有一次，某季度的销售数据与上个季度相比出现了明显的下滑，社长对此很不满意，便下令召开会议。

会议的流程自然由我这个助理全权负责。

首先是前期准备工作。我接到社长的指令后，先是明确了会议的主题和目标。这次是针对上个季度销售情况的会议，需要分析业绩不好的原因，而这便是会议的主题。

会议主题明确后，就可以安排会议议程了。开会不需要所有人员参加，根据议题选择与其相关的重要人员即可，在与社长沟通后，最终确定下来的与会人员是销售部和市场部的主管人员。

接下来是安排开会的时间，通常是以老板的时间为主，但也要考虑与会人员的行程。如果老板定下了会议时间，但恰好与会人员在那段时间内已安排了其他行程，会议也就无法顺利举行了。所以在确定重要会议的时间时，需要提前和与会人员沟通时间，以避免日程重复。

一般的企业会议室数量有限，开会需提前预约，根据参加人员的数量，选择空间对等的会议室。因为与会人员只是两个部门的主管人员，所以这次的会议只需要预约小型会议场所就可以了。

确认好时间、地点后，就可以用邮件的形式派发会议通知和议程内容了。邮件发送完毕后，需要再以电话的形式通知与会人员，并嘱咐他们一定要确认邮件内容并及时回复。

至此，会议的前期准备就算完成了。(www.daowen.com)

其次是后期准备工作，如会场布置。根据企业文化的不同，会议现场布置的方法也有所不同。有些公司在布置会场时比较人性化，甚至还会摆上水果等食品，颇有点茶话会的意味。而我所在的公司在布置会场方面比较商务化，通常每个座位上只放一瓶矿泉水、一杯咖啡，主讲人的位置要连接好话筒、电脑、投影仪等设备。此外，白板、白板笔、投影机、笔记本电脑、红外线等也是必需品。在会议开始前半个小时，我会提前到会议室打开空调和照明设备。这一次布置会场时，根据社长的要求，我还在每个座位上放了上个季度的销售数据报表。

为了避免有些人因为疏忽或其他事情有所耽搁，我在开会前半小时再次电话提醒与会人员。在会议接待时，将与会人员有序地引导到相应的位置上，避免随意乱坐造成混乱。

会议开始后，助理还有一个很重要的工作，那就是记录会议内容。在会议过程中，针对某一个议题，与会人员经常是你一言我一语，说个没完没了。如果是初做助理，对公司的一些业务以及相关术语不太熟悉，很难将全部内容都记录下来。这就要求助理能够抓住会议的要点，并在会议后将其提炼出来。

会议结束后，要给与会人员发送会议记录。对于整理出的会议记录，首先要汇报给老板，有问题的部分要及时做补充和修改，经老板确认后再发送给与会人员。

开会是为了对某一事情进行总结，或者对某一项目的执行情况进行监控，所以对于当时分配的任务一定要与当事人进行确认并定期跟进，然后把工作进度及时汇报给老板，让老板能够随时掌握会议的执行结果。

这就是我自己的一套会议安排流程，使用起来十分得心应手。