基建办信息管理制度

为切实加强对科室重要数据和个人工作信息的安全管理和技术防护，严防发生重要数据信息泄露事件，加强基建信息数据安全管理，制定本管理制度。

一、档案信息安全管理

1.档案需分类放置，建全目录，档案柜标识清晰，以便及时准确提供所需材料。

2.建立档案借阅登记本，留存追踪记录以避免丢失的潜在风险。

3.档案室配备摄像头、灭火器、防虫剂、温度计等设备，加强防盗、防火、防潮、防虫、防霉安全措施。

二、招投标信息安全管理

1.提升文件传输相关人员的安全意识，文件传输以邮件形式发送，发送前经科室主任审核同意，发送文件同步抄送科室主任及档案管理员，避免招投标文件外传。

2.前期需求及设计要求明确且做好版本的登记、需求科室的签字原件扫描留存，同时加强对清单编制及审核的管理，防止后期施工过程中频繁出现变更签证。

3.医院选择综合实力强的招标代理机构，同时组织院内审计处、计财处、跟踪审计、监理、律师等加强对招标文件及清单的审核。

4.加强对招标代理的管理，制定管理及奖惩制度，避免招标代理与投标人之间出现不正当行为。

5.加强对投标文件的评审工作，发现串标、围标等行为及时检举，建立医院基建供应商库。

6.制定合理的评标办法，加强评标的审查工作，明确评标委员会的分工及复核工作。

7.遵守招投标信息专人管理制度，执行相应的奖惩办法，不得泄露招投标过程中的各类信息。招标文件、招标清单及图纸不得随意拷贝或发送相关利益单位。

三、审计造价信息安全管理

1.各方提出的变更均要有书面通知或工程联系单，并有相关项目负责人的签字，不得以口头答复形式作为变更的依据，变更、签证严格按招标文件精神或合同中相关条款结算确认，避免工程实施中现场随意签证、人为增加造价的情况。

2.必须现场核实施工图设计的内容、签证上增加的内容与实际施工的内容，三者应一致，防止工程量核定不精确。

3.对于隐蔽工程签证，必须标明被隐蔽部位、工作量及质量情况，并提供清晰标注内容的照片，有必要的隐蔽工程除提供清晰的照片外，需提供视频资料作为审核依据。

4.签订合同遵守合同严密性、明确性、具体性审查原则，对影响工程造价的各项条款严格把关，特别是材料价格、取费依据、计价方式等均应作明确规定。

5.施工过程中深入现场了解各环节情况，勘察测量，将各环节的实际施工情况与图纸核对，对重点基础数据做好记录，时刻掌握第一手资料，为确定工程造价打好基础。

6.提前对施工单位结算相关竣工资料以及工程造价审计所需提供资料的清单提出要求，强调送审资料的完整性、真实性和及时性，杜绝补签证资料的现象。

7.图纸、变更技术核定单的电子版未经科室主任同意不得发出；现场照片不得随意发送微信群等互联网平台；相关工作人员信息、参建单位信息未经科室主任同意不得发送给第三方。

四、电子、纸质图纸信息安全管理

1.提升设计、监理、招标代理等人员的图纸安全意识，严禁将图纸发给不相关人员。

2.从基建办收发电子图纸、纸质图纸需经过办公室主任确认。

3.加强对设计单位的管理，明确对设计单位管理及奖惩制度。

4.利用好相关建设协同平台，确认与各方所存图纸版本保持一致。

5.重视对竣工图纸的抽查与核对，竣工图完成后科室组织BIM模型与现场相符性的检查，再次调整完善竣工图。

五、科室管理信息安全管理

1.基建办公室区域来往人员复杂，无工作人员在办公室时应随手关门，不让外人随意进入办公室，避免文件信息泄露。禁止基建办以外人员在办公室使用任何工作电脑，禁止非科室人员翻阅办公室任何文件。

