基建办公室文件管理制度

文件编码：JSFY-JJB-GL-ZD-001-01（范例）

一、总则

本管理规定用于管理过程中涉及的所有文件，包括内部文件和外来文件，由档案管理人员对文件进行质量控制以确保各类文件的适宜、有效和易于识别。

二、文件的分类与编码

文件的分类主要分为管理性文件、技术性文件、事务性文件、其他资料文件，为便于文件的识别、管理、查询，所有文件均需按既定的编码规则进行编码。

三、文书格式

各类文书格式按照通行规范要求执行。

四、文件管理的要求

1.科室档案管理人员按照文件设计与编码规则，保证所有文件按统一格式制定。

2.初稿确定先由部门负责人审签保证文件的完整性、逻辑性、清晰程度，通过审核的文件，如有必要报分管院领导审批签字生效。文件一经签发，即具有效力。

3.由专人负责相关文件的抄送及发放，确保文件发放到位，并建立发放记录，注明受控状态。

4.文件归档与保存完整，纸质及电子版文件均需留存，以便年底统一装订。

5.由施工单位提交的文件如工程联系单等均需按照文件编码规则执行，否则退回修正后方可再次提交。

6.文件修订的申请、编写、审核、批准和发放程序与该文件的原编写、审核、批准和发放程序一致，修订文件批准后，旧版本即行废止。

7.经批准作废的文件，通知相关单位，收回作废文件。

五、文件分类编码规则

为便于各类文件的识别、管理和查询，所有文件均需编码，编码规则和要求如下：

（一）编码规则三级

文分件类编编码码）由-医流院水简号称年文号件或编版写本部号门组或成牵。头部门简称-文件一级分类编码-文件二级分类编码（-文件

“-”为半角短横线。流水号由三位数字组成，从001开始编写；版本号由两位数字组成，从01开始编写；年号需写全，如2020。纪要、通知等没有延续性的文件一般使用年号，规章制度、质量手册等有延续性的文件一般使用版本号。

文件三级分类编码根据实际需要情况使用，编码由文件编写部门自定义，用大写英文字母。

（二）医院简称和处、科、室简称

1.江苏省妇幼保健院为JSFY。

2.各处、科、室简称同OA中代码，均用大写字母，如基建办为JJB。

（三）文件分类编码

1.一级分类与编码

管理性文件为GL，技术性文件为JS，事务性文件为SW，资料类文件为ZL。

2.二级分类与编码

制度ZD，规定为GD，办法为BF，决定为JD，通知为TZ，请示为QS，报告为BG，记录为JL，预案为YA，流程（规范、规程）为LC，纪要为JY，规则为GZ，接待计划为JDJH等。

3.三级分类与编码

（1）纪要类

院长书记联席会为LXH，院早会为YZH，行政例会为XZLH，院长办公会为YZBGH，项目例会（项目名称简写字母）。

（2）其他

4.工程专业性文件编码

（1）工程联系单(www.daowen.com)

建设单位发文：C.0.11－年份后两位数+月份（两位数，不足前置补0）+流水号（三位数，不足前置补0）。

监理单位发文：C.0.12－年份后两位数+月份（两位数，不足前置补0）+流水号（三位数，不足前置补0）。

施工单位发文：C.0.13－年份后两位数+月份（两位数，不足前置补0）+流水号（三位数，不足前置补0）。

注：各单位编制的各类文件除前缀改变外，其余均参照以上编码规则，前缀编号见表4-1。

表4-1　编码规则表

其中，A.0.10监理通知单分质量控制类（A.0.101），造价控制类（A.0.102），进度控制类（A.0.103），安全文明类（A.0.104），工程变更类（A.0.105），其他类（A.0.106）。

（2）合同__

JSFY-JJB-JS-HT-项目楼号/项目名称-此项目分类流水号（分楼编号，三位数，不足前置补0）-年份。

（3）签证单/报价单/核价单/技术核定单申请单

位名称（单位字母缩拼，字母大写）-QZ/BJ/HJ/JSHD-该项目流水号（三位数，不足前置补0）。

（4）工程申请表

JSFY-JJB-JS-GCSQ-流水号（三位数，不足前置补0）-年份。

（四）事例

例1　基建制定的《文件管理制度》，第一版。

JSFY-JJB-GL-ZD-001-01

例2　2020年科室例会纪要，第5期。

JSFY-JJB-SW-JY-005-2020

例3　工程联系单（基建办2020.2.20流水号为823的发文）。

C.0.11-2002823

工程联系单（施工单位2019.12.20流水号为55发文）。

C.0.13-1912055

监理通知单（监理单位2020.1.16流水号为66的发文，安全文明类）。

A.0.104-2001066

例4　合同（2号楼改造项目分类下合计的第12份合同，于2020年签订）。

JSFY-JJB-JS-HT- 2#-012-2020

例5　签证单/报价单/核价单。

（1）某室内装饰单位报送2号楼改造项目的第二份签证单（如有2个项目，分项目进行编号，严禁混用，在表单的项目名称里一栏中写清楚是哪个项目）。

HLMD-QZ-002

（2）某机电安装单位报送2号楼改造项目的第三份技术核定单。

NTSJ-JSHD-003

例6　工程申请表（流水号为第202份的工程申请表，于2020年申请）。

JSFY-JJB-JS-GCSQ-202-2020

（五）编码位置

文件编码放置于文件标题右下方，前面标注“文件编码：”字样，与标题之间不空行；文件编码与版心右侧之间不空格（事例见本制度）。