的进展状况，从而为监理工程师作出正确的决策提供可靠的依据。

在建设项目的施工过程中，监理工程师加工整理的监理信息主要有以下几个方面：

a.现场监理日报表，由现场监理人员根据每天的现场记录加工整理而成。

b.现场监理工程师周报，是现场监理工程师根据监理日报加工整理而成的报告，每周向项目总监理工程师汇报一周内发生的所有重大事件。

c.监理工程师月报，是集中反映工程实况和监理工作的重要文件。一般由项目总监理工程师组织编写，每月上报业主一次。大型项目的监理月报，往往由各合同段或子项目的总监理工程师代表组织编写，上报总监理工程师审阅后报业主。

3）信息传输。信息传输是指信息借助于一定的载体（如纸张、胶片、软盘、电子邮件等）在监理工作的各部门、各参加单位之间进行传播，通过传输，形成各种信息流，成为监理工程师工作和处理工程问题的重要依据。

4）信息存储。经收集和整理后的大量信息资料，应当存档以备将来使用。为了便于管理和使用监理信息，必须在监理组织内部建立完善的信息资料存储制度。

信息的储存。可汇集信息，建立信息库，有利于进行检索，可以实现监理信息资源的共享，促进监理信息的重复利用，便于信息的更新和剔除。

监理信息储存的主要载体是文件、报告报表、图纸、音像材料等。监理信息的储存，主要就是将这些材料按不同的类别，进行详细的登录、存放，建立资料归档系统。该系统应简单和易于保存，但内容应足够详细，以便很快查出任何已归档的资料。因此资料的文档管理工作（具体而微小且烦琐）就显得非常重要。监理资料归档，一般按以下几类进行。

a.一般函件：与业主、承包商和其他有关部门来往的函件按日期归档，监理工程师主持或出席的所有会议记录按日期归档。

b.监理报告：各种监理报告按次序归档。

c.计量与支付资料：每月计量与支付证书，连同其所附资料每月按编号归档；监理人员每月提供的计量与支付有关的资料应按月份归档；物价指数的来源等资料按编号归档。

d.合同管理资料：承包商对延期、索赔和分包的申请，批准的延期、索赔和分包文件按编号归档；变更的有关资料编号归档；现场监理人员为应急发出的书面指令及最终指令应按项目归档。

e.图纸：按分类编号存放归档。

f.技术资料：现场监理人员每月汇总上报的现场记录及检验报表按月归档，承包商提供的竣工资料分项归档。

g.试验资料：监理人员所完成的试验资料分类归档，承包商所报试验资料分类归档。

h.工程照片：各类工程照片，诸如反映工程实际进度的，反映现场监理工作的，反映工程质量事故及处理情况的，以及其他照片，如工地会议和重要监理活动的都要按类别和日期归档。

以上资料在归档的同时，要进行登录，建立详细的目录表，以便随时调用、查询。

目前，信息存储的介质主要有各类纸张、胶卷、录音（像）带和计算机存储器等。用纸张存储信息的主要优点是便宜，永久保存性好，不易涂改，其缺点是占用大量的空间，不便于检索，传递速度慢。因此应掌握各种存储介质的特点，扬长避短，将纸和计算机及其他存储介质结合起来使用。随着技术的不断发展，计算机的存储量越来越大，且成本越来越低。因此，监理信息的存储应尽量采用电子计算机及其他微缩系统，以提高检索、传递和使用的效率。

5）信息检索。监理工作中虽然存储了大量的信息，为了查找方便，需要拟定一套科学的、迅速的查找方法和手段，这就称之为信息检索。完善的信息检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。

6）信息输出。处理好的信息，要按照需求编印成各类报表和文件，或通过计算机网络进行传输，以供监理工程师使用。

（3）监理信息处理的方式。监理信息处理一般有三种形式，即手工处理方式、机械处理方式和计算机处理方式。

（4）建设项目信息的使用。建设项目信息管理的目的，就是为了更好地使用信息，为建设项目监理服务。经过加工处理的信息，要按照建设监理工作的要求，以各种形式如报表、文字、图形、图像、声音等提供给各类项目管理人员。信息的使用效率和使用质量随着计算机的普及而提高。存储于计算机的信息，通过计算机网络技术，实现信息在各个部门、各个区域、各项工程管理组织中的共享资源。因此，运用计算机进行信息管理，已成为当前更好地使用建设项目信息的前提条件，同时也成为建设监理组织监理工作水平高低的重要标志。