在系统调查过程中应始终坚持正确的方法,遵循一定的原则,确保调查工作的高效率、正确性及客观性。系统调查工作应遵循如下原则:
1.自顶向下全面展开
系统调查工作应严格按系统化的观点自顶向下全面展开,应从全局的角度出发,从决策层到执行层整体了解和规划新系统。
2.采用工程化的工作方式
对于一个大型系统的调查,一般都是由多人同时进行的。因此,按工程化的方法进行调查可以避免一些工作中可能出现的问题。所谓工程化的方法,就是将开发中的每一步工作事先都做好计划,对多个人的工作方法和调查所用的图表都采取统一、规范化的标准和形式,使群体之间能方便地相互沟通和协调工作。另外,所有调查结果都进行规范化整理后归档,以便下一步工作时使用。
3.全面铺开与重点调查相结合
如果是开发整个组织的综合性MIS,开展全面的调查工作是必要的。如果近期内只需开发组织内某一局部的信息系统,这就必须坚持全面铺开与重点调查相结合的方法。全面铺开的目的是要了解企业的全貌,以便为新系统预留下功能扩充的接口。重点调查是针对目前即将开发的系统而言的。例如,根据企业的具体情况,近期内只开发用于提高客户满意度的客户关系管理系统,这时调查工作的重点是与客户直接接触的市场部门、销售部门和服务部门,但是也要了解企业内部其他部门(如财务部门)与这三个部门的关系。
4.主动沟通和亲和友善的工作方式
系统调查是一项涉及组织内部管理工作的各个方面、各种不同类型的人的工作。所以,调查者主动与被调查者在业务上的沟通是十分重要的。而且,创造出一种积极、主动、友善的工作环境和人际关系是调查工作顺利开展的基础,一个好的人际关系可能导致调查和系统开发工作事半功倍,反之则有可能根本进行不下去。
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