当助理需要通知会议或者传达老板指令时，群发邮件是最便捷的方法，这时就可以选择公共邮箱簿，收录全部收件人的邮箱地址。一般来说，我们可以接受的群发事由是：HR的通知，行政部的通知，某重要人物的离职等内容。

虽然写电子邮件给我们的沟通工作带来了很大的方便，但邮件都是保存在公司的服务器上，所以该说的话和不该说的话一定要分清楚，千万不能把公司或个人的秘密、敏感话题等内容写在邮件里。《杜拉拉升职记》里的海伦就不小心把自己的私人邮件群发了出去，导致公司全员都知道了她与自己老板的“地下恋情”，最终不得不离开公司。

所以，邮件有风险，群发需谨慎！

正因为是电子邮件都是由书面文字写成，所以措辞更要谨慎。对于公司外部的人，我们通常在写邮件时都使用尊称，并恭敬地问候，但很多人往往忽略同事之间收发邮件该遵守的礼仪。在我们看来，工作上有交集的人抬头不见低头见，有必要格外使用尊称或多次问好吗？是的，需要！因为这也是一种良好的职业习惯。与公司内部人员发送电子邮件时，可以多使用一些具有亲和力的措辞，让人感到这不仅仅是一封冰冷的邮件，更是一种温情的问候。比如，“Dear（亲爱的）”、“谢谢”这种词语就可以多用一些。(www.daowen.com)

当人们接收到电子邮件时，是在电脑屏幕上进行阅读，不像人与人面对面地进行沟通，可以看到对方的表情和肢体语言。因此，有些时候很容易产生误会，所以更应该在措辞上格外谨慎，以免让对方感到不快，产生误解。

在电子邮件的结尾部分，人们一般会使用祝词。对外的正式邮件可以写“顺祝商祺”等，而对内的电子邮件则可用更为亲切的词语，如“祝工作愉快”“take care（保重身体）”“have a nice day（一天好心情）”“best wishes（祝好）”等，都是不错的选择。