数据字典（Data Dictionary）是以特定格式记录下来的、对系统数据流程图中各个基本要素的内容和特征所作的定义和说明。数据流程图是系统内容的大框架，只给出了系统的组成及相互关系，并没有说明数据元素的含义。而数据字典以及下面将要介绍的加工说明则是对数据流程图中每个成分的精确描述，它们有着密切的联系，必须结合使用。

数据字典的内容包括数据项、数据结构、数据流、数据存储、外部实体和处理逻辑。下面分别讨论各条目的描述方法。

（一）数据项

数据项也称数据元素，是最基本的数据组成单位，也就是不能再分解的数据单位，表5—3是数据元素描述的一个实例。

表5—3　数据项描述实例

由于系统的数据项个数很多，因此，必须给予每个数据项一个唯一的编号。数据项的名称是数据元素的标志，它的命名应该符合管理业务的要求，最好采用相关的术语，而且能唯一地标志一个数据项。在实际工作中，对于公共的数据项，不同的业务部门或不同的情景可能有多种叫法，对这些不同的叫法，都应该列入到别名中。数据项的简述是对相关数据的进一步解释。数据元素的长度需要按最大可能的值来确定，取值是指数据元素的取值范围。

（二）数据结构

数据结构由两个或两个以上相互关联的数据元素或者其他数据结构组成。表5—4是数据结构描述的一个实例。数据结构编号必须唯一地标志一个数据结构，数据结构名称以相关管理工作的术语命名，不同的数据结构应采用不同的名称。对于只有数据项组成的数据结构，直接列出所包含的数据项，并在其后用中括号注明此数据项的类型和长度；对于包含了数据结构的数据结构，则只需列出所包含数据结构的名称或编号。凡是用到的数据结构，在数据字典中都应该给予描述。

表5—4　数据结构描述实例

（三）数据流

数据流是数据结构在系统内传输的路径。数据流的组成可以是一个已定义的数据结构，也可以由若干数据项和数据结构组成。如果是已定义的数据结构，可以直接在描述栏写上该数据结构的编号和名称；如果由若干数据项和数据结构组成，则必须按数据结构组成的描述方式来描述该数据流的组成。表5—5是数据流描述的一个实例。数据流来源是说明该数据流来自哪个过程，数据流去向是说明该数据流将流向哪个过程。数据流量是指该数据流在单位时间内（每天、每周、每月、每年）的传出次数，它是反映系统运行状态的一个重要参数，高峰期及流量是指在产生该数据流高峰时期的时间和流量。

表5—5　数据流描述实例

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（四）数据存储

数据存储是数据结构停留或保存的地方，也是数据流的来源和去向之一。在数据字典中，只描述数据存储的逻辑结构，而不涉及它的物理结构。表5—6是数据存储描述的实例。

数据存储的编号和名称应具有唯一性，且与数据流程图中表示的编号和名称是一致的，在不同数据流程图中出现的同一数据存储应该标示相同的编号和名称。其中，关键词标识唯一确定一条记录的数据项。

表5—6　数据存储描述实例

（五）外部实体

外部实体是数据的来源和去向，外部实体主要说明外部实体产生的数据流、接收到的数据流以及该外部实体的数量。在学籍管理系统中，学生、教师、教务处、学生处等都是外部实体。外部实体定义包括外部实体编号、外部实体名称及简述、输入数据流和输出数据流等。表5—7是外部实体描述的实例。

外部实体编号和外部实体名称是唯一的，且与数据流程图中外部实体标示的编号和名称是一致的。输入数据流是指外部实体获得的信息，输出数据流是指外部实体发出的信息。

表5—7　外部实体描述实例

（六）处理逻辑

处理逻辑描述数据流程图中数据的基本处理过程，比较复杂，在数据字典中仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。例如，销售公司用订货的数量来确定给用户的优惠折扣。表5—8是描述处理逻辑的实例。

表5—8　处理逻辑描述实例

处理逻辑编号和处理逻辑名称应与数据流程图中的编号和名称保持一致，处理是对处理逻辑的功能进行概括性的描述。