从岗位设置的角度上讲,我的工作职责已经远远超出了普通助理的范畴。除了在办公室里端茶倒水、打字复印,还负责社长的日常生活安排。除此之外,我还有三个身份:一是社长的随身翻译,如果有总部老板来视察或者韩国客人拜访,我都要全程陪同;二是社长的决策参谋,负责准备前期资料,参与后期策划;三是社长的商务搭档,陪同他出席各种商务场合,周旋于各种人脉关系之中。诸多身份,让我每天忙得连轴转,时间久了,不仅精力体力吃不消,太多的琐事也让我的工作效率降低了。
“朴小姐,明天要用的那个方案,整理好了吗?”
“对不起,社长,我把今天的文件和简报整理完,马上就做。”
这种情况发生的频率越来越高,但社长仍然不断地把更复杂的工作交给我,让我的工作量越来越饱和。最终,社长意识到了问题的所在,在我结束休假的第二周,他把我叫到办公室,对我说:“朴小姐,我再招聘一位助理如何?”
我没明白社长的意思,一时哑口无言。
社长半开玩笑地说:“再招一个助理,让她接替你负责一部分基础工作,这样你就有更多的时间做更重要的事情了。简单说,就是你给我做助理,再找个人做助理的助理,如何?”
我也可以有助理了吗?助理的助理?这是公司在为我“因人设岗”啊!终于有人能帮我分担一些工作了。当老板认为你的时间和精力应该被用来做更重要的事情时,那就说明他看好你,觉得你能承担更大的责任,发挥更高的价值。
就这样,一位新助理接管了我端茶倒水、接听电话、发送文件等工作。按前辈的做法,我照例要为下一任助理做好交接。于是,我也制作了一个《助理手册》:(www.daowen.com)
1.社长爱喝黑咖啡,放一块儿糖,糖要和咖啡一起煮,而不是咖啡煮好后再放糖。
2.前天晚上社长若有应酬,第二天一定要准备一听冰可乐,这是他独有的解酒方式。
3.待批阅的文件夹放在左手边,已通过审批的文件夹放在右手边,右手边的文件要尽快下发。
4.文件的装订位置要在右上方。
……
我细数着一条条注意事项,如同第一天上班时前辈交代我一样,一瞬间仿佛有了一种时光穿梭感。看着眼前的新助理,就像看到了当年的自己,不同的是《助理手册》的内容已有了改变,因为很多事项是我这个助理为社长培养起来的。看到这些,自己颇有些成就感。
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