输出信息的使用者是用户，故输出的内容与格式等是用户最关心的问题之一。因此，在设计过程中，开发人员必须深入了解并与用户充分协商。在输出设计中，必须充分考虑和满足用户的需求，要以“用户第一”的态度完成输出设计工作。

输出设计是管理信息系统应用中的重要环节，是用户与系统的重要的、直接的接口，用户所需的各种信息、报表都要由系统输出完成。输出设计的要求是：界面美观、功能齐备、数据准确、格式多样。输出设计工作主要包括确定输出的类型与内容、确定输出方式、进行屏幕格式和报表格式的设计等工作。

（一）输出类型的确定

输出有外部输出与内部输出之分。内部输出是指一个处理过程（或子系统）向另一个处理过程（或子系统）的输出。外部输出是指向计算机系统外的输出，如有关报表、报盘等。

（二）输出设备与介质的选择

输出的介质有打印纸、磁盘、磁带、光盘等。有关设备包括打印机、绘图仪、磁带机、磁盘机、光盘机等。可以根据需要和资源约束进行输出设备与介质的选择。

（三）输出方式设计

相对于输入方式来说，输出方式的设计要简单得多。从系统的角度来说，输入和输出都是相对的，各级子系统的输出就是上级主系统的输入。

下面着重来讨论一下最终输出方式的设计问题。最常用的输出方式有两种：报表输出和图形输出。(www.daowen.com)

究竟采用哪种输出方式为宜，应根据系统分析和管理业务的要求而定。一般来说，对于基层或具体事物的管理者，应用报表方式给出详细的记录数据为宜；而对于高层领导或宏观、综合管理部门，则应该使用图形方式给出比例或综合发展趋势的信息。例如，对于一个城市负责工业的市长来说，他需要的是全市工业、利税、产值、上升幅度、投资规模变化等综合比较信息以及极个别典型的信息；而对于市政府内某个工业局的管理人员来说，他就需要了解所管辖范围内企业的详细状况；对于市长，最好是以图表方式向他提供综合类的输出信息，若提供详细报告则毫无用处（他根本没时间细看，更不可能从中找出数据变化发展趋势的规律）；反之，对工业局具体管理人员则不同，应提供详细的数据记录报表。

1.报表生成器设计

报表是一般系统中用得最多的信息输出工具。通常一个覆盖整个组织的信息系统，输出报表的种类有上百种。这样庞大的工作量对系统开发工作的压力是很大的。所以，我们在实际工作时常常是在确定了报表的种类和格式之后，开发出一个报表模块，并由它来产生和打印所有的报表。这个报表模块的原理如图6—8所示。

图6—8　报表生成器设计示意图

图6—8分两个部分：左边是定义一个报表格式部分，定义完后将其格式以一个记录的方式存于报表格式文件中；右边是打印报表部分，它首先打开文件读出已定义的报表各列于菜单中，供用户选择。当用户选中某个报表后，系统读出该报表的格式和数据并进行打印。

2.图形方式输出设计

就目前的计算机技术来说，将系统的各类统计分析结果用图形方式输出已经是一件很容易办到的事。大多数的软件编程工作都提供了作图工具或图形函数等，如BASIC语言、C语言、LOTUS等，利用这些工具可产生出系统所需要的图形。但是用这些工具绘图，要求开发者具有一定的技术基础，而开发工作量较大。根据我们的经验，特别推荐大家利用Excel来产生各种分析图形。如果你的系统是以dBASE或FoxBASE等为主编写的，则你可以利用Excel的动态数据交换功能（Dynamic Data Exchange，DDE），借用Excel来完成统计分析和图形输入的功能。这样，熟练者很快就可完成上百种统计分析和图形。