在社会系统中,沟通将个体与群体联系起来。组织中的沟通围绕着组织目标进行,具有多种方向,如下行沟通、上行沟通、横向沟通和斜向沟通等。
下行沟通是指在组织职权层级中,信息从高层次成员向低层次成员的流动,信息包括任务布置、提供资料、绩效反馈等。当管理者为下属员工分配工作目标时,他们就是在使用向下沟通。当管理者在为员工提供工作说明书,告知员工有关组织的政策和程序,指出员工需要注意的一些问题,或者进行员工绩效评估时,他们也是在使用下行沟通。每天早晨,联合快递服务公司包裹递送部门的管理者都会召开员工会议并要求所有员工参加,这样的会议会持续3分钟。在这180秒的时间内,管理者会宣布一些公司通告,并探讨交通状况、客户投诉等诸如此类的本地信息。每次会议的最后还会有一些安全提示。实践证明,这种3分钟会议颇有成效。这也是我国企业所采用的较为普遍和传统的沟通方式。下行沟通在集权气氛较浓的组织中尤为突出,信息在传递过程中可能会被放大、遗漏或曲解,导致许多指示并没有被下属所理解。
上行沟通是指从下属到上级,按组织职权层级由下往上的信息流动,比如下级向上级请示工作、汇报工作进展、进行申诉,管理者—员工讨论会,以及非正式的群体会议,这种会议使得员工有机会与管理者或高层管理者代表讨论问题。上行沟通的使用程度取决于组织文化。自下而上的沟通较多出现在重视参与和具有民主氛围的组织中,在一个高度结构化、权力集中的环境中,也会出现上行沟通,但使用肯定相当有限。上行沟通能够使上级了解员工的需求,明确下属是否已经了解公司的管理政策、命令等。更为重要的是,自下而上的沟通为员工提供了表达意见、释放情绪的机会。然而这种沟通在大型组织、层级较多的组织中实现起来并不容易。管理者对来自不同渠道的员工信息要有灵活的适应能力,对来自员工的微弱信号有敏锐的觉察能力,并且能够清楚地意识到下情上达的重要性。这类沟通也会存在过滤问题,处于沟通环节中的中间管理会过滤信息,特别是把不利的信息过滤掉,仅将有利的信息向上级传送。(www.daowen.com)
横向沟通和斜向沟通。横向沟通是指组织结构中同级成员之间进行的沟通,人们需要而且必须能够在部门之间进行交流,突破职能界限去倾听内部客户的需要。在企业中,组织结构的机械化程度会影响组织采取何种沟通方式,通常情况下中等程度的机械化组织会更注重横向沟通。斜向沟通是属于非同一层级上的个人或群体之间的沟通。通常发生在职能部门和直线部门之间,比如人力资源部门的主管直接与比其高的生产部门经理联系,这种沟通就是斜向沟通。电子邮件的普及促进了斜向沟通。任何一位员工都可以通过电子邮件与其他任何一位员工进行沟通,无论是处于组织中的什么工作领域或层级,甚至可以与最高层级的管理者进行沟通。在很多组织中,首席执行官会开通“公开信箱”,接收来自组织中所有员工的电子邮件。辉瑞公司的前任首席执行官说,他每天收到的内部邮件中,大约有75封是他无法通过其他途径获得的。横向沟通与斜向沟通可以加快信息的传递,促进组织成员间的相互理解,能够为实现组织目标协调各方的努力。
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