电话是现代生活中最常见的通信工具，在商务活动中，我们往往能通过电话粗略判断对方的人品、性格，而对于素未谋面的客户，电话也可以展示给对方最重要的第一印象。

下面让我们来学习电话礼仪的“七要素”。

（1）要有喜悦的心情

打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，也能被你欢快的语调所感染。由于面部表情会影响声音的变化，建议你微笑着接电话，即使在电话中，也要抱着“对方正在看着我”的心态去应对。

（2）清晰明朗的声音

打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听到你的声音就是懒散、无精打采的，若坐姿端正，你所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此，打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

（3）迅速准确地接听

听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听，两声最佳。电话铃声响一声大约3秒钟，若长时间无人接电话，或让对方久等都是很不礼貌的，你的单位也因此会给他人留下不好的印象。如果电话离自己很远，附近没有其他人，听到电话铃声后，我们也应该用最快的速度拿起听筒，如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉。

（4）重要的第一声

当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、温暖的招呼声，心里一定很愉快，双方对话也能顺利展开。在电话中，只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是××公司”，但声音清晰、悦耳、吐字清脆，就会给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。

（5）了解来电话的目的

上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，也切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

（6）认真清楚地记录(www.daowen.com)

随时牢记5W1H法，所谓5W1H是指：

When何时

Who何人

Where何地

What何事

Why为什么

How如何进行

在工作中这个方法对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，记录后可以简单地向对方复述一遍，尤其是关键信息，以免出现信息不准确的现象。

（7）结束电话时的礼貌

要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，等对方先挂电话我们再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

电话礼仪，不仅体现于职场，日常的每个电话都需要注重礼仪。礼仪无处不在，细节打动人心，让电话礼仪给你的商务形象加分！