2.上级往来文件由专人严格保管，重要文件纸质版存放文件柜加锁保管，避免信息泄露。

3.需销毁的文件利用碎纸机粉碎彻底，以防信息外泄。

六、新媒体信息安全管理

为进一步规范QQ、微信和公众号等新媒体账号的使用和管理，防止由于使用不当对医院产生不良影响，特对科室人员使用微信等软件要求如下：

1.禁止发布不良政治倾向、宗教、色情、赌博、暴力等内容的信息。

2.禁止发布散布谣言、扰乱公共秩序，有悖于社会公德、不文明的内容。

3.禁止发布未经证实或违反国家相关法律法规的信息。

4.禁止发布涉及危害医院或基建办，泄露基建办机密、行业机密及具体工作机密的信息。

5.禁止发布基建办规章制度、工作流程、计划方案、述职汇报、招投标方案等内容。

6.除已向外部公开渠道发布内容外，不得发布医院、基建办内部各类会议、活动照片等。

7.禁止未经科室审核发布施工现场、办公区域照片。

8.禁止发布医院、基建办和施工现场出现的不良事件信息。

9.公众号发布信息需经科室主任同意。

如发现员工有以上情形之一的，第一次扣罚200元并由科室约谈，性质严重的直接按照不良事件上报，第二次扣罚500元并按照不良事件上报。

七、基建办日常信息化管理

1.科室所有接收、上传、下达、申请等文件材料，应先扫描，电子版保存后再归档。

2.会议室作为科室例会、学习、培训的场所，应在院OA网“妇幼基建办会议申请流程”中申请，并通过信息平台发布会议通知。

3.科室人员排班、考勤、工作量统计、物品领用、文件传送等日常办公职能均在院OA网上办理。

4.专人负责院OA网发布公告信息，更新共用文档资料，专人负责新浪微博、腾讯微博、QQ工作讨论群、微信群的更新、维护和管理工作。公共信息需经科室主任及以上领导审批同意后方可发布。(www.daowen.com)

5.项目从启动到竣工验收交付使用，信息系统同步进行管理，工程分项任务、进度节点设置提示信息，职责明确到人。

6.合同签订后，登记在院OA网合同管理系统内，并将相关材料作为附件上传永久保存。

7.发票报销、合同付款、审计结算、省财政评审中心对接、跟踪审计对接等工作，应按照信息化规范流程予以办理。

8.每次例会、招投标、勘探现场、项目实施、隐蔽工程等均留有照片、视频等资料作为存档及验收凭据。

八、应急处置预案

（一）招标文件、评标办法等在未公开前泄露处理办法

1.立即删除发布内容。

2.暂停该项目招标工作。

3.对招标文件内容、评标办法进行重新修订。

4.对相关责任人进行处理。

（二）不良事件泄露处理办法

1.立即删除发布内容。

2.立刻对不良事件进行详细调查。

3.及时公开公布调查结果，并进行公众号发布。

4.对相关责任人进行处理。

注：如有违反管理条例，处罚金在当月奖金中予以扣除。

九、基建办复印机管理办法

（一）目的

为了为响应医院“节能减排”活动并加强复印机管理，使复印机的管理和使用更加合理化、规范化，特制定本规定。

（二）适用范围

本制度适用于基建办科室人员。

（三）管理职责

复印机的使用管理与故障维修工作均由基建办科室秘书负责。

（四）管理内容

1.复印权限

（1）个人根据工作需要，填写科室授权委托人申请表，经主任审批并对授权委托人进行适当培训后，在一定授权期内授权委托人可使用复印机。任何非科室授权委托人不可使用复印机。

（2）授权委托人必须严格按照“复印机使用登记表”要求（复印人、复印人部门、复印内容、复印张数、管理员签字、备注）进行登记后，方可复印文件。

（3）办公室秘书对复印工作有把关的权利和义务，私人资料原则上不得在此复印。若因特殊情况需要复印私人资料，必须经过主任同意，并在登记表上做出情况说明。

（4）复印机仅限于基建办内部使用，外部人员谢绝使用。

（5）复印机工作时间为上午8：00—12：00，下午14：00—17：30。办公室秘书负责每天上班时开机，并统计复印张数，并在每日下班前负责检查复印机是否关机，是否切断电源，以免发生事故。非工作时间需紧急复印者，必须经过科室主任同意，并在登记表上做出情况说明。

（6）日常复印、打印应使用废纸，如复印、打印招标文件、合同等重要文件，必须经科室主任同意后先打印一份，若有问题，需调整后再继续复印。

2.复印机操作要求

（1）复印者必须严格按照操作规范进行，复印机发生故障时，复印者应及时联系办公室管理员，切不可擅自操作。

（2）复印机机身周围不得放置装订针、回形针，以免其滑入机体导致进稿器卡纸。

（3）卡纸时，打开右边侧门取出纸张，看看取出来的纸张是否完整。如果有残缺，应仔细查找纸张的剩余，缓慢取完纸张后，轻轻关严打开的侧门。首次遇到卡纸者，不可进行以上操作，必须先和办公室秘书联系，然后仔细观察处理卡纸的过程。

（4）在复印多份的情况下，为了防止浪费，复印者应先复印一份，若有问题，需调整后继续复印。

（5）注意保持复印机周围卫生，在每次复印之后要及时处理自己复印产生的废纸、脏纸，及时将自己的文件拿走，并合上扫描盖。

（6）复印过程中出现任何故障切不可擅自强行关机。

（五）处罚管理

1.因操作失误造成复印机损坏，由授权委托人承担责任。

2.有以下情况之一者，取消授权委托人10天的复印资格或罚款30元；3个月内累计3次及以上情况，取消授权委托人1个月的复印资格或罚款授权委托人科室100元。

（1）未登记复印者。

（2）擅自复印私人资料。

（3）遇到故障不处理、不告知，一走了之。

（4）对机器野蛮操作。

（5）发现未清理的复印遗留废纸（2小时未主动处理）。

（6）10天内未缴纳应缴罚款。

（7）其他可以进行处罚的情况。