在围棋中，棋手的棋力是通过段位来区分的，根据棋力由低到高，依次被称为初段、二段、三段……九段。助理的能力也可分成段位，越是高段位的助理，就越能做到完美周到的会议服务，从而使会议进行得很顺畅。

初段助理会用电子邮件和社内公告栏发会议通知，告知与会人员时间、地点，然后准备相关会议用品，并参加会议。但新手做事通常考虑不周，如刚开始工作时的我，只是发了邮件、张贴了布告通知，却忘记确认，结果那场会议缺席率非常高。

二段助理相比一段助理更注重抓落实，所以，发布会议通知后，为了避免有些人没有看邮件或不曾留意公告栏，还要再次打电话告知一下参会人员，确保每个人被及时通知到。

三段助理会在发布会议通知，并打完电话确认后，在会议开始前30分钟提醒参会人员，确定没有变动。对临时有急事不能参加会议的人，会立即向老板汇报，保证老板在会前知晓缺席情况，从而决定会议是否继续进行。比如明天要针对上一季度销售数据做报告，而销售部部长却临时有急事要出差，不确认显然不行。

四段助理会做更周到的准备工作，发布通知后还要提前去测试老板需要用到的投影仪、电脑、话筒等工具是否工作正常，提前做好连接工作，并在会议室门上贴上小条：会议室明天几点到几点会议。

五段助理能够做好会前资料准备。每一场会议都要有明确的主题，既然占用大家的时间开会，就必须让这个会议有意义，不能让参加会议的人一头雾水，根本不知道会议上讲的是什么内容，为什么要开会。同样，还要让参会人员了解会议议程，这样才能让参会人员提前做好准备，把握好各自讲述部分的时间，避免不必要的时间浪费。(www.daowen.com)

六段助理在会议过程中会做好详细的会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），会议记录经老板审核签字后要发给所有参会人员，但保密会议除外。做会议记录的目的在于：一方面是为了留作参考资料，另一方面是明确会上决议的内容。

七段助理会在前六段助理的工作基础上，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，由此避免会后互相推诿，影响决议的完成。这点其实很重要，在企业里很多管理者有这样的毛病，由于在会议上没有明确责任，导致有些人找一些冠冕堂皇的借口，不执行决议内容，又或是拖延执行，不能按计划完成任务。

八段助理则会在七段助理的工作基础上，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给老板。开会不追踪结果，就如同这个会议没有进行一样。助理需要跟进每一项决议内容，跟进的过程中如发现问题，就要汇报老板，做适当调整，并确保会上决议内容毫无偏差地执行。

九段助理是最高段的助理，这个段位的助理能做好标准化的“会议流程”，对于会议的前期准备、期间进行和后期跟进，都能有一个准确及时的跟进，可以说是凭一人之力准备好一次会议。

从之前对九个段位助力的介绍可以看出，高段位的助理其实是在低段位助理的工作基础上，把此前的工作做得更加充分、完善。因此，对于一个助理来说，只要足够用心，完全可以由低到高慢慢修炼自己的进阶之路。