机关公文包括规范公文和应用公文两大类，下面我们看一下规范公文的格式。

一份完整的公文，我们通常把它分为版头部分、主体部分、版记部分三大块。与原《实施细则》相比，新《实施细则》主要是增加了“份号”和“发文机关署名”，删除了“主题词”。现在的公文格式具体包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维条码等要素。

（一）版头部分。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。版头部分共包括六个要素。

1.公文份号标注。这是《实施细则》新增加的要素。份号即公文印制的顺序号，一般只有涉密公文才标注份号，编号不重复并在分发时做了登记，即哪个号发给谁都有记录，回收保密文件时能查到哪份在谁手里，确保文件的保密性，所以各科站在办理涉密公文时，一定要妥善保管，及时交回。如果印发的公文没有涉密的，也就不用标注份号。但我们看上级来文的时候经常会看到，只要是涉密的文件，都在公文首页左上角用阿拉伯数字标注着份号，一般标6位3号阿拉伯数字。

2.密级和保密期限标注。这个我们一般也不用，只有涉密文件才用。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用3号黑体和阿拉伯数字标注。秘密10年、机密20年、绝密30年。

3.紧急程度标注。这是公文送达和办理的时限要求，我们有的时候会用到。根据紧急程度，紧急公文分别标注“特急”“加急”，明传电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指须即刻办理的事项，“特急”是指须在2日内办理的事项，“加急”是指须在4日内办理的事项，“平急”是指须在6日内办理的事项。公文的紧急程度要在公文首页左上角用3号黑体标注。如果份号、密级和保密期限、紧急程度三者都有，就要在左上角，从上到下分行标注。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件。文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志用套红小标宋体字居中印在公文首页上半部，标志上边缘至版心上边缘35mm，字号不大于上级发文机关标志，做到醒目庄重、规范美观就行了。

5.发文字号标注。发文字号一般标注在发文机关标志下面，版头红线以上。也有标在版头红线以下的，一般用函类公文较多。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。这里要注意：发文字号的文字要用3号仿宋，年份、顺序号要用阿拉伯数字完整填写，不能把“2019”写成“19”，让人引起误解，顺序号不用虚数，比如1号，不能写为001号；括号要用六角括号“〔〕”，而不能用“（）”或“［］”。

6.签发人标注。上报公文应当标注签发人姓名。一般标注发文机关主要负责人，联合上行文，应当同时标注所有联署机关签发人。签发人标注应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（二）主体部分。从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分。这部分共有九个要素。

1.公文标题标注。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项，特别要注意不能省略发文机关名称。凡3个及3个以下机关联合行文时，应当列出所有发文机关名称；4个及4个以上机关联合行文时，可采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。(www.daowen.com)

红色反线下空2行，用2号小标宋体字（比正文大一号字），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把词组、名称人为地分行。多行标题排列为梯形或菱形，不能采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。另外，除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号，确需使用的，可用书名号、引号、顿号、连接号、括号，其他标点符号一般不能用。如《河北省人民政府关于做好“7.21”洪涝区恢复重建工作的指导意见》《中共河北省委河北省人民政府关于印发〈河北省党政机关公文处理工作实施细则〉的通知》中，“7.21”用了引号，“河北省党政机关公文处理工作实施细则”用了单书名号。

2.主送机关。主送机关就是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋GB2312，有多个主送机关的各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。市政府部门向市政府报送请求或报告类公文，规范化称谓是“市人民政府”。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称（各县区、各单位）。上行文的主送机关一般是一个，不能多头报送，如果领导人的批示不一致，就很难落实了。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。

3.正文。正文是公文的主体和核心部分，用来表述公文的内容。正文一般用3号仿宋，转发、印发文件类的通知，用3号楷体。公文首页必须显示公文的正文。特别是几个部门联合行文公文标题过长，必要时可以缩减标题字数，把公文首页腾出一些空间来写正文内容，避免出现公文首页只有标题没有公文内容的情况。文中结构层次序数依次采用“一”“（一）”“1.”“（1）”“①”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。第一层作为小标题时句尾无标点，第二层作为小标题时句尾标点可有可无，第三层无论是否作为小标题，要有标点，第四层必须有标点。正文中标准字数是每个页码22行，每行排28个字。

4.附件说明。附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，则依次单独成行向下排列。附件序号使用阿拉伯数码，每行位置对齐（如：“附件：1.××××”），附件名称后不加标点符号。

5.发文机关署名标注。这是新增加的要素。发文机关署名要用机关全称或规范化简称，与正文或附件说明空一行，用3号仿宋字标注，居右排，后空2个字。《实施细则》规定，从2013年7月1日起，无论是上报公文还是下发公文，发文机关都要署名。政府部门制发的公文包括机关署名、成文日期、发文机关印章，三个要素一个都不能少。联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序横向依次整齐排列在相应位置。

6.成文时间。以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。《实施细则》规定，从2013年7月1日起，公文的成文日期均用阿拉伯数字标注。没有主送机关和发文机关署名的公文，成文日期加括号标注在标题下方，一些讲话、发言稿也往往把成文日期加括号标注在标题下方。有主送机关和发文机关署名的公文，标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注，都要用阿拉伯数字，不能用汉字标注。标注的年月日均用全称，不编虚位，不简称。如“2020年8月1日”，不能写成“20年08月01日”。成文时间用3号仿宋，位于发文机关署名右下方，一般右空四字编排，单一机关行文时，在成文日期之上，以成文日期为准，居中编排发文机关署名。联合行文时印章下压发文机关署名，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。

7.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章。联合行文时，联署机关印章要与发文机关署名相对应，印章之间排列整齐、互不相交或相切，主办机关印章在前，每排不超过3个印章，两端不得超过版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章用红色，印章要压住成文日期，不得出现空白印章。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.附注标注。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等，一般加括号标注于成文日期左下方。用3号仿宋，上空一行，居左排，前空两个字，用小括号括起来。如表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。上报的请示类公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。

9.附件标注。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格3号黑体标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标注“附件”两字，有2个以上附件时，应标注附件顺序号。序号后不再加标点符号。附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。