改进企业内部票据流程。企业的票据工作是企业管理的基础工作，对票据的简化及流程的改革是一项重要的工作。据国外报道，在处理票据流程中90%的时间是在传递、审核、签字，可以说，预防措施极为严格，但问题仍层出不穷。票据及流程改革的要点是：先考察票据、报表、公文的走向，简化合并票据，将票据部门之间的接触点减少到最小限度，建立标准作业程序，减少工作环节，减少调整及纠错工作。在可能的情况下，采用自动化技术传递票据，缩短传递时间，加快流速。

福特汽车公司是美国三大汽车巨头之一，但是到了20世纪80年代初，福特像许多美国大企业一样面临着日本竞争对手的挑战，因而计划想方设法削减管理费用和各种行政开支。

位于北美的福特汽车公司2/3的汽车部件需要从外部供应商购进，为此需要相当多的雇员从事应付账款管理工作。当时，公司财会部有500多名员工，负责审核并签发供应商供货账单的应付款项。按照传统观念，这么大一家汽车公司，业务量如此之大，有500多名员工处理应付账款是合情合理的。

促使福特公司认真考虑“应付账款”工作的是日本马自达公司。这是一家福特公司占有22%股份的公司，有5位职员负责应付账款工作。尽管两家公司在规模上存在一定的差距，但按公司规模进行数据调整后，福特公司仍多雇佣了5倍的员工，5∶500这个比例令福特公司的经理再也无法泰然处之了。福特公司决定对与应付账款相关的整个业务流程进行彻底重组。进行业务流程重组之前，管理人员计划通过业务流程重组和应用计算机系统，将员工裁减到最多不超过400人，实现裁员20%的目标。

福特汽车公司原付款流程是：财会部门接受采购部门送来的采购订单副本、仓库的验货单和供应商的发票，然后将三张票据在一起进行核对，查看其中的14项数据是否相符，核对相符后，财会部门才予以付款。财会部门要花费大量的时间核对三张单据上14项数据是否相符。原付款业务处理流程如图4—1所示。

图4—1　重组前的业务流程(www.daowen.com)

第一，采购部门向供货商发出订单，并将订单的副本送往应付款部门；第二，供货商发货，福特的验收部门收检，并将验收报告送到财会部；第三，供货商同时将产品发票送至财会部。

针对上述流程进行重组后，财会部门不再需要发票，需要核实的数据项减为三项：零部件名称、数量和供应商代码。采购部门和仓库分别将采购订单和收货确认信息输入到计算机系统后，由计算机进行电子数据匹配。重组之后的业务流程如图4—2所示。

图4—2　重组后的业务流程

新的流程中包含两个工作步骤：第一，采购部门发出订单，同时将订单内容输入联机数据库；第二，供货商发货，验收部门检查来货是否与数据库中的内容相符合，如果符合就收货，并在终端上按键通知数据库，计算机会自动生成付款单据。

业务流程重组的结果是：（1）以往财会部需在订单、验收报告和发票中核查14项内容，如今只需核查3项零件名称、数量和供货商代码；（2）有125位员工负责应付账款工作，财会部门减少了75%的人力资源，而不是计划的20%；（3）简化了物料管理工作，提高了准确性